政府會計制度下高校會計檔案管理策略與趨向

文/長江大學(xué)檔案館 許淼

根據(jù)教育部《關(guān)于直屬高校實施政府會計制度的意見》教財〔2018〕6號文件要求，2019年1月起高校財務(wù)管理執(zhí)行政府會計制度。要求財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)變，通過會計檔案分析會計事項的可行性和預(yù)測性。由報銷轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾怼Q策，由核算轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)、監(jiān)督，形成財務(wù)會計、預(yù)算會計、成本會計三維體系，實現(xiàn)基于政府會計制度的全方位管理。會計檔案涵蓋財政撥款、網(wǎng)上繳費、資產(chǎn)購置與折舊計提、項目及其管理經(jīng)費支出等收支過程。

一、高校會計檔案管理現(xiàn)狀及問題

高校歷史久遠，會計檔案數(shù)量巨大、保存期限長、以實體檔案為主，數(shù)字檔案缺乏，較難滿足政府會計制度新需求。會計檔案信息系統(tǒng)無法與檔案管理信息系統(tǒng)對接，造成會計檔案信息管理“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，無法實現(xiàn)會計檔案數(shù)據(jù)信息動態(tài)化管理。

（一）會計檔案數(shù)量多、專業(yè)性強。高校歷史久遠，會計檔案數(shù)量巨大。以某大學(xué)為例，該校是省屬重點高校，2003年由四所高校合并建立，加上之前各校辦學(xué)時間，歷時60多年，這還只是普通省屬高校，如果是國家級重點高校歷史更加悠久。某大學(xué)資產(chǎn)原值近42億，每年的憑證量達8000多份，裝訂保管工作量大。隨著政府會計制度的執(zhí)行，高校采用雙分錄會計核算，勢必造成會計憑證量進一步增加。

（二）會計檔案以實體檔案為主，數(shù)字檔案缺乏。傳統(tǒng)會計檔案大多以紙質(zhì)實體檔案存儲為主。近年來，也有少量的電子檔案，電子檔案主要是保存電子版的會計賬，由財務(wù)部門保存，沒有電子化的會計憑證。高校檔案部門實體檔案保管壓力大，無論存儲空間和存儲質(zhì)量都有困難。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的興起，本著“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的原則，需要加工的數(shù)字化檔案量大，會計檔案的數(shù)字化占比仍較低，數(shù)字檔案信息資源缺乏。

（三）無法適應(yīng)政府會計制度新要求。政府會計制度要求高校清晰反映財務(wù)運營狀況和預(yù)算執(zhí)行情況，提升高校財政信息透明度及會計信息質(zhì)量。高校財務(wù)工作量、專業(yè)度和工作內(nèi)容明顯劇增，而且涉及面廣、核算單位多。新會計制度將收付實現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制結(jié)合在一起實現(xiàn)雙分錄，科目數(shù)由原來的54個增加到103個；需要披露雙報告，實現(xiàn)財務(wù)信息透明化，為使用者提供準確有效的會計報表信息，現(xiàn)有會計檔案無法適應(yīng)政府會計制度的新要求。

（四）會計檔案信息系統(tǒng)綜合性不強。按新會計制度的相關(guān)要求，高校應(yīng)結(jié)合實際建設(shè)預(yù)算、財務(wù)、資產(chǎn)、合同、基建和檔案等一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、相互制約，傳統(tǒng)的會計檔案信息系統(tǒng)只能對輸入的信息進行匯總、分類、篩選、流程管理等作業(yè)，不能完成檔案數(shù)據(jù)信息的加工及分析工作。現(xiàn)有財務(wù)信息散落在各處，由多個業(yè)務(wù)部門和崗位管理，會計檔案信息分散且數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，財務(wù)與資產(chǎn)、科研、人事、教學(xué)、合同、檔案等信息系統(tǒng)對接不暢、綜合性不強。

二、高校會計檔案管理的策略

（一）完善會計檔案信息系統(tǒng)管理規(guī)程。長期以來，高校建立和完善了《XX學(xué)校檔案管理辦法》《XX學(xué)校檔案管理操作流程》等，也開始著手修改相應(yīng)的《XX學(xué)校電子文件管理辦法》《XX學(xué)校檔案管理績效考評辦法》等等，但隨著政府會計制度的落地，會計檔案涵蓋基礎(chǔ)信息設(shè)置、雙體系科目、雙分錄憑證自動生成、憑證影像化、會計賬表及差異表生成等重要環(huán)節(jié)，應(yīng)建立并完善《XX學(xué)校會計檔案信息系統(tǒng)管理規(guī)程》，梳理預(yù)算、決算、政府采購等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，完善會計檔案信息工作流程，并按照規(guī)定的管理權(quán)限和流程，逐步實現(xiàn)財務(wù)管理事項的網(wǎng)上辦理，提升線上服務(wù)功能。

（二）基于政府會計制度的全方位管理。實現(xiàn)基于政府會計制度的全方位管理。一是準確體現(xiàn)政府會計制度準則，適應(yīng)新的核算內(nèi)容、方法，更加便捷操作，取代以往手工操作可能產(chǎn)生的不規(guī)范。如：模擬人工操作，自動核對單據(jù)的規(guī)范性、金額的準確性，未按流程填寫即無法進入下一步。二是適應(yīng)高校內(nèi)部管理要求，譬如成本核算、內(nèi)部控制，采用大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等新技術(shù)手段，與財政管理改革相匹配。

（三）優(yōu)化會計憑證管理功能。以先進的影像管理技術(shù)為基礎(chǔ)，在憑證錄入（或網(wǎng)上報賬）中集成電子發(fā)票管理，實現(xiàn)檢驗發(fā)票真?zhèn)魏筒橹兀{證模板，審核通過后生成憑證并保存（或者退單），優(yōu)化憑證管理功能，某大學(xué)會計檔案數(shù)據(jù)流向如“圖1”所示。從“圖1”可看出，檔案部門在采集會計電子檔案資料時，可一并提取梳理其他業(yè)務(wù)部門的相關(guān)檔案資料，保證檔案資料齊全；財務(wù)部門實現(xiàn)新核算模式下的數(shù)據(jù)集中，夯實會計檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

圖1 某高校會計檔案數(shù)據(jù)流向示意圖

（四）強化會計檔案管理功能。高校內(nèi)部要充分利用財務(wù)信息系統(tǒng)，建立校園數(shù)據(jù)交換平臺，不同部門間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。高校財務(wù)信息系統(tǒng)是高校財務(wù)管理的基石，而與之相關(guān)的招投標采購管理、合同管理、資產(chǎn)管理等其他部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)在一定程度上共享端口，以實現(xiàn)高校各部門數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通、避免重復(fù)遺漏。一是方便辦事，提高辦事效率。二是將分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息采集歸檔，以實現(xiàn)齊全、完備、完整的會計檔案信息管理。以便檔案館的利用與分析決策。

三、高校會計檔案管理發(fā)展方向

在政府會計制度下，高校會計檔案管理模式應(yīng)向無人報銷、智能審核、提升會計檔案本體價值三個方面轉(zhuǎn)變，有助于高校會計檔案管理業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（一）無人報銷。通過深度學(xué)習(xí)，以人機交互方式進行圖像采集與文本提取，形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。首先，機器自動通過專業(yè)知識和業(yè)務(wù)理解，形成自動核算。通過設(shè)置量化規(guī)則并自動判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)（報差旅費還是報固定資產(chǎn)購置費……），再選擇會計核算方式，如科目、部門、項目等等，最后形成完整的憑證。其次，實現(xiàn)財務(wù)線上線下融合、PC端移動端融合、校園卡與支付平臺融合。通過集成過程中數(shù)據(jù)種類、結(jié)構(gòu)、數(shù)量、質(zhì)量的把握和信息化資源的管理深度，提升會計檔案治理能力，推動高校會計檔案管理方式轉(zhuǎn)型。

（二）智能審核。審核是會計核算中效率最低、人工量最大、最難溝通和最難把控的環(huán)節(jié)，可通過AI智能替代人工智能審核。一是自動檢測原始發(fā)票、單據(jù)真?zhèn)魏蛨箐N合理性。二是通過語音識別、語義識別，自動解答財稅知識和報銷細則。三是報賬人身份識別、報賬經(jīng)費號、自動生成會計憑證，自動做賬，并完成電子支付。四是以收支為主線，實現(xiàn)政府會計背景下自動化處理。

（三）引入人工智能實現(xiàn)會計檔案的本體價值。在新形勢下，財務(wù)工作所需知識結(jié)構(gòu)、工作細致度及深度發(fā)生了明顯變化，以往獲取數(shù)據(jù)以紙質(zhì)憑證承載數(shù)據(jù)，沒有對接的電子數(shù)據(jù)，根據(jù)既定規(guī)則進行數(shù)據(jù)加工，引入人工智能可按照預(yù)設(shè)的方式生產(chǎn)后續(xù)數(shù)據(jù)。基于機器學(xué)習(xí)提取預(yù)測維度和大數(shù)據(jù)分析，能對財務(wù)趨勢、經(jīng)營風(fēng)險等進行實時監(jiān)測，精確預(yù)判，形成更準確地分析預(yù)測。從而體現(xiàn)會計檔案信息的本體價值。

四、結(jié)語

綜上所述，新會計制度為高校會計檔案管理帶來了新機遇，人工智能并不能取代財務(wù)和檔案人員，但需要高校財務(wù)和檔案人員轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾硇汀薄＾D(zhuǎn)變觀念，更新知識，多學(xué)習(xí)、多實踐，順勢而為，運用人工智能思維豐富高校會計檔案信息資源，助力高校會計檔案信息工作邁上新臺階。