探究條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 張進香

一、條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用背景

（一）條碼的概念。對于“條碼”這一概念，可從下列多個角度進行認知審視：第一，條碼是計算機信息的一種載體，其主要通過條紋、圖塊、圖點等圖形符號的位置分配實現(xiàn)信息內(nèi)容的外化反映，因此可將其視為一種機器語言。第二，條碼具有可閱讀性，人們可以通過掃描儀、智能手機等終端設(shè)備對條碼圖案中的信息進行讀取，因此可將其視為一種編碼報文。第三，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支持下，條碼信息可在網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)快速、靈活的傳遞，因此可將其視為一種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第四，條碼具備存儲信息的功能，且具有一定的空間限制。現(xiàn)階段，一些三維條碼空間容量已達0.6MB至1.8MB的區(qū)間內(nèi)，可實現(xiàn)一段歌曲或視頻的獨立承載。因此，還可將條碼視為一種信息的記憶存儲形式。

（二）條碼技術(shù)的應(yīng)用原理。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的條碼技術(shù)主要為一維條碼技術(shù)與二維條碼技術(shù)。其中，一維條碼主要由黑紋、白紋、闊紋、窄紋四個部分組成；二維條碼則由二維平面內(nèi)特定分布的黑白圖塊組成。當相關(guān)人員應(yīng)用光電掃描設(shè)備對一維、二維條碼圖進行掃描識別時，條紋符號或圖塊符號就會轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電流信號，后輸出符合計算機程序邏輯的二進制信息，并經(jīng)由系統(tǒng)自動處理實現(xiàn)具體內(nèi)容的可視化呈現(xiàn)。

二、條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)點

在傳統(tǒng)時期，醫(yī)院檔案管理工作具有明顯的手工操作特點，檔案的借閱、整理、歸還等活動都對手工登記存在較高依賴性，在傳統(tǒng)人工操作模式的應(yīng)用下，檔案管理人員在整理檔案列表時也會背負很大的工作壓力，難以快速、及時地完成檔案信息的更新。在應(yīng)用條碼技術(shù)后，上述弊病問題都可得到有效解決：

首先，條碼系統(tǒng)兼具高水平的識別速度、準確性與可靠性，檔案管理人員在完成采集、整理等基礎(chǔ)性檔案工作后，即可應(yīng)用計算機系統(tǒng)生成相應(yīng)的條碼圖，通過打印機打印出來，并粘貼到與之對應(yīng)的檔案文件上。其后，當醫(yī)務(wù)人員借閱、歸還檔案資料，或檔案管理人員自主進行檔案的檢查整理時，只需要應(yīng)用光電掃描設(shè)備對條碼圖進行掃描識別，相關(guān)檔案信息便可錄入或呈現(xiàn)在計算機界面當中。

其次，在醫(yī)務(wù)人員借閱檔案資料時，檔案管理人員可對檔案上已粘貼的條碼圖進行掃描，從而在計算機系統(tǒng)中自動生成借閱清單。其后，再將清單信息打印出來，并要求借閱人員落實簽字或蓋章，即可對檔案借閱的責(zé)任作出歸屬認定。基于此，檔案管理人員可通過查詢檔案管理系統(tǒng)，對檔案的歸還情況進行追蹤，并明確檔案當前在何人手中。而當借閱人員歸還檔案后，相關(guān)人員再次掃描檔案上的條碼圖，即可實現(xiàn)系統(tǒng)中檔案管理狀態(tài)的調(diào)整改動。

最后，在收錄到既有檔案的輔助性、補充性內(nèi)容時，檔案管理人員也可對其進行編號處理，并生成相應(yīng)條碼圖。其后，在應(yīng)用光電掃描設(shè)備進行掃描識別后，系統(tǒng)便能基于特定的數(shù)據(jù)排列方式，將新檔案安插到原有檔案結(jié)構(gòu)的正確位置上，并完成整體檔案排序的同步更新。

三、條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用設(shè)計

（一）條碼技術(shù)下檔案管理系統(tǒng)的需求分析。將條碼技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理當中，主要應(yīng)從檔案管理人員、其他醫(yī)務(wù)人員兩個角度入手進行需求分析。檔案管理人員的技術(shù)應(yīng)用需求應(yīng)包括檔案類別的管理、檔案信息的管理、檔案借用的管理、檔案歸還的管理以及檔案查詢的管理五個部分；其他醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)應(yīng)用需求應(yīng)包括檔案查詢、檔案借閱與檔案歸還三個部分。基于此，可將醫(yī)院檔案管理的功能分化為三個集合：1.檔案基本信息管理集合。該集合主要應(yīng)滿足檔案管理人員的檔案類別與檔案信息管理需求，如錄入檔案基本內(nèi)容、分配器械設(shè)備檔案、人力資源檔案、醫(yī)院政工檔案、患者服務(wù)檔案等不同檔案類型、修改或變更檔案信息等。2.檔案資料利用管理集合。該集合應(yīng)滿足檔案管理人員與其他醫(yī)務(wù)人員的查詢、借閱、歸還等利用需求，如關(guān)鍵字檢索、掃碼借閱資料、掃碼確認歸還等。3.用戶操作權(quán)限管理集合。該集合主要負責(zé)對不同系統(tǒng)用戶的類型、權(quán)限進行記錄、管理與識別，以確保醫(yī)院檔案資料的安全性與可靠性。

（二）條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的操作設(shè)計。將條碼技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的搭建中，主要應(yīng)從生成條碼與使用條碼兩個角度入手進行操作設(shè)計。其中，生成條碼的操作流程為“錄入信息→生成編碼→處理編碼→生成圖形信息”，使用條碼的操作流程為“掃描設(shè)備讀取圖形信息→處理圖形信息→識別編碼→輸入編碼→使用編碼”。需要注意的是，在使用條碼的過程當中，必須保證光電掃描設(shè)備與計算機主機系統(tǒng)之間的接口連通。此外，各類醫(yī)療器械、辦公用具通常在出廠時就已配備有相應(yīng)的一維碼或二維碼圖形，對于此類對象的信息管理，相關(guān)人員直接進行圖形的掃描識別即可，無須單獨執(zhí)行條碼的生成操作。

（三）條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的條碼設(shè)計。1.條碼類型的選取。從當前來看，醫(yī)院檔案管理中最優(yōu)選的一維條碼類型為Code 39，此條碼技術(shù)發(fā)展自1974年，是一種滿足雙向掃描需求的分散式條碼。具體來講，Code 39主要具備以下應(yīng)用特點：第一，對碼數(shù)無強制性的長度限制，與醫(yī)院巨量化的檔案資料編號體系相符。第二，Code 39的起始碼與終止碼均為“*”字符，允許雙向掃描操作，可為醫(yī)院檔案管理人員提供很大的工作便利。第三，Code 39具備自我檢查機制，因此無須設(shè)定特殊的檢查碼。第四，Code 39在描述單個信息字符時，需要應(yīng)用寬窄不同的9個條紋元素。例如，字符“1”的條碼編制為：寬黑條、窄白條、窄黑條、寬白條、窄黑條、窄白條、窄黑條、窄白條、寬黑條。同時，在不同字符之間，均設(shè)一個窄白條即“窄空”進行分隔。現(xiàn)階段，Code 39主要可用條紋結(jié)構(gòu)表現(xiàn)數(shù)字、英文字母以及“+”“*”“%”“$”等符號，滿足醫(yī)院檔案管理的信息編制需求。而在二維條碼類型的選擇上，則以當前社會中常用的QR Code圖形碼作為首選。與一維碼相比，QR Code的存儲空間更大，可反映的信息內(nèi)容也更加多樣化，能對Code 39碼無法滿足的檔案管理需求進行有效補充。例如，QR Code可對GB 2312標準中的漢字字符進行表示，當存在必要性的文字檔案記錄需求時，檔案管理人員便可對檔案信息進行QR Code碼生成處理，以提高掃描識別、工作使用的技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量。2.硬件設(shè)備的選取。將條碼技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)療檔案管理工作中，必須配備有相應(yīng)的閱讀設(shè)備與輸出設(shè)備。現(xiàn)階段，條碼圖的閱讀設(shè)備主要以光電掃描設(shè)備為主，如條碼掃描槍、醫(yī)療掃描器等。從原理上講，此類設(shè)備主要通過光學(xué)發(fā)生器發(fā)出紅外線或其他激光，對器械實物、檔案資料等載體上粘貼或印刷的條碼圖進行掃描。此時，由于不同圖塊、條文的激光反射率存在明顯差異，掃描設(shè)備即可識別獲取到具體的反饋信號，并導(dǎo)入計算機系統(tǒng)中進行信息化處理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中，應(yīng)根據(jù)購入的閱讀設(shè)備選擇接口，常用的接口類型主要有PS2、1394等。條碼圖的輸出設(shè)備應(yīng)用普通的激光打印機設(shè)備即可。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)配備出不同材質(zhì)的打印紙，如高光紙、背膠紙等，以滿足不同的條碼圖使用需求。3.條碼讀入的設(shè)計。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)讀取條碼信息的方式，與鍵盤輸入信息的方式基本相同，即對字符進行串聯(lián)，并在字符串結(jié)束后輸入一個“窄空”作為回車。基于此，當系統(tǒng)文本框通過掃描設(shè)備識別獲取到字符串后，字符串便可自動作為檔案表單的輸入項目了。現(xiàn)階段，條碼圖讀取的譯碼流程（開始→初始化→是否掃描到條碼→采樣判別條碼類型→字符識別→出錯檢查→接頭通信→結(jié)束）都是在醫(yī)院購入的光電掃描設(shè)備中直接完成的，因此無須進行單獨設(shè)計。4.條碼生成的設(shè)計。條碼的生成過程，就是計算機中信息代碼進行圖形化轉(zhuǎn)換的過程，其落實質(zhì)量直接決定了條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的可靠性。從當前來看，直接將商業(yè)化條碼編制軟件應(yīng)用到檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建當中，是經(jīng)濟性最強、操作最便捷的技術(shù)實現(xiàn)方式。從目前來看，較先進且常用的商業(yè)化條碼編制軟件主要有CODESOFT（法產(chǎn)）、Barcode（美產(chǎn)）等。其中，CODESOFT具有良好的軟件應(yīng)用表現(xiàn)，且可分為通用、專業(yè)、企業(yè)三種不同版本。在系統(tǒng)構(gòu)建與技術(shù)應(yīng)用的過程中，醫(yī)療檔案管理人員可根據(jù)現(xiàn)存的信息化檔案管理需求，對不同版本軟件進行合理選擇。若僅使用Code 39碼即可滿足檔案管理需求，則購入通用版CODESOFT7軟件即可；若存在QR Code碼的使用需求，則需要購入價格更高的專業(yè)版或企業(yè)版，因此達到二維碼以及專業(yè)化數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用效果。

（四）條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的安全設(shè)計。醫(yī)院檔案資料涉及工作人員信息、患者信息、財務(wù)信息等多種內(nèi)容，存在很強的保密性需求，所以必須要做好條碼技術(shù)應(yīng)用的安全設(shè)計。具體來講，可將用戶分為高級主管、普通管理人員、其他醫(yī)務(wù)人員三種權(quán)限類型。其中，高級主管擁有條碼運用、檔案管理的最高權(quán)限，如檔案信息的增刪改動，不同人員的賬號管理、條碼讀取與輸入設(shè)備的參數(shù)修改等；普通管理人員則只能對自己的賬號信息進行改動，并可進行條碼生成、條碼掃描、檔案借閱與歸還管理、查詢等基本業(yè)務(wù)操作；其他醫(yī)務(wù)人員則只能進行檔案資料的查詢、借閱申請與歸還認定。基于此，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的信道連接，并將不同權(quán)限歸屬落實到各醫(yī)務(wù)職工上，即可避免非檔案部門醫(yī)務(wù)人員越權(quán)操作的情況，從而保證條碼技術(shù)與檔案工作的實施安全性。