基于大數據、云技術、人工智能等新技術發展的檔案信息技術發展與創新

文/高玉梅

隨著現今互聯網技術的快速發展，誕生了大數據、云技術以及人工智能等多種現代化的新技術，將新技術應用到各個行業的發展中，能夠很好地促進企業的管理工作質量與效率提升，對于檔案工作的開展來講無疑也能夠起到很大的促進作用。隨著時代的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現今的企業發展需求，所以對新技術進行應用，能夠促使基于信息技術發展基礎之上的檔案管理工作得到更好的發展，檔案的服務與利用功能得以最好的展現。本文對現代化新技術發展與創新進行研究與思考，其目的就在于此

企業在不斷的發展過程中，會產生大量的數據信息，企業中的檔案記錄發展中所有的事物與人員變動的情況。伴隨著大數據、云技術以及人工智能等新技術的誕生，越來越多的企業認識到了使用先進信息技術的重要性，并且逐漸地將其應用到企業的自身檔案管理中。但是在實際進行運用時存在著較多的問題，所以本文對相關技術在檔案信息技術的應用中進行相應的分析與研究。

一、新技術與檔案管理

1.基本概念

概念之一：大數據是現今互聯網行業快速發展的一種專業術語，指的是一種規模較大的具備能夠獲取、存儲、管理以及分析等功能，大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型以及價值密度低四大特征。

概念之二：云技術是在基于計算機技術發展之上的網絡技術、信息技術等多種技術的總稱，可以將其所有的資源按照需求進行使用，具有比較靈活的特點。

概念之三：人工智能也被人們簡稱為AI，主要是將理論與實踐進行結合的一種技術科學。人工智能的出現為人們的生活帶來了更多的可能，將人們的活動范疇也進行了優化，在人類的文明發展史上也是一種標志[1]。人工智能的發展能夠在較廣泛的領域中進行獨立的思考，實現與人類之間良好的交流與互動。根據我國現今的技術發展水平，人工智能已經具備了人類的思維與行為，可以對圖像進行分析，數據進行識別以及對信息的采集等簡單的操作功能，帶動了我國信息化技術的快速發展。

2.新技術的特點

對新技術進行使用能夠提升數據分析能力，數據分析是大數據信息技術發展的重要組成部分，將大數據技術應用到檔案管理中去，能夠有效地將企業檔案管理工作中的數據分析處理能力全面提升；并且增加對檔案信息的存儲量，因為大數據技術在使用中具有著較大的存儲空間，所以將其應用在檔案的管理中去，能夠更好地滿足企業的海量數據存儲需求。

想要提升企業的科學決策與管理，那么首要的前提就是先對大量的真實數據進行掌握，當企業在進行決策時缺乏全面的信息資源，也會造成出現偏差、失誤以及效率低下的問題。所以將云計算的強大計算功能與大數據的分析方法進行結合使用，能夠促進企業的檔案管理工作開展，從而為企業管理者提供更加全面的信息，促使決策與管理更加科學化。

人工智能的發展是現今世界上的三大技術之一，可以用機器人代替人類進行工作，通過對人類智慧的使用促進科學的不斷發展，在人工智能的研究中主要是通過語音識別、圖像識別開展的[2]。通過對人工智能技術進行使用，能夠更好地幫助人類進行各種文件、數據的處理，能夠達到檔案管理的共享化與規模化。

3.檔案管理中的數據處理

隨著計算機技術與互聯網技術的發展，加快了對數據進行處理的效率，促使工作的便利性得到提升，但是在現今的發展中面臨著海量且無序的數據，通過對計算機軟件進行使用，能夠快速地實現采集、存儲以及查詢等功能，從而將存在的問題進行解決。在檔案管理工作的開展中，隨著新技術的不斷出現，檔案的存儲基本上都是通過計算機與網絡進行存儲的，在對不同的計算機設備以及工作原理的使用基礎之上，將其進行時間與空間的分布分析，對文件、數據以及信息進行編輯，這些都是通過相應的硬件與軟件共同工作完成的。

二、新信息技術應用在檔案管理中存在的問題

問題之一：檔案管理人員的數據化信息水平有待提升

在現今社會的發展中檔案管理信息化已經是一種趨勢，但是在各個企業的實際應用中，還有部分企業在對檔案進行管理時，采用的是一種傳統管理方式。這種方式選擇不僅僅對工作開展的效率、質量等起到一定的影響，對于檔案管理人員的自身專業技能發展來講也有一定的影響。所以各個企業對新技術進行應用時，先要將檔案管理人員自身的新技術水平進行不斷地提升，才能夠將檔案管理人員的管理理念進行轉變，更好地將各種新技術應用在檔案管理工作中。

問題之二：檔案信息缺乏統一的管理

就我國現今的發展情況來看，每一個地區或者不同的企業之間，對檔案管理工作的開展還缺乏統一的管理標準，在實際開展工作時，企業要將工作開展與實際情況相結合，從而實現檔案信息管理工作的開展。正是因為每個企業的管理規范性不夠統一，所以不便于對檔案進行區域性管理，影響各個企業之間的檔案信息實現共享，對于檔案管理工作的質量與效率起到了影響。

問題之三：檔案管理工作的安全性需要提升

盡管在現今企業的發展中，將大數據、云技術以及人工智能等新技術進行使用，有效地將檔案管理的質量與效率進行提升，但是使用互聯網技術非常容易受到黑客、病毒等多種破壞因素帶來的侵擾。這些因素的存在對于企業的檔案工作開展起到了很大的影響，不利于檔案管理工作開展的完整性與安全性。所以在將新技術應用到企業的檔案管理工作時，對于互聯網技術的安全性要多加重視。

三、新技術在檔案工作中的相關應用

應用之一：促進對檔案的資源信息共享

將大數據、云技術以及人工智能等新技術應用在檔案管理工作中，可以實現檔案信息的網絡化、數字化以及社會化發展，能夠更加便于檔案管理者快速地找到相關檔案的位置[3]。在對檔案進行歸類放置時，需要按照我國的相關法律法規將所有的檔案進行分類整理，檔案管理人員自身要對檔案分類法中的細則非常熟悉。可以在基于人工智能的發展之上，對相關的分類進行參考，對其重要性進行了解，并且還可以使用字段加權混合的一種索引方式，將搜索獲得的結果排序更加準確。還能夠對人工智能的自動語言加工系統進行使用，方便用戶使用語音進行提問，根據用戶的言語表達找到信息庫中的相關檔案。所以說將人工智能應用到檔案的管理中，能夠將傳統的搜索方式進行改變，通過對相關的環境進行使用，從而將信息提取到學習的系統中去，而在學習系統中完成對信息的知識庫相關操作，最終將人們需要的信息進行反饋，滿足人們生活中的需求，促進檔案信息的推送與搜索，實現對檔案信息共享工作的開展。

應用之二：有利于科學決策與科學管理

促進企業進行科學決策與科學管理的實現，就要掌握到大量的詳細且可靠的信息資源，在企業發展中出現信息資源的缺失，就會導致企業管理者的決策效率出現偏差，不利于企業的健康發展。因為在電子檔案的發展中具有非常豐富的數據信息，通過對云計算的強度按計算功能與大數據分析方法進行使用，根據電子檔案的特點進行有目的性的選擇與使用，從而為企業的發展提供更加全面的信息，促進決策與管理發展的科學化。

應用之三：健全檔案信息化管理體系

將檔案管理的信息化體系進行建立健全，能夠為企業的檔案管理工作開展提供更加充足的制度保障，所以就需要企業在不斷的發展中結合自身的實際情況，將檔案信息化管理體系進行完善。要將大數據技術融入到檔案管理工作的開展中，企業制定出科學合理的制度，促進監督工作開展的力度提升，保障所有的檔案工作人員能夠按照規范來執行工作。并且企業要及時建立起檔案管理信息化的安全防范機制，在將大數據技術應用在檔案的管理工作開展時，比較容易受到系統漏洞、病毒等影響，不利于檔案管理工作開展的安全性與完整性，所以就要求企業不斷地加大對檔案管理工作的信息系統進行安全防護。通過將相關的系統進行優化與升級，實現對檔案管理的安全性發展，也能夠通過對殺毒軟件的使用保障信息的安全性與完整性發展。

應用之四：人工智能的使用提升檔案信息管理效率

在我國現今的發展中人工智能的出現是符合檔案信息管理的需求的，將檔案管理工作由實體的保管轉向網絡信息化的保管，為更多的用戶提供了優質的服務，促使我國的檔案管理向著數字化、信息化以及規范化的方向發展[4]。我國的檔案信息管理工作開展最主要的就是促進檔案進行信息數字化的轉變，從而在網絡的發展中進行使用。隨著近些年的不斷發展，檔案的數字化發展也逐漸成為了高速掃描、數據庫數據壓縮等技術，實現對傳統紙質文件進行改革，作為一種新的存檔方式。通過對人工智能信息化技術的使用，實現對檔案的電子歸檔，從而構建出一個有序的檔案信息庫，將檔案管理中的信息化效率與準確性進行提升。

應用之五：推動檔案數字化的管理

檔案數字化管理是現今使用新技術進行檔案工作開展的基礎，為檔案工作開展奠定了堅實的基礎。伴隨著各種新技術的不斷發展，想要將數字化管理進行推廣就要建立在比較完善的技術發展之上。首先將人工智能與大數據的技術價值進行發揮，并且建立起完善的深度學習體系，通過對計算機進行使用促進對檔案數據知識與規律的識別，更好地將人工智能對檔案進行管理的經驗進行積累，更好地將人工智能的輔助作用進行發揮。海量的數據信息存在是使用大數據、云技術以及人工智能進行檔案管理的必要條件，將檔案進行數字化與電子化能夠更好地促進在檔案管理中將自身價值進行實現。

四、互聯網新技術應用在檔案工作中解決問題的方法

1.存在的問題

1.1 設計問題。在檔案工作的開展中，將大數據、云技術以及人工智能進行使用，最為基礎的問題就是設計。在進行設計時要從最為原始的系統開始進行分析，要將設計、實施、運行以及結果進行全面化的分析。在對檔案管理工作進行工作模式的設計，在各個流程的開展中都需要有專業的人員以及檔案管理者參與其中，才能夠更好地實現設計的完善化發展，保障開發出的系統能夠符合實際工作開展的需求。但是在設計的過程中會出現較多的問題，不管是進行分析還是設計，對問題分析得不全面都會導致出現系統設計的差錯。

1.2 資金問題。在將大數據、云技術以及人工智能與檔案管理工作進行融合時，還存在著一個資金的使用問題，在現今的社會中科技的發展與經濟之間是密不可分的。所以將大數據、云技術以及人工智能等新技術應用在檔案管理工作中，就需要對現今的技術與設備進行引進，并且定期對其進行維護與保養工作的開展，從而不斷地將各種新技術在檔案管理工作中的服務效率與水平進行提升。但是就需要對大量的人力、物力以及財力進行使用，所以大量資金的安全使用也是一個比較大的存在問題。

1.3 安全問題。將各種網絡新技術應用到檔案管理工作的開展中，最大的突出問題就是安全問題，我國對于檔案管理工作的開展有著一系列的標準，在對新技術進行使用時也要一一與其相適應。要積極順應國家政策促進對人工智能技術的開發，檔案管理工作的開展是否有著比較安全的網絡開放系統，以及人工智能在使用中防火墻是否能夠對較多的惡意破壞進行抵御等，都是需要進行考慮的安全問題，所以要不斷地將技術進行提升促進防范水平的提高。

2.解決方法

在檔案管理工作的開展中，相關的工作人員要重視檔案管理的原則與規范，在工作中嚴格遵守相關要求。對于一些開放的檔案信息內容更是要加強管理，將各種新技術應用在檔案管理工作中，要有著明確的使用目標以及規劃，在對新科技進行發展使用的同時，也要將自身的素質進行提升。工作人員要在管理過程中加強對源文件原始性的管理，將所有的職責進行明確的劃分，建立健全檔案的電子管理制度，不斷地將檔案管理工作者的素質進行提升，促進檔案管理工作開展的安全性。除此之外，還要對我國要求的相關標準進行嚴格的遵守，例如使用較多的電子印章相關法律法規等。在針對事物類的檔案進行管理時，可以將現今比較先進的3D打印技術進行使用，通過該技術實現對文檔的備份保存，防止原件丟失無跡可尋。在運用新技術時，還要保障技術的簡單使用與可操作性，從而更好地將技術應用到檔案管理工作的開展中。

毋容置疑，隨著大數據、云技術以及人工智能的迅速發展，各個行業也逐漸認識到將新技術進行應用的重要作用。檔案管理是在企業進行管理工作開展時的重要部分，通過對相關新技術的使用，能夠提升檔案管理的工作質量與效率。筆者通過本文的論述，對現今新技術在檔案管理中應用存在的問題進行分析，并有針對性地提出了相關應對策略，期望能夠為本單位以及社會有關方面后續的檔案管理工作開展提供更多的參考價值與借鑒作用。