淺談大數據時代文書檔案電子化建設

文/杭州市富陽區愛國衛生運動委員會辦公室 裘曉萍

大數據時代的到來對文書檔案最顯著的影響便是從原來的紙質化記錄轉變成電子化記錄，管理效率和質量日益得到提升。對于文書檔案管理工作來說，是否應用先進的科學技術和大數據技術是衡量管理工作水平的重要指標。在大數據技術不斷進步的背景下，衍生出各式各樣的數據處理庫和軟件，能夠有效實現對海量信息的處理。事業單位應充分認識到大數據技術的優勢，并積極進行應用，不斷提高文書管理工作的效率，從而創新檔案管理模式和方式，促進自身的可持續發展。

一、文書檔案電子化建設的重要意義

（一）有利于提高文書檔案歸檔的效率。傳統媒體時代，文書檔案資料基本以紙質版保存，檔案紙張很容易出現受損、丟失等問題。文書檔案的歸檔方式是由工作人員手動歸檔，不僅工作量巨大，還容易在海量信息中出現差錯。隨著大數據時代的到來，傳統檔案管理工作已經不能適應當今社會發展。將紙質版文書檔案轉變成電子版文書檔案資料，成為提高文書檔案管理工作水平的重要途徑。文書檔案電子化建設能夠第一時間將信息錄入電腦檔案數據庫中，如若利用大數據技術還能夠實現信息的自動歸檔，極大提高了工作效率。

（二）有利于提高文書檔案檢索的便利性。文書檔案作為事業單位各項任務的依據和說明，其包含著單位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。當工作人員想要獲取相關信息時，需要在大量的紙質文書檔案中進行查找和獲取，不僅浪費時間和人力，還有可能耽誤重大工作進展。文書檔案電子化依托強大的信息處理軟件，將所有的文書檔案信息進行整合和分類，工作人員只需登錄后搜索相關內容便可獲得所求信息，大大提高了檢索的便利性。此外，在互聯網機制作用下，電子文書檔案能夠實現在線高效傳輸，解決了傳統紙質文件傳送時間長的局限。

（三）有利于節約文書檔案存放空間。文書檔案存放是有期限的，但隨著事業單位的不斷發展和壯大，文書檔案的銷毀速度遠遠比不上添加速度，這就導致大量文書檔案資料堆放，占據了大部分檔案室空間。在文書檔案電子化建設過程中，不需要將紙質文書存儲在檔案室內，只需將信息存儲在云盤、數據庫、移動磁盤內即可，節省了檔案室的物理空間和紙張數量，有利于促進檔案管理工作朝著集約化、精細化方向發展。

二、文書檔案電子化建設中的問題和不足

（一）文書檔案存在歷史遺留問題。文書檔案的存放是具有一定歷史的，如果無法做到及時銷毀，檔案資料只會逐年增多，給檔案管理工作帶來難題和考驗。當進行文書檔案電子化建設時，其工作量也是巨大的，將所有剩余的文書檔案進行電子信息錄入是非常耗時耗力的。對于一些陳舊且重要的文書檔案，在錄入過程中很有可能因為操作不當而損壞，影響了重要信息的保存。此外，文書檔案管理人員流動性較大，再加上歸類不規范不合理，很難實現電子檔案和紙質檔案的匹配對應，容易造成管理混亂。

（二）文書檔案電子化建設的基礎設施不完善。文書檔案電子化建設是以先進的科學技術和基礎設施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準確實現檔案資料的電子化錄入。從現實情況來看，很多事業單位的文書檔案管理室建設落后，缺乏規范合理的區域劃分，更缺乏單獨的電子化文書檔案管理空間，不利于后續電子化信息建設工作的開展。此外，很多檔案管理室只有計算機、打印機等簡單設備，缺乏功能強大的電子掃描儀、數據處理設備和刻錄設備。即使一些事業單位具有電子化文書檔案管理系統，也是多年前開發的系統，其功能和電子兼容性無法滿足大數據時代的發展要求。

（三）電子信息存儲產品沒有及時更新。在文書檔案電子化建設過程中，還存在電子存儲設備更新換代的問題。隨著互聯網技術的飛速發展，電子產品幾年就會出現大換血。單位內原有的電子存儲產品在使用幾年后，很可能會出現功能不完備、信息儲備安全性有待提升、存儲速度下降等問題。在這種情況下，工作人員的數據錄入和提取效率便會下降。因此，在電子化建設過程中應及時更新信息存儲設備，不斷完善其功能，保障文書檔案管理效率的提升。

（四）文書檔案管理人員素質有待提升。大數據時代，各類信息技術和軟件廣泛應用，需要高素質的新時代人才進行信息管理工作。文書檔案管理工作對工作人員的信息素質提出了更高要求，其不僅需要具備管理知識，還需要具備扎實的信息技術知識儲備，以適應海量的信息處理工作。大部分事業單位的工作人員是無法達到上述要求的，受到年齡普遍較大、文化水平不高、學習能力等因素的限制，這就導致了文書檔案管理工作人員缺乏適應大數據時代發展的應用技能，影響了檔案管理信息化建設進程。

三、優化文書檔案電子化建設的對策和方法

（一）加大資金和技術投入，完善電子化基礎設施。完善基礎設施是推動文書檔案電子化建設的前提條件，也是基本物質保障。因此，事業單位部門應加大對管理工作的重視程度，增強對其經費支援。首先，應設立獨立的電子檔案管理室，更新打印機、復印機、掃描儀等設備，并大力開發電子文書檔案數據庫，為后續電子化建設提供設備支撐。其次，還應引進先進的算法技術、云計算技術、數據挖掘技術等技術，構建高效的信息處理系統，實現檔案數據錄入、查詢、傳送的準確和便捷。相關基礎設施的完備是事業單位積極順應時代發展潮流的體現，也是優化檔案管理工作的不二法門。

（二）健全電子化管理制度，保障管理工作的運行。由于文書檔案工作內容較為繁雜，需要科學合理的檔案管理制度規范各項工作落實。管理制度的設立需要按照國家相關法律執行，并結合事業單位自身管理工作的現狀進行創新性實踐。相關部門應設立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業化、規范化方向發展。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人頭上，實施嚴格的追責制，規范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲的實施提高工作人員的積極性。

（三）提高員工綜合素質，提高管理工作效率。工作人員是文書檔案電子化建設的核心要素，其專業能力和水平影響著各項管理工作的實際成效。因此，檔案管理部門應加強對工作人員的專業培訓，可以邀請專業的電子化文書檔案管理專家或者學者對其進行講授，不斷提高其專業技能和信息技術應用能力。此外，檔案管理是一項政策性極強的工作，需要工作人員具備高度的政治素養和法律敏感度。因此，工作人員還應加強對法律知識、政治政策等方面的學習，以不斷提升工作人員素養。

（四）做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行。文書檔案的信息化建設不是一蹴而就的，需要按部就班地執行和落實。對于歷史遺留的紙質文書資料，需要一段較長時間的錄入工作才能實現。因此，工作人員應通過對其進行任務規劃，制定合理的任務表，實施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實現庫存文書檔案的電子化。

（五）增強網絡信息安全意識，防止檔案信息的泄露。大數據時代的到來，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網絡空間內信息安全性受到來自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業單位較為重要的信息，其安全性應得到充分保障。因此，檔案管理部門應不斷提高信息安全意識：一方面，加強對工作人員的操作規范，防止出現個人失誤造成信息泄露的事件發生；另一方面，大力開發檔案數據庫軟件的安全管理功能，加強網絡屏障保護，防止黑客、外網的襲擊和威脅。

四、結語

文書檔案作為事業單位日常工作和發展歷程的記錄，在單位發展進步過程中起著基礎性作用。如今已是大數據時代，信息朝著碎片化、電子化、互聯化方向發展。為了適應時代發展潮流，必須革新傳統文書檔案管理模式，充分利用先進的大數據技術和軟件，實現文書檔案處理的電子化建設。首先，應加大資金和技術投入，完善電子化基礎設施。同時，健全電子化管理制度，保障管理工作的運行。其次，提高員工綜合素質，提高管理工作效率。此外，做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行。最后，增強網絡信息安全意識，防止檔案信息的泄露。