新形勢下高校檔案管理現狀及應對策略

文/李 篤

當前，我國通過應用總體經濟理論，推動了全球市場經濟的發展，為我國高校參與全球教育行業競爭營建了前所未有的機遇。同時，也推動了我國高校教育的全面轉型升級。本文以此為出發點，在我國高校高質量發展新形勢下，概述了高校檔案管理內涵，介紹了高校檔案管理現狀，剖析了檔案管理中存在的問題，并提出了應對措施與策略

進入新時代，高校檔案管理通過增強檔案管理的信息屬性，提高了檔案采集、存儲、使用的功能。借助信息化深化改革，建立檔案數據化管理，深入發掘了檔案數據特征，全面提高了檔案管理效率、擴增了檔案數據化管理后的效用，推動了高校行政管理、教育管理、資源管理等各個方面發展。

一、高校檔案管理內涵解析

從概念界定看，高校作為一個教育組織機構，在其運行過程中生成的所有資料，均可以作為檔案進行收集、整理、著錄、鑒定、保管、編研、統計、利用服務等。

隨著高校系統性改革工作的深化，檔案管理也正在向著規模化、功能化、數據化方向持續擴展。例如，在規模化方面，高校與高校之間、高校與行政單位之間的檔案信息交互頻率正在增加。在功能化方面，高校檔案管理的成果，可以為國家教育事業、人力市場建設等提供更為精準的依據。在數據化方面，日新月異的高校高質量發展，每日均在生成海量檔案信息，為了實現對此類信息的高效化管理，則需要進一步將其升級檔案數據化管理水平。

二、新形勢下高校檔案管理現狀分析

與傳統時期的高校檔案相比，新形勢下的高校檔案管理已經發生了根本性轉變。首先，自2018年大范圍實施“互聯網+”改革以來，我國高校通過建立計算機網絡，全面實現了檔案信息化管理改革，更新了檔案管理自動化辦公系統、建立了新型檔案信息管理系統。其次，在檔案信息化管理中，已經實現了檔案信息采集、存儲、上傳、應用方面的一體化管理。最后，由于近年來數字化思維、數字化技術在各行業諸領域的應用，高校檔案管理中出現了信息化管理深化改革與轉型升級的新需求。

具體而言，初級的高校檔案信息化管理，只是將紙質檔案管理，轉變成了電子檔案管理，實現了管理方式上的根本轉變。然而，這種轉變只是在較低水平上提高了檔案管理效率。要真正發揮檔案管理效用，則需要深入一步，在深度層面上，結合當前對檔案管理信息化管理的認知水平，將其延伸到檔案數據化管理階段。由于高校檔案信息化管理與數據化管理之間存在本質性差別，前者注重管理方式的變革，后者強調管理效用的擴增。因而，需要抓取檔案管理要素、檔案管理指標、檔案管理信息之間的數據共性特征，進而創建檔案數據化管理體系，實現檔案管理功能層面的轉型，擴增檔案管理效用，提高高校全要素生產率。

三、新形勢下高校檔案管理存在的問題

1.檔案管理理念滯后

新形勢下高校檔案的數據特征已經獲得了有效發掘，應用初級信息化管理階段的管理理念，既不能滿足數據分析需求，也很難真正達到對檔案管理價值開發。以教育教學方面的檔案管理為例，圖書館檔案、教育產品檔案、學籍檔案之間存在密切關聯，按照高校檔案信息化管理理念，重點放在對各個子類的檔案信息化管理方式上。

例如，一方面側重于數量方面的信息增量處理，另一方面十分注重對于這些檔案信息的單一化利用。如圖書館檔案、教育產品檔案、學籍檔案，對于教師而言，有利于輔助教師研發新的教育產品。但是，由于缺少教師與學生兩大主體，對于此類檔案信息的交流與實時共享相對不足，容易使利用結果大打折扣。另外，對各類檔案進行數據分析方面的不足，也降低了檔案管理效用。很難實現真正意義上的檔案高效使用、充分利用等目標。

2.檔案管理效率較低

從實踐經驗看，對部分高校而言，雖然增強了檔案管理的重要程度，但在檔案信息化管理方面，既沒有充分理解檔案信息化管理存在多個發展階段，也沒有更為清晰地區分信息化管理與數據化之間的本質性差別。

所以當高校將檔案管理限定在信息化管理階段時，就導致了不能滿足新形勢下高校高質量發展中對于檔案的高效使用、充分利用需求。深入一步看，現代高校與國家、社會、家庭、個體之間的關系日益緊密，對各行業諸領域的發展、人力市場的完善等越來越發揮著不可替代的作用。因此，一方面高校檔案管理效率較低時，社會組織與個體人格向社會人格的全面發展速度相對較慢；另一方面高校與人力市場的信息比較不全面，進而影響人力資源“供給側”與“需求側”之間的均衡性。

3.檔案管理利用不足

從當前的實際情況看，在完成高校檔案管理人才更新換代與信息管理技能培訓事項后，檔案管理人員的綜合素質仍然有待提高。而且在團隊建設方面需要進一步結合檔案數據化管理需求，提高團隊協同管理能力。另外，隨著移動終端新型數據采集設備的創新及應用，需要按照終端數據采集、通訊傳輸、數據中心數據分析等基本流程，開展系統性培訓等。

四、新形勢下強化高校檔案管理的應對策略

1.提煉改革經驗，更新檔案管理理念

首先，高校應該提煉前期檔案信息化改革經驗，在檔案信息屬性基礎上，突出檔案數據特征。建議從兩個方面開發檔案管理價值，一方面賦予檔案管理一個明確的中介功能，使其能夠成為檔案管理使用主體的“工具”；另一方面應該區分檔案信息化管理與數據化管理之間的本質性差別，清晰地界定信息管理方式與數據分析功能。

其次，建議劃分出“互聯網+高校檔案”改革的不同階段，梳理出檔案信息化管理階段、檔案數據化管理階段，以及未來的檔案智慧化管理階段。根據當前高質量發展的需求與數字化技術應用現狀，推動檔案信息化管理向數據化管理的轉型。同時，應該在互聯網的“萬物互聯”基礎上，將信息交互、數據共享作為檔案數據化管理的基本前提，先建設檔案數據化管理體系，再結合數據共享平臺推動配套的機制改革，全面實現高校檔案的高質量管理。

2.增加數字技術，提高檔案管理效率

首先，應該在高校自動化辦公、信息管理系統條件下，引入數據庫技術，開展檔案管理數據庫建設工作。建議按照“數據庫技術+計算機技術”的基本經驗，在檔案管理信息庫基礎上，建設檔案管理要素庫、檔案管理指標庫，并在二者之間建立起對應關系。完成不同類型的檔案數據庫建設后，可以通過信息管理系統中的通訊網絡，將各個類型的檔案數據庫關聯起來。

其次，建議應用大數據技術，在明確了終端數據采集——中端數據通訊傳輸——數據中心管理三大板塊后：（1）在終端數據采集方面，購置新型數據采集設備，如語音輸入設備、電子掃描設備、手持數據采集設備等，提高檔案數據采集效率。（2）在數據傳輸方面，建議以當前的5G技術為準，結合高校計算機網絡建設條件，建設基于5G技術的高速通訊網絡。（3）在信息管理部門設置獨立的數據管理小組，或者專門設置一個數據中心管理部門，增強檔案數據化管理效率。簡單講，應該在三大板塊的基礎上，建立一個以“數據采集——數據上傳——數據存儲——數據獲取——數據分析——生成分析報告——分發分析報告——調整數據檔案管理方案”為基本流程的高校檔案數據化管理體系。

3.培育新型人才，擴增檔案利用途徑

在高校檔案數據化管理體系建設過程中，應該配套的實施系統性的人力資源管理培訓，以此保障在培育新型人才的基礎上，實現擴增檔案管理成果利用途徑的目標。首先，建議應該從數字化思維出發，優化管理人員的知識結構。具體操作中，應該先采用檔案分析法對現有的管理人員開展摸底調研與知識結構解析，再通過制定知識結構優化專題開展培訓，尤其應該突出數字化思維的培育，為后續的數據分析奠定必要條件。

其次，應該培訓全要素分析與指標細化處理方法，使管理人員能夠利用數據庫技術更為全面地解析檔案管理要素、完善檔案管理指標。至于大數據技術方面的培訓，建議與技術提供方簽訂合同，通過第三方開展專門化培訓。最終則能夠實現按照“以能配崗”的思路，將檔案管理人員配置到合適的檔案管理崗位等。

上述分析研究表明，新形勢下高校檔案管理的重要性在提升，作用在擴大。從以上初步分析可以看出，前期檔案管理信息化改革中對高校發展起到了積極的促進作用。而在新形勢下，我國高校高質量發展時期，一方面應該吸收、提煉前期改革經驗；另一方面則需要在深度與廣度兩大層面，開發檔案的數據特征，借助對數據庫技術、大數據技術的進一步應用，建立效率更高、效用更大的檔案數據化管理體系，進而為我國高校發展提供必要的技術支撐。尤其是在不同類型的檔案管理中，應該盡可能利用數字化思維與數字化技術，增強數據共享、推進協同管理。據此，高校檔案管理將會呈現一個新的局面，必定會更好地助力于高校的快速發展。