文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

文/新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第四師第一中學(xué) 楊明明

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化為人們的生活帶來了便捷，不僅改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，這為文書檔案管理的自動(dòng)化提供了基礎(chǔ)。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端表現(xiàn)得越來越明顯，為了有效提高文書檔案管理的管理質(zhì)量和管理效率，應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理文書檔案是行之有效的方法。但是現(xiàn)階段，在應(yīng)用文書檔案辦公自動(dòng)化的過程中依然存在許多問題，這就需要相關(guān)工作人員針對(duì)此類問題進(jìn)行具體地分析和解決，進(jìn)而將文書檔案辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

一、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）為數(shù)據(jù)共享提供保障。隨著辦公自動(dòng)化時(shí)代的不斷深入，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)逐漸被辦公自動(dòng)化的新方法所取代，辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用主要是通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保障辦公自動(dòng)化傳輸?shù)谋憬菪浴⒂行院蜁r(shí)效性，達(dá)到辦公自動(dòng)化資源共享和流動(dòng)有序管理的目的，在企業(yè)文書檔案管理的過程中起到重要的作用。首先，在辦公自動(dòng)化為支撐的前提下，企業(yè)可以運(yùn)用電子化處理方式整合和歸納文書檔案辦公自動(dòng)化，進(jìn)而達(dá)到辦公自動(dòng)化的有效查詢、調(diào)用和流動(dòng)共享。其次，文書檔案管理的目的是將復(fù)雜無序的企業(yè)資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、存檔和調(diào)用，辦公自動(dòng)化在這一方面提供了不可取代的技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的資源共享，節(jié)省不必要的資源和時(shí)間。最后，在企業(yè)文書檔案管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化，符合時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，文書檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)中的價(jià)值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些文書檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，才能實(shí)現(xiàn)讀取共享。

（二）節(jié)約成本，提高管理效率。在企業(yè)的文書檔案管理過程中，由于企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的數(shù)量龐大，處理的資料、數(shù)據(jù)具有多元化特征，所以文書檔案管理工作量較大且十分復(fù)雜，對(duì)待這些資料、數(shù)據(jù)必須進(jìn)行分類整合、歸納和儲(chǔ)存，便于日后的調(diào)取和查詢。但是傳統(tǒng)的文書檔案管理工作一般是由人工進(jìn)行完成，在企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的處理方面效率很低，且不能保證準(zhǔn)確率，造成了很多誤差，不能很好地滿足快速整理、儲(chǔ)存及調(diào)用的要求，也不利于企業(yè)文書檔案管理工作的開展。在企業(yè)文書檔案管理工作中有效運(yùn)用辦公自動(dòng)化，利用辦公自動(dòng)化的時(shí)效性、便捷性和準(zhǔn)確性能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理工作中的不足和人工導(dǎo)致的誤差，不僅能夠提升文書檔案管理的效率和質(zhì)量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時(shí)間。

（三）為文書檔案長久保存提供保障。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，企業(yè)的資料、數(shù)據(jù)以紙質(zhì)的方式長時(shí)間存放，在企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的保存過程中，如果保存不當(dāng)會(huì)造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風(fēng)化、人為損壞、偷竊等影響查閱企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的情況，最終給企業(yè)帶來巨大的損失。但是在企業(yè)的文書檔案管理工作中有效運(yùn)用辦公自動(dòng)化，能通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫將企業(yè)的資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存檔和備份，為文書檔案長久保存提供保障，還節(jié)省了存放紙質(zhì)文書檔案的空間，提高了辦公自動(dòng)化資源的利用率。另外，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫，方便企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的調(diào)取和提高實(shí)用性，還可以借助可移動(dòng)硬盤儲(chǔ)存、U盤儲(chǔ)存等方式對(duì)企業(yè)資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，提高企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的安全性。

二、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用

（一）創(chuàng)建專門管理文書檔案的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。在企業(yè)中，文書檔案的管理與一般定義的辦公自動(dòng)化管理是有很大不同的，傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般應(yīng)用于基礎(chǔ)的工作，無法滿足一些重要的、專業(yè)的文書檔案的儲(chǔ)存。文書檔案辦公自動(dòng)化需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用，需要一個(gè)強(qiáng)大的、細(xì)致的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來支撐。想讓文書檔案充分體現(xiàn)價(jià)值，就要在實(shí)際中確保文書檔案整理的效率以及質(zhì)量，需建立文書檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。企業(yè)在運(yùn)用辦公自動(dòng)化時(shí)，要同時(shí)保留現(xiàn)有文書檔案管理技術(shù)上的優(yōu)點(diǎn)，繼而研發(fā)專業(yè)性的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，從而滿足文書檔案管理的需求。要想建設(shè)好辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn)：首先，要注重硬件方面的建設(shè)，專業(yè)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備有很高的要求，所以，單位要把所用的計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件進(jìn)行更新升級(jí)，儲(chǔ)存文書檔案辦公自動(dòng)化設(shè)備的房間要裝監(jiān)控設(shè)施，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。其次，要注重軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)軟件的管理運(yùn)行與操作。最后，在建立專業(yè)管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重對(duì)于安全方面的考慮，特別是系統(tǒng)建立完成后，一定要制定安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證文書檔案辦公自動(dòng)化不被病毒感染，確保文書檔案辦公自動(dòng)化的完整性。與此同時(shí)，要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的應(yīng)對(duì)方案，以免文書檔案辦公自動(dòng)化因系統(tǒng)故障造成損失。

（二）以傳統(tǒng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用不代表傳統(tǒng)文書檔案管理模式消失，二者的關(guān)系不是相互替代而是應(yīng)該做到結(jié)合。辦公自動(dòng)化文書檔案管理依靠自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)智能的結(jié)合，但是傳統(tǒng)文書檔案管理與辦公自動(dòng)化的聯(lián)系十分密切。事實(shí)上，辦公自動(dòng)化文書檔案管理是以傳統(tǒng)文書檔案管理為基礎(chǔ)，繼承了文書檔案資源的形成、整理、儲(chǔ)存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)。二者的差距只是服務(wù)對(duì)象的不同，傳統(tǒng)文書檔案管理是運(yùn)用紙質(zhì)的實(shí)體文書檔案以面對(duì)面的方式服務(wù)，而辦公自動(dòng)化文書檔案管理是運(yùn)用辦公自動(dòng)化、數(shù)字辦公自動(dòng)化、資源共享等方式提供遠(yuǎn)程服務(wù)。雖然辦公自動(dòng)化文書檔案管理具備很多優(yōu)勢，但是不能完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理。首先，傳統(tǒng)文書檔案管理是開展辦公自動(dòng)化文書檔案管理的基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化文書檔案管理的自動(dòng)化空間需要傳統(tǒng)文書檔案管理進(jìn)行補(bǔ)充。其次，文書檔案管理的儲(chǔ)存要做到紙質(zhì)與辦公自動(dòng)化數(shù)字化的長期并存。再次，辦公自動(dòng)化文書檔案管理難將文書檔案的人文精神進(jìn)行體現(xiàn)。最后，傳統(tǒng)文書檔案管理中資源會(huì)受限制，對(duì)于辦公自動(dòng)化文書檔案加密的企業(yè)，需要在傳統(tǒng)文書檔案中遵守某些條件才能獲得使用權(quán)。綜上所述，為了保護(hù)文書檔案的完整性、安全性、實(shí)用性和便捷性，需要辦公自動(dòng)化文書檔案管理和傳統(tǒng)文書檔案管理二者相互結(jié)合，相互依托，形成多元化發(fā)展趨勢。

（三）建立完善的管理隊(duì)伍，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)文書檔案管理中的普遍應(yīng)用，對(duì)文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。基于此，文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要適應(yīng)辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強(qiáng)自身的紀(jì)律意識(shí)和規(guī)則意識(shí)，才能更好地掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用，文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)辦公自動(dòng)化文書檔案管理的水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)辦公自動(dòng)化文書檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，需要提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于辦公自動(dòng)化的文書檔案管理交流會(huì)和專題座談會(huì)，有計(jì)劃地安排一些相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)和技術(shù)交流活動(dòng)，聘請(qǐng)專家對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行講解和指導(dǎo)，并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，增強(qiáng)文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，促進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化文書檔案管理的良性發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)文書檔案管理當(dāng)中有效融入辦公自動(dòng)化技術(shù)，是現(xiàn)代化文書檔案管理的必由之路和發(fā)展要求，保障了企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的完整性和保密性，還為企業(yè)文書檔案管理工作提供了時(shí)效性、便捷性和可操作性。另外，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中有效融入辦公自動(dòng)化，不僅提高了企業(yè)檔案管理的效率和管理水平，也提高了企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。