文書檔案管理的辦公自動化應用

文/新疆生產建設兵團第四師第一中學 楊明明

隨著互聯網的發展，網絡和辦公自動化為人們的生活帶來了便捷，不僅改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，這為文書檔案管理的自動化提供了基礎。隨著辦公自動化的發展，傳統紙質文書檔案管理的弊端表現得越來越明顯，為了有效提高文書檔案管理的管理質量和管理效率，應用辦公自動化管理文書檔案是行之有效的方法。但是現階段，在應用文書檔案辦公自動化的過程中依然存在許多問題，這就需要相關工作人員針對此類問題進行具體地分析和解決，進而將文書檔案辦公自動化的優勢發揮出來。

一、辦公自動化在文書檔案管理中的應用優勢

（一）為數據共享提供保障。隨著辦公自動化時代的不斷深入，傳統的文書檔案管理已經逐漸被辦公自動化的新方法所取代，辦公自動化在文書檔案管理中的應用主要是通過網絡平臺，保障辦公自動化傳輸的便捷性、有效性和時效性，達到辦公自動化資源共享和流動有序管理的目的，在企業文書檔案管理的過程中起到重要的作用。首先，在辦公自動化為支撐的前提下，企業可以運用電子化處理方式整合和歸納文書檔案辦公自動化，進而達到辦公自動化的有效查詢、調用和流動共享。其次，文書檔案管理的目的是將復雜無序的企業資料、數據進行整合、存檔和調用，辦公自動化在這一方面提供了不可取代的技術支撐，實現企業文書檔案管理的資源共享，節省不必要的資源和時間。最后，在企業文書檔案管理中運用辦公自動化，符合時代發展和企業發展的需求，文書檔案數據在企業中的價值隨著發展日益凸顯，只有將這些文書檔案的價值充分發揮出來，才能實現讀取共享。

（二）節約成本，提高管理效率。在企業的文書檔案管理過程中，由于企業資料、數據的數量龐大，處理的資料、數據具有多元化特征，所以文書檔案管理工作量較大且十分復雜，對待這些資料、數據必須進行分類整合、歸納和儲存，便于日后的調取和查詢。但是傳統的文書檔案管理工作一般是由人工進行完成，在企業資料、數據的處理方面效率很低，且不能保證準確率，造成了很多誤差，不能很好地滿足快速整理、儲存及調用的要求，也不利于企業文書檔案管理工作的開展。在企業文書檔案管理工作中有效運用辦公自動化，利用辦公自動化的時效性、便捷性和準確性能有效彌補傳統企業文書檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升文書檔案管理的效率和質量，還能有效節省人力成本、資源和時間。

（三）為文書檔案長久保存提供保障。在傳統的文書檔案管理中，企業的資料、數據以紙質的方式長時間存放，在企業資料、數據的保存過程中，如果保存不當會造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風化、人為損壞、偷竊等影響查閱企業資料、數據的情況，最終給企業帶來巨大的損失。但是在企業的文書檔案管理工作中有效運用辦公自動化，能通過網絡平臺和數據庫將企業的資料、數據進行加密存檔和備份，為文書檔案長久保存提供保障，還節省了存放紙質文書檔案的空間，提高了辦公自動化資源的利用率。另外，運用網絡平臺和數據庫，方便企業資料、數據的調取和提高實用性，還可以借助可移動硬盤儲存、U盤儲存等方式對企業資料、數據進行保管，提高企業資料、數據的安全性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中的應用

（一）創建專門管理文書檔案的辦公自動化系統。在企業中，文書檔案的管理與一般定義的辦公自動化管理是有很大不同的，傳統的辦公自動化系統一般應用于基礎的工作，無法滿足一些重要的、專業的文書檔案的儲存。文書檔案辦公自動化需要整理、分類、開發或者長期使用，需要一個強大的、細致的辦公自動化管理系統來支撐。想讓文書檔案充分體現價值，就要在實際中確保文書檔案整理的效率以及質量，需建立文書檔案辦公自動化管理系統。企業在運用辦公自動化時，要同時保留現有文書檔案管理技術上的優點，繼而研發專業性的辦公自動化管理系統，從而滿足文書檔案管理的需求。要想建設好辦公自動化管理系統，就要做到以下三點：首先，要注重硬件方面的建設，專業的辦公自動化管理系統對于網絡以及計算機等設備有很高的要求，所以，單位要把所用的計算機設備等硬件進行更新升級，儲存文書檔案辦公自動化設備的房間要裝監控設施，打好專業化系統創建的基礎。其次，要注重軟件方面的建設，購買穩定優質的軟件，還要做好軟件調試、系統維護等多方面工作，安排專業人員負責軟件的管理運行與操作。最后，在建立專業管理系統的同時，要注重對于安全方面的考慮，特別是系統建立完成后，一定要制定安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證文書檔案辦公自動化不被病毒感染，確保文書檔案辦公自動化的完整性。與此同時，要提前做好系統發生故障后的應對方案，以免文書檔案辦公自動化因系統故障造成損失。

（二）以傳統文書檔案管理作為基礎。辦公自動化在企業文書檔案管理中的應用不代表傳統文書檔案管理模式消失，二者的關系不是相互替代而是應該做到結合。辦公自動化文書檔案管理依靠自動化與網絡智能的結合，但是傳統文書檔案管理與辦公自動化的聯系十分密切。事實上，辦公自動化文書檔案管理是以傳統文書檔案管理為基礎，繼承了文書檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統計等業務。二者的差距只是服務對象的不同，傳統文書檔案管理是運用紙質的實體文書檔案以面對面的方式服務，而辦公自動化文書檔案管理是運用辦公自動化、數字辦公自動化、資源共享等方式提供遠程服務。雖然辦公自動化文書檔案管理具備很多優勢，但是不能完全取替傳統文書檔案管理。首先，傳統文書檔案管理是開展辦公自動化文書檔案管理的基礎，辦公自動化文書檔案管理的自動化空間需要傳統文書檔案管理進行補充。其次，文書檔案管理的儲存要做到紙質與辦公自動化數字化的長期并存。再次，辦公自動化文書檔案管理難將文書檔案的人文精神進行體現。最后，傳統文書檔案管理中資源會受限制，對于辦公自動化文書檔案加密的企業，需要在傳統文書檔案中遵守某些條件才能獲得使用權。綜上所述，為了保護文書檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要辦公自動化文書檔案管理和傳統文書檔案管理二者相互結合，相互依托，形成多元化發展趨勢。

（三）建立完善的管理隊伍，提升文書檔案管理人員的專業素養。隨著辦公自動化技術在企業文書檔案管理中的普遍應用，對文書檔案管理人員專業素養也提出了新的要求。基于此，文書檔案管理人員專業素養要適應辦公自動化技術在企業文書檔案管理中的應用要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀律意識和規則意識，才能更好地掌握辦公自動化技術在企業文書檔案管理中的應用，文書檔案管理人員的綜合素養和專業水平直接決定了企業辦公自動化文書檔案管理的水平和效率，甚至關系到企業辦公自動化文書檔案管理未來的發展走向。想要有效提高文書檔案管理人員專業素養和技能水平，需要提升文書檔案管理人員的專業素養，經常舉辦一些有關于辦公自動化的文書檔案管理交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，聘請專家對文書檔案管理人員進行講解和指導，并傳遞先進的管理理念和教育理念，增強文書檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高文書檔案管理人員的專業素養和技能水平，促進企業辦公自動化文書檔案管理的良性發展。

三、結語

綜上所述，在企業文書檔案管理當中有效融入辦公自動化技術，是現代化文書檔案管理的必由之路和發展要求，保障了企業資料、數據的完整性和保密性，還為企業文書檔案管理工作提供了時效性、便捷性和可操作性。另外，在企業檔案管理當中有效融入辦公自動化，不僅提高了企業檔案管理的效率和管理水平，也提高了企業檔案管理工作人員的專業水平和職業素養，為企業檔案管理的可持續發展提供了源源不斷的動力。