大數據時代企業電子文件歸檔和電子檔案管理的探索與實踐

文/姚 姮

在大數據時代，通過分析檔案從紙質向電子轉變過程中出現的法律憑證、“四性”保障、檔案利用等一系列問題，以國家檔案局試點項目為基礎提出切實可行的解決措施，達到創新管理模式、實現經濟效益和社會效益雙提升的工作效果

當前正處于以計算機技術為核心的全球網絡化時代，隨著信息化進程的加快和辦公自動化程度的加強，越來越多的電子文件呈現在人們面前。從紙質到電子的轉變，可以說是有記錄以來檔案最大的變革。與紙質文件相比，電子文件具有更大的信息量和更廣闊的發展空間，打破了傳統檔案管理模式，從而為檔案工作帶來了新的要求和挑戰。

基于此背景，國家、行業和技術層面都在不斷推進電子文件和電子檔案單套制，2016年4月國家檔案局發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中首次在國家層面明確提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制管理試點”，并逐步開始在全國范圍內開展電子檔案單套制的試點工作。我公司作為勘測設計行業的代表，以設計項目文件材料歸檔、會計核算電子文件資料、電子發票以及其他電子票據歸檔和電子檔案管理為試點內容成為國家檔案局試點單位并順利通過試點驗收，在試點工作中發現一些問題并探索出一些電子檔案管理工作經驗。

一、電子檔案管理應關注的問題

1.電子檔案如何發揮法律憑證效力的問題

在傳統紙質檔案管理模式中，紙質檔案因其載體的穩定性得以保證信息的原生性，進而發揮檔案的法律憑證價值。而在數字化時代，電子文件具有極強的流動性和易改性，且修改后難查痕跡，因此，電子檔案如何發揮法律證據效力是需要關注的重點問題。我國頒發的《中華人民共和國電子簽名法》明確規定“可靠的電子簽名與傳統手寫簽名與蓋章具有同等的法律效力”，從而確保了帶有國家認證的數字證書的電子文件的法律效力。確保電子文件的真實可靠，是電子文件擁有證據證明力的前提。

2.電子檔案如何保障“四性”的問題

電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性、安全性，在電子文件時代，由于電子文件的信息載體的可分離性以及存儲介質的不穩定性，導致電子文件存在著使拷貝件和原件“真假難辨”，原文件必須要不斷轉換格式去適應新系統等問題，削弱和降低了電子文件的“四性”，從而難以有效控制電子檔案的“四性”符合程度。

3.電子檔案如何利用挖掘的問題

伴隨著大數據時代信息建設的不斷提速，信息、數據也成為了企業發展和競爭的重要動力，如何分析、挖掘檔案大數據是信息深入開發、推進知識管理、企業大數據應用的基礎。轉換檔案利用方式，不僅僅只局限于收集檔案相關信息，更需要延伸到前端業務系統——從電子文件產生的源頭采集相關數據信息，發掘檔案資源價值，讓檔案“亮起來”。

二、工作中采取的相應措施

面對以上出現的種種問題，我公司持續推進企業檔案工作由“雙套制”到“單套制”管理模式的轉變以及從被動到主動的服務模式的轉變，并探索出一些創新性、示范性的先進舉措，為公司創造良好的經濟效益和社會效益。

1.搭建高效的基礎設施，保證電子文件高速流轉

建立同城異地備份中心建設，與企業總部實現互聯互通。除使用連續數據保護軟件對電子檔案管理系統虛擬機進行數據保護外，在備份中心機房部署NBU數據備份系統，實現電子檔案數據的同城異地備份，提高數據安全性。

建立企業數字檔案館專用私有云平臺，基于大規模電子文件存儲、管理、利用的要求，為電子檔案管理系統的存儲擴容和系統運行提供充足可靠的IT資源服務。

建設獨立的集中式存儲（主存儲和備份存儲），為電子檔案管理系統提供專用存儲資源，滿足電子檔案規模的高速增長，提供高可靠的存儲環境。

建立高效企業互聯網訪問基礎設施環境，從總體上提升互聯網接入的穩定性、可靠性和高性能要求，保證前后方溝通和信息傳輸的通暢。

2.優化業務流程，完善電子文件管理模式

完善業務系統作業流程，建立起電子文件從產生、流轉至歸檔的全生命周期管理機制，實現電子文件的及時可靠完整歸檔。結合業務系統的信息化建設，通過與檔案管理系統的對接聯動，對業務模式、業務流程進行再造和重組，同步梳理業務流程產生的各類電子文件及其元數據，使電子文件的收集歸檔與業務系統高度融合，不斷推進并最終實現以電子檔案為主體的檔案“單套制”管理。

以公司設計項目系統為例，為加強設計報告、設計圖冊等設計產品電子文件和紙質歸檔的一致性管理，重新梳理產品的出版流程，從而改進優化系統文印出版功能，在原有產品源文件管理基礎上，線上提交出版電子文件的PDF版本文件，最終實現出版電子文件和紙質文件歸檔的一致性，為檔案工作向單套管理的轉變提供了堅實保障，目前勘測設計圖紙檔案單套管理工作已著手實施，其他檔案文件的單套管理工作將逐步推行。

在財務共享中心中，為優化會計檔案立卷歸檔過程、最大發揮電子會計檔案作用，重新梳理電子會計檔案元數據及其整理流程，將傳統以“卷”管理模式轉變為以“件”方式管理，把財務共享中心產生的關鍵數據信息歸檔至檔案系統，方便后期查找利用；另一方面，在電子發票、電子票據上，已無需打印紙質文件，在檔案單套管理的探索實踐上取得初步成效。

3.自主開發檢測系統，充分保障電子檔案“四性”

深入研究電子檔案“四性”相關制度標準，自主開發獨立于與業務系統，與電子檔案管理系統松耦合的設計架構的四性檢測系統。通過對電子文件歸檔信息包、電子檔案長期保存封裝包進行“四性”檢測，并將檢測結果可視化展現，展現內容包含四性的檢測狀態、檢測結果、檢測時間等信息。四性檢測系統讀取元數據和電子文件進行四性檢測和數據分析，不變更電子檔案的任何數據信息，最大程度保護電子檔案管理系統的系統獨立和數據完整，充分保障電子文件“四性”。

采用數字證書電子簽名服務和可信時間簽名服務兩部分保護數據的完整可信，防止對數據未經授權的修改，確保簽名行為的不可抵賴。再加上四性檢測系統，從而真正解決了電子文件歸檔和電子檔案長期保管過程中，檔案來源真實性、檔案電子文件不完整、元數據信息不完整、重復歸檔、檔案遷移可靠性等傳統檔案工作中難以解決的一系列難題，極大地提高了檔案工作效率和數據質量。

4.制定規范的管理體系，建立電子檔案管理標準

建立科學合理的電子文件管理制度、標準、規范體系，是有效開展電子文件歸檔和電子檔案管理工作的前提。制度規范應涵蓋電子文件從形成歸檔到檔案管理的全過程管理及安全性要求，內容包括檔案元數據、歸檔接口、檔案四性檢測、數字證書等，統一、規范的制度體系是推進電子文件歸檔與電子檔案管理工作的重要一步。

根據國家《電子簽名法》、國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等國家、行業的標準規范，結合試點工作目標和檔案工作發展趨勢，新編及修訂了一系列公司級的標準規范，明確了從電子文件形成到電子檔案管理的全周期各環節的工作要求，規定了業務系統電子文件和數據信息歸檔的技術路線、實現機制、歸檔數據封裝規范，從公司管理、檔案管理、信息化等各個方面建立和保障了電子文件的管理和歸檔依據，為推進企業以電子檔案為主的檔案單套管理工作提供基本依據。

5.完善電子檔案元數據，挖掘電子檔案價值

電子檔案元數據不僅僅只是提高檔案管理人員工作效率的數據，更是實施知識管理和大數據分析應用的基礎。采集元數據不規范、不完整，就無法揭示業務系統中電子文件的流轉過程，導致后期用戶利用不方便，檔案資源成為“死資源”。制定元數據規范，為歸檔接口開發建設、檔案數據庫建設、檔案四性檢測提供了基本依據。元數據方案本著開放共享的理念，樹立“企業檔案數據倉庫”的理念，從數據長期利用、深度開發為出發點，將業務部門認為重要或需長期關注的業務數據納入元數據建設體系。元數據取值根據設定規則從業務系統數據中取值或者默認取值，實現元數據自動采集，無需人工干預，并且利用信息技術，實現關聯業務電子文件的關聯展現，使檔案信息資源“活起來”，方便用戶后期利用，為電子檔案長期利用、知識管理及大數據利用奠定了良好的基礎條件。

三、工作效果

1.檔案單套管理工作上取得突破

技術上，檔案電子文件基于數字證書進行電子簽名，解決了電子檔案在法律規定的電子憑據可信用方面的基本問題，解決了數字證書過期導致檔案電子文件完整性被破壞的普遍難題，解決了電子檔案形成時間的可信性問題。業務上，實現電子文件歸檔質量的全面提升，對于已對接的業務系統中原生為電子的，加上相關技術和制度規范的保障和規定，均可取消紙質載體歸檔。

2.全面提升電子文件歸檔質量

在檔案單套管理發展形勢下，相關檔案文件材料歸檔范圍的適用性和適應性同時也需要進行相應調整。一是通過重新梳理相關業務文件歸檔范圍和歸檔形式，提升電子文件收集歸檔的可操作性；二是通過完善業務系統作業流程，建立起電子文件全過程收集歸檔機制，實現了電子文件的及時可靠完整的歸檔；三是通過電子文件在線歸檔、自動電子簽名、檔案四性檢測等手段，保障電子文件及時可靠完整歸檔。

3.管理新模式創造大價值

加強電子文件歸檔和電子檔案管理，持續推進檔案單套制管理模式，使企業的檔案文件在不同程度減少了紙質輸出，檔案文件的大量電子化也避免了數字化的大幅投入，實體檔案館運行維護和人工成本隨著上述工作將顯著減低。推行單套制會給企業帶來顯著的經濟效益，同時紙張消耗的大幅減少在生態保護方面也將產生良好的社會效益。

綜上所述，在大數據時代背景下，檔案管理信息數量和類型越來越多、信息資源利用也愈加廣泛，檔案管理工作要順應時代發展趨勢，積極探索如何創新管理工作思維，樹立大數據應用理念，進一步挖掘電子文件價值，從成果管理轉變為價值管理，打造完整高效的檔案信息大數據平臺，從而使檔案更好地發揮服務與利用功能，為公司的發展提供有力的支撐。