人工智能在檔案管理工作中的應用

文/山東省菏澤市廉政教育中心 張路軍

檔案管理工作是對一個單位甚至一個區域進行必要的數據管理存儲的重要的工作形式和內容。根據不同的檔案管理要求，檔案的存檔和調用也會有不同的要求。不管是對于人事檔案進行管理，還是對城市發展建設以及單位的發展建設的檔案進行管理，都需要把相關的文獻資料等內容進行系統的歸檔。所以，對于各單位城市社區來說，能夠讓檔案管理在現有的基礎上效率進一步的提高，并且高效地利用信息化技術的條件，實現快速的存檔、分類和查閱都是非常必要的。然而，當前在檔案管理工作中，還存在著很多需求上的短板，要滿足檔案管理便捷高效的需求，并且能夠更好地提升單位建設、人員素質，以及為城市發展的加快步伐而服務，可以在信息技術發展的基礎上進一步引入人工智能，讓人工智能更好地為檔案管理工作起到推動的作用。所以，相關管理部門和專業人員要密切關注人工智能在目前發展中的具體特征，并且了解人工智能和檔案管理工作之間的密切關系，從而有效地將人工智能技術應用到檔案管理工作中來。

一、人工智能發展概述

人工智能，這個詞近年來是非常火爆的，我們經常通過各種媒介，甚至日常聊天的時候也能接觸到這個詞。人工智能已經走入了各行各業，走入了平常百姓家，那么，人工智能的發展情況與檔案管理工作有什么樣的契合之處呢？我們需要首先對人工智能有一個整體的認識。人工智能，它的英文是Artificial Intelligence，簡稱AI，簡而言之，人工智能是借助計算機實現傳統中，只有人才能做的一些智能方面的工作。所以人工智能，首先要依賴于計算機運算技術和算法的發展。而計算機在人類世界當中已經出現了幾十年的時間，在這幾十年當中，人類的生活習慣已經發生了很大的變化，人類的教育、交流、交易等各個環節，都因為計算機的加入而變得更加快捷方便。相對于傳統的計算機來說，人工智能更強調其智能的方面，擬人化的特征是其最顯著的特點。對于一個國家來說，人工智能是重要的戰略發展方向，所以，包括我國在內的世界上多個國家都集中了很多的人力資金進行人工智能技術的開發。這對于提高一個國家的競爭能力，維護國家的安全穩定都具有非常重要的戰略意義。所以，人工智能的發展可以用日新月異來形容，正是因為國家政府層面的支持，才給了人工智能發展的重大推動力，也使這一領域蓬勃發展。所以，人工智能技術也在發展過程中，不斷地與社會產生著各種各樣的交互，不斷地檢索收集關于社會方面對人工智能的需求，為滿足這些需求進行重點的研發。我國在人工智能的技術研發方面，成就是非常顯著的，這非常直接地體現在了智能手機方面。那么，在檔案管理工作中，人工智能可以發揮哪些作用呢？人工智能的優勢是怎么體現在檔案管理的工作當中的呢？本文從以下幾個方面進行了探索和梳理。

二、人工智能在檔案管理中的應用建議

當前，伴隨著人工智能技術的飛速發展，人工智能的新技術、新功能大量的引入檔案管理的領域。為了滿足檔案管理工作，在搜索、分類、安全防護等方面的需求，檔案管理可以有效地實現智能化，因此，我們主要從這三個方面來介紹人工智能在檔案管理領域中的應用問題。

（一）用人工智能技術實現對檔案的智能搜索。以前，檔案管理當中的搜索問題只能靠人工來進行，消耗了大量的時間成本和人力成本，也不一定能夠把想要的資料全都搜索出來。而計算機技術基礎之上的人工智能技術，卻能夠為檔案管理的智能搜索進行量身定制，從而有效地實現人工智能對于檔案管理當中所需求檔案的高效搜索。所以，對于一個單位，一個區域，或者說一個城市來說，能夠借助人工智能極大的提升信息檢索的速度，加強檔案管理的效率，這毋庸置疑會在社會上、經濟上產生重要的價值。人工智能技術可以實現在對檔案信息進行存儲和管理歸檔的過程中，為今后數據的快速檢索奠定基礎，在系統優化、算法優化等方面更多地考慮如何在需要的時候以最快的速度把檔案找到。所以，有效地實現智能搜索需要在專門的軟件進行設計的過程中考慮這些實際的需求，從而實現對信息的分類存儲和整理，要在現有工作的基礎之上，盡量做到快速準確而高效。整合信息快速的檢索信息是依托在良好的硬件系統和優秀的軟件算法基礎之上。在當前這樣一個大數據時代，提高檔案管理信息檢索的效率，在海量的信息中找到精準度更高的信息資源，是人工智能在檔案管理工作中的一大顯著的優勢。所以，借助智能識別、智能檢索有效地提高檔案管理的效率，提高檢索的效率，讓各行各業的檔案管理都能夠借助人工智能實現以上的需求。

（二）借助人工智能，對檔案信息進行合理分類。由于在算法方面的優越性，人工智能可以有效地解決當前在檔案管理當中，由于分類不合理所導致的信息檢索效率下降，甚至出現錯誤的情況。對于一些結構性不強的信息，人工智能的算法，能夠從智能分析的角度對其進行智能化的分類，極大地提高了檔案管理信息資源的歸檔效率，能夠在分類的基礎上進一步提高檔案信息在輸入輸出方面的速度。所以，要根據檔案處理的具體要求以及人工智能算法的具體特點，來豐富結構化信息，并且對非結構化的信息進行整合和具體的智能分類，從而能夠使得我們對信息資源進行獲取的過程中，做到準確快捷高效的定位。在信息分類的過程當中，需要對信息資源進行大范圍的定位，隨后進行細節分類和處理，完善層次結構，建造不同的層次之間的聯系，并依據其關系，按照一定的保準和原則對其進行分類，這樣做的好處在于可以有效地保障檔案管理工作的安全性、有效性、合理性。另外，由于在語言識別技術方面的快速發展，人工智能技術在檔案管理工作中可以借助快捷的語言識別能力，使得計算機設備對檔案信息進行快速有效的分類。這些都得益于人工智能技術的發展，得益于算法不斷優化，因此，在檔案管理實現智能化分類的過程中，也進一步給人們提供了一些檔案管理的新思路，從人的需求的角度，從單位集體對檔案管理工作需求的角度完善相關的工作。

（三）借助人工智能，更好地實現檔案信息的安全。信息安全問題一直伴隨著信息技術的飛速發展而不斷地在進行著革新。借助人工智能可以在傳統的計算機技術的基礎上，進一步實現對檔案信息的安全管理，通過計算機系統和人工智能的算法優化信息存儲的方式，對實現檔案信息的智能化管理起到安全有效管理的效果。在具體開展檔案管理的工作中，可以借助計算機的相關軟件系統，對所收集到的檔案信息進行數字化存儲和管理，同時人工智能系統還保障了這些信息資源的隱蔽性和安全性，確保系統中所存儲的檔案資源不容易被犯罪分子獲取和進行非法的交易。對于檔案管理工作來說，保障檔案信息的安全是管理工作的核心和重中之重，通過智能化的管理，可以對有效的重要信息進行整合和存儲。結合信息檔案的有效保護，讓檔案信息可以進一步在安全的前提下有效運用。相對于傳統的計算機安全技術來說，人工智能防護技術安全性更強，而且可以有效地實現對檔案庫進行實時的監控。在嚴密的監控下，更能保障檔案安全，可以最大限度地保障檔案信息的安全。

三、人工智能在檔案管理領域的未來發展趨勢分析

人工智能在發展的過程中需要不斷地學習，而前期人工智能技術在檔案管理中的應用就成了新技術學習的前提和經驗。前期的應用也給人工智能技術的進一步發展提供了學習經驗、教訓的機會。通過這些經驗教訓的學習，人工智能將會越來越智能，將會越來越能夠適應檔案管理工作的具體要求。

當前處于21世紀的人工智能管理時代，檔案管理的內容非常復雜體系，反映出來不同的層次檔案管理工作的具體特征。所以，在當前大數據時代的背景之中，不同的單位在檔案管理中都可以借助智能技術的發展，將人工智能的新技術與檔案管理工作的具體需求進行結合，促進人工智能技術的進一步發展。

綜上所述，在當前這樣一個信息技術飛速發展的數字時代，數據管理檔案管理工作自然也離不開先進的人工智能技術的加入。憑借自身良好的便捷性、交互性等優越性的特征，人工智能已經并且將來更能夠在檔案管理工作中大展拳腳，使得檔案管理工作進一步得到優化，并且為單位發展城市發展做出積極的貢獻。所以，不斷實現智能化的檢索，實現檔案的自動化管理，也是今后很長一段時間，在檔案管理工作中要優化和發展的重要方向。