從干部人事檔案審核反思高校學生類檔案的管理

文/長安大學檔案館 趙維超；西安理工大學檔案館 王雪荻

自《干部人事檔案管理條例》施行以來，干部人事檔案審核工作在全國多個省市展開，各地企事業單位的組織人事部門對干部人事檔案進行查證。作為高校檔案工作者，筆者在經辦過大量干部人事檔案補辦事宜后，發現干部人事檔案審核工作引申出高校學生類檔案管理存在的諸多問題，造成部分干部人事檔案難以補全，既可能對干部的提干、調動等工作產生不利影響，也不利于維護高校檔案工作的專業性和權威性。面對數量龐大、形成過程復雜、內容豐富的高校學生類檔案，同時相關管理規范、制度不夠健全的前提下，高校學生類檔案管理部門應結合干部人事檔案管理的相關要求，對二者相關聯的檔案管理進行進一步的規范。

一、高校學生類檔案管理存在的問題

（一）高校學生類檔案歸檔不全。對照《干部人事檔案管理條例》中對干部人事檔案材料的相關要求，學生類檔案中的學歷材料、黨團材料缺失情況尤為突出。其中學歷材料主要為學籍卡、成績單、《學生登記表》《畢業生登記表》以及升學報名等材料不全；黨團材料主要為入黨志愿書、黨課證明等材料不全。一方面，有些屬于學生個人檔案的材料僅有一份，在校期間若未及時歸入學生類檔案，日后用人單位難在高校檔案館的綜合檔案中補回；另一方面，干部人事檔案中的材料是個人形成的歸檔材料，而高校檔案館管理的教學類、黨群類檔案都屬于綜合類檔案，其中雖然包含學生的成績單、黨課記錄等內容，但作為校內各立卷單位歸集而成的檔案，內容上多以名單、花名冊的形式體現，二者的形成過程和內容形式上有很大區別，不能直接作為嚴格意義上的干部人事檔案材料。即使高校檔案館館藏有相關個人的檔案材料，但若與《干部人事檔案管理條例》中的要求不一致，就需要檔案館在提供復印材料的同時輔以說明材料。如此一來，既增加了高校檔案館的工作量，也不利于維護干部人事檔案的完整性和原始性。

（二）缺乏與干部人事檔案管理要求的銜接。《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）增設了“學生類”檔案，首次將學生檔案納入歸檔范圍，體現了以學生為本的理念。無論從“27號令”的相關內容還是實踐工作來看，可以確定的是學生類檔案就是學生檔案，也等同于學生在校期間的個人檔案，是人事檔案的雛形，是全面反映學生在校期間個人經歷、學業成績、思想品德等情況的原始記錄。畢業后“檔隨人走”，學生檔案直接轉化為干部人事檔案或其他類型的人事檔案。作為在形成過程中前后相繼的同一類管理對象，高校學生檔案的歸檔材料與干部人事檔案的歸檔材料在內容和形式上并沒有形成良好的銜接。例如學生的學籍卡，有用人單位在干部檔案審核中認為是“包含學生姓名、籍貫、住址等學籍信息的登記卡”，與學生成績單是兩種不同的檔案材料；而高校檔案館提供的是包含學生成績和部分學籍信息的成績單；又如用人單位要求提供《入學登記表》或《報考登記表》等學生入學所填寫的材料，但《報考登記表》是學生錄取入校之前產生的歷史記錄，并不屬于高校綜合類檔案的歸檔范圍，高校檔案館只能提供《學生登記表》或錄取名冊為證。由于“27號令”只規定了學生類檔案材料的大致范疇，沒有具體列舉哪些材料需要歸檔，因此實踐中歸檔的主觀性過強，缺乏規范性和嚴謹性，加之各高校供學生填寫的各類表格名稱、內容不盡相同，給后續的干部人事檔案管理造成一定的困難。

（三）學生類檔案整套丟失現象依然存在。學生類檔案是高校所管理的各類檔案中，唯一一類歸檔完整后不歸屬學校保管的檔案。其伴隨學生的升學、就業而轉遞出校。實踐中存在因學校與檔案接收單位轉遞不清、畢業生檔案意識不強等種種原因，而出現丟檔、棄檔的現象，而鮮有原始檔案能找回。從而有用人單位在審核檔案過程中發現在校期間整套檔案缺失，同時不乏個人違約棄檔在先而要求補辦整套學籍檔案的情形。他們試圖通過學校檔案館的復印件來“重建”整套學生檔案。此做法不僅使人事檔案的權威性和嚴肅性大打折扣，同時若全套學生檔案均為復印件，且有些檔案材料一旦丟失無法補全，也可能會給個人日后辦理提干、退休、社保等手續時帶來諸多不便。

二、規范高校學生類檔案管理的關鍵點

（一）加強高校學生類檔案的“全過程管理”和“前端控制”。歸檔材料不全是高校學生類檔案管理需解決的突出問題。無論其主管部門是高校檔案館還是學院等其他部門，要在認識上明確學生類檔案就是學生的個人檔案，而且會成為日后人事檔案材料的重要組成部分，將其視為不斷形成、不斷積累的過程。對于干部人事檔案審核中反映出的高校學生檔案中有關報考、就業等關鍵節點材料缺失的突出問題，高校學生檔案管理部門有必要要求學生將研究生報名、畢業生招聘等網絡系統產生的有關報考、就業等事宜的“線上”材料下載打印并收集歸檔，從而客觀、真實地反映學生從入學到升學或就業的完整過程。在此基礎上，高校學生檔案管理部門還應對學生類檔案管理進行“前端控制”。《干部人事檔案管理條例》第十九條規定的學歷學位材料以中學為起點，“27號令”也指出學生類檔案包括高中檔案。高校學生類檔案是干部人事檔案的“前端”，而高中檔案又是高校學生類檔案的“前端”，要重視高校學生類檔案管理起點，在學生入學報到后就應對隨轉來的高中檔案進行逐一審查，其中的報考材料、入團材料等如有缺失應盡早補全，若等到學生畢業后檔案轉遞出校，再由人事檔案管理單位審核后補充，則檔案材料的補全難度會非常大。高校學生類檔案管理部門應最大限度地做到學生在校期間的相關個人檔案材料收集的齊全完整，保障學生類檔案歸檔材料的原始性和規范性，避免學生畢業后再補充在讀期限相關檔案材料的情況發生。

（二）明確高校學生類檔案的歸檔范圍。高校學生類檔案無論從內容還是形式上，都明顯區別于高校其他類型的檔案。但從“27號令”的內容上看，學生類檔案在概念上并不具備排他性，而且各高校對學生類檔案的有關規定的理解還存在不一致的情況，目前尚未出臺專門針對學生類檔案管理的規范，加之高校學生數量龐大、檔案管理人員有限、人員流動性大等諸多原因，導致高校學生類檔案的歸檔范圍不明確，歸檔材料不齊全的問題出現。筆者認為高校學生類檔案材料的歸檔范圍“宜寬不宜窄”，其收集應當以“27號令”為依據，明確教學類中的《學生登記表》《畢業生登記表》、成績單等同屬于學生類檔案的材料類型。針對此類材料，在形成時就應一式多份，形成后分別移交學校檔案管理部門，裝入學生個人檔案。同時高校學生類檔案管理部門應參照《干部人事檔案管理條例》中要求的學歷學位材料、黨團材料以及其他可供組織參考的材料，將學生在校期間檔案材料的歸檔范圍以清單的形式確定下來，明確不同材料的歸檔時間，提高學生類檔案歸檔工作的針對性和可操作性，加強高校學生類檔案與干部人事檔案管理的銜接。

（三）理順畢業生檔案轉寄的責任。畢業生檔案轉遞是保障學生畢業后人事檔案齊全完整的重要環節，同時也是高校學生類檔案管理部門與畢業生人事檔案管理機構就檔案管理權限的交接。要理順在此過程中高校、畢業生及人事檔案接收單位的責任，避免在此過程中檔案去向不明甚至丟失的情況發生。首先，高校學生類檔案管理部門要確保寄出的檔案齊全完整，根據不同生源、不同去向對畢業生檔案做精細化轉遞，保障轉遞流程的規范與安全，妥善留存檔案寄出記錄和檔案接收單位出具的接收回執，做到日后有據可查。其次，應幫助學生樹立檔案意識。學生檔案意識淡薄是造成“丟檔”“棄檔”現象的重要原因之一，高校的學院、檔案館等相關部門對畢業生進行集中教育或培訓，促使畢業生形成最基本的人事檔案意識，確保所填寫的檔案接收單位信息的準確性，主動追溯檔案轉遞去向，確認人事檔案的接收情況。再次，人事檔案接收單位在接收到畢業生檔案后應及時核查其材料是否齊全，并將接收回執返回畢業生所在學校的寄出單位，使畢業生檔案轉遞工作形成完整的閉環。

三、結語

綜上所述，《干部人事檔案管理條例》出臺以后，全國各級各類企事業單位在干部人事檔案審核中所反映的高校《學生登記表》《畢業生登記表》、學籍卡、成績單等在校期間學籍檔案材料缺失情況較為突出。由此反映出高校學生類檔案管理存在的歸檔范圍不明確、歸檔責任不清晰、檔案轉遞有風險等多方面的不足。對高校而言，目前尚未出臺專門針對高校學生類檔案管理的相關規范，故此，將高校學生類檔案視為學生在校期間的個人檔案進行管理是相對穩妥的做法，學生學籍材料的歸檔及管理工作可參照《干部人事檔案管理條例》的相關管理要求進行完善，從而提高學生類檔案管理的規范性與科學性。