新時期完善醫院人事檔案管理工作的措施探討

文/泰安市中心醫院 時康 張雯偲；泰安市人才交流服務中心 周明明

目前，檔案的應用對于國家機關和企事業單位有極為重要的作用，能夠保證資料等具有歷史性的物品得以有效保存。隨著科技的不斷進步，計算機時代已經到來，在進行檔案管理時，數字化管理趨勢已經成為檔案管理的主要類型。對于醫院來說，大數據時代網絡檔案的管理依舊屬于新生事物，缺乏足夠的完善度，所以在進行醫院人事檔案管理時，相關工作人員應當了解其重要性，并做好相應的管理，這樣才能使大數據時代網絡檔案得到實際應用，使醫院的檔案得到有效的管理。在進行人事檔案管理時，主要選擇傳統的紙質檔案進行管理，雖然有部分企事業單位在進行檔案管理時，逐漸將數字化技術應用其中，但依舊處于初級的應用階段，沒有形成人事檔案管理模式改革體系。相較于傳統的紙質檔案來說，檔案管理模式改革能夠有效節約空間，并且提高檔案管理的安全性。在醫院人事檔案管理時，將大數據時代網絡檔案應用其中，能夠保證資料得到有效管理，大大提高基礎信息支持，保證醫院在進行人員管理時，能夠對資料進行隨時調取。

一、人事檔案管理模式改革過程中存在的問題

（一）思想認知不足。在進行人事檔案管理時，涉及醫院的諸多部門以及醫療人員，但相關管理人員并沒有重視醫院內部的檔案管理工作，大多數醫療人員將工作重點放在醫療質量的提升上。除此之外，在醫院內部，大多數人事檔案沒有對外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導致醫院的相關管理人員忽略了人事檔案管理工作的重要性，而一部分員工在實際工作時僅僅履行自身的工作職責，沒有將自身的人事信息交給管理部門，這就導致信息在收集時出現不規范和不全面的情況。也直接導致醫院的檔案管理工作缺乏完整性，對于后續的績效考核以及人事資源整合來說，造成了極大的影響。

（二）人事檔案管理機制較為落后。在傳統的人力資源管理工作中，雖然醫院都開展人事檔案管理工作，但總的來說，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導致醫院的人事管理機制依舊較為落后，直接導致人事檔案管理工作落實不到位，并且很多醫院由于獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創新，這些因素都直接導致人事檔案管理工作處于不規范和不科學的狀態，最終影響了管理工作的整體機制，導致其無法在醫療改革過程中發揮應有的作用。

（三）人事檔案管理方法較為落后。人事檔案管理工作涉及內容較為豐富，其中涉及許多工作人員的個人信息和隱私性較強的內容，所以在進行不同資料的登記與管理時，需要專門管理并且根據其加密權限分別開展存放工作，其中涉及的覆蓋面較廣，并且信息量較大，所以在進行信息的收集時，傳統的手工管理與收集工作效率較低，并且時間較長，沒有建立科學且完善的技術制度規范，所以市場上的新型技術手段未得到有效應用，導致最終的管理效率受到影響。

（四）醫院人事管理工作人員的工作量較大。就目前來說，市場上大多數醫院在進行人事檔案管理時，相關的工作人員設置數量較少，并且大多數屬于兼職工作人員，主要由醫院內部的信息管理人員兼職進行，大多數檔案管理人員不具備相應的管理資質，也沒有接受過相關培訓，由于醫院內部的工作人員眾多，并且檔案十分復雜，再加上人員流動時所帶來的檔案傳遞和檔案審核，這些非常規工作大大增加了檔案管理的復雜性，導致檔案管理人員需要進行大量的非常規操作，影響了最終的管理質量。

二、強化檔案管理模式改革的要求

（一）強化檔案管理工作的教育以及認知。在進行管理時，相關醫務人員的人事檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。除此之外，在醫院內部，還需要強化宣傳力度，使基層的一線醫務人員能夠主動參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非是簡單的人力資源登記，更重要的是維護醫院的正常運行，這樣才能使一線的醫護人員積極配合人事檔案管理工作的進行。

（二）建立完善的管理制度。在相關制度和條例執行過程中，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的醫務人員信息進行電子文件的管理，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網開放，并且定期對網絡環境和計算機系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參照對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現的不規范現象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴格按照規章制度進行各項操作，并且還需要規范認定制度以及查遺補缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學性。

（三）科學建立大數據庫防護體系。在醫院開展人事檔案管理工作時，可以在醫院內部建立完善的局域網信息管理平臺，應用計算機軟件對其中的數據進行處理，能夠大大提升管理效率，并且在大數據理論的支持下，還可以將大數據技術與計算機技術相結合，在醫院內部建立完整的大數據庫，這樣能夠有效保障醫院的人力資源管理質量。計算機大數據庫防護體系建設主要是防護黑客和病毒的入侵，使醫院檔案數據能夠安全有效地運行。但計算機在運行過程中，各項操作活動本身屬于動態的變化系統，在用戶的指令操作下，計算機會進行某一項操控行為，如果用戶操作不規范或者登錄某危險網站，則會加大計算機遭到病毒和黑客入侵的風險。在這種狀況下，想要強化計算機本身的安全特性，就需要制定相應的防護體系，定期做好計算機的病毒查殺、漏洞修復，這樣能夠使計算機建立動態化的安全防護體系，通過定向的途徑將其傳遞到用戶面前，規范計算機用戶的各項操作行為。

（四）注重醫院檔案的管理人才培養以及設備升級。大數據背景下管理人才的培養工作十分重要，醫院內部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。醫院內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，醫院的網絡技術型人才較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業和計算機專業的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養?，F代化的人事檔案管理工作要求管理人員具備專業的人事檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。除此之外，需要加強工作人員之間的人事檔案管理經驗交流，立足于醫院的實際工作狀況，而醫院人事檔案管理部門需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點和難點，這樣能夠提升檔案管理的穩定性。在培養管理人才的基礎上，還可以對醫院內部的相關工作設備進行進一步的完善，可以在醫院建立紙質檔案專用庫房，庫房內部配置完善的保存鐵柜，每日需要對庫房的環境狀況進行檢查，保障設備的溫度和濕度都維持在合理范圍內。

（五）提高檔案管理人員的綜合素養。人事檔案管理工作是一項極為復雜并且涉及內容較多的工作。人事檔案管理工作人員的綜合素質，會對最終的管理水平產生極大的影響，所以相關工作人員的綜合素質提升對于人力資源管理來說極為重要。作為檔案管理部門的工作人員，在日常工作中需要不斷提升自身的政治思想水平建設，并且還需要在業余時間強化自身的綜合素質以及職業道德。在信息化時代，醫院內部的人事檔案管理資源，不僅需要具備良好的計算機操作能力，還需要具備良好的保密意識。由于醫療行業相關的專業知識水平較為復雜，屬于一個綜合性的公立系統，在日常工作中涉及的醫療行業專業知識也較為豐富，所以醫院需要通過集中培訓的方式，使人事檔案管理工作人員的醫療基礎知識水平得到提升，只有檔案管理人員的醫療專業技能得到培養，才能對醫院人事檔案管理產生全面的認知，使檔案管理工作的效率得到進一步提升。

三、結語

在現代化醫院檔案管理過程時，相關工作人員首先需要做好自身的能力培養，不斷提高單位內部人事檔案管理水平，建立科學且安全的數據資料庫，這樣才能體現檔案的價值，便于相關用戶進行資料調取時，能夠獲取準確且真實的資料，這樣才能保證醫院人事檔案管理工作順利進行，促進我國醫療行業快速發展。