大數據背景下構建社保檔案信息化管理體系的思考

文/崔冠棟

社保檔案信息化管理是社保檔案管理的重要發展方向，其可推動社保檔案信息接收、傳遞、利用一體化服務的實現。為此，檔案管理工作實踐中，需要強化對社保檔案信息技術的研究。本文將分析信息技術在社保檔案管理應用中遇到的問題，并在此基礎上探討相應解決的措施與對策

伴隨著我國社保制度的不斷完善以及參保率的提升，促使我國社保檔案的種類、數量都有了大幅度的增加，同時也增加了我國社會保險檔案管理工作的難度。社保經辦機構只有借助于大數據技術及大數據平臺，建立起現代化的社保檔案信息管理體系，才能滿足日益復雜的社保檔案管理要求，實現社保檔案信息資源的有效整合，提高社保檔案管理的專業性，提升社保檔案管理工作的效率，使之更好地發揮服務功能，為經濟社會發展提供有力支撐。

一、大數據背景對社保檔案管理工作所產生的主要影響

1.大數據背景下針對社保檔案管理方法所產生的影響

在傳統的社保檔案管理工作中，由于我國社保參保率整體較低，且相關部門在開展工作時缺乏工作流程和行業標準的制約，因此就極易出現兩種情況：其一，各地區在進行社保檔案管理工作時通常采用人工錄入管理的工作方式。在過去，由于參保率低，社會保險的覆蓋范圍也較為狹窄，因此人工處理社保檔案的方法還有據可依。但是在大數據背景下，隨著我國社保實現全面覆蓋的進程加快，人工管理方式已然不能夠滿足社會各界對其工作效率的基本要求，而且該種模式對工作人員的數量要求極大，長此以往必將造成部門人員冗余，致使各單位人員支出加大，影響單位內部的平衡；其二，行業內部缺乏標準致使社保檔案管理工作開展缺乏規范，各地區所執行的標準及流程不一。由于在傳統的社保檔案管理模式中各地區普遍采用人工處理的方式方法，在此背景下，很容易造成各地區工作開展水平不一致，檔案信息的準確性和安全性大打折扣，從而影響社會各界對社保單位工作的整體評價，降低各部門的公信力[1]。

2.大數據背景下針對社保檔案管理平臺所產生的影響

在傳統的檔案管理工作中，社保檔案往往寄存在各單位的檔案保管室中，而通常情況下，由于各單位在發展過程中逐步擴大自身規模，導致紙質檔案的數量也逐步呈現出上升趨勢，使工作人員數量大量增加。因此，不但加重了檔案管理科室的工作難度，而且在對相關人員的社保檔案進行查閱時，也會受制于檔案規模的基礎龐大而難以迅速開展，大大制約了部門管理水平的提升。現階段，尤其是在大數據背景下，各單位對社保檔案管理工作的要求從紙質轉移到了電子化管理，如何全面實現檔案接收、傳遞以及利用的一體化目標也成為各部門工作人員所關注的焦點，只有將社保檔案信息全面錄入到相關平臺內部，才能夠保障該項工作的安全性及準確性。

3.大數據背景下針對社保檔案管理制度所產生的影響

傳統的社保檔案管理模式已經落后于時代的要求，在此背景下，我國社會各界所普遍遵循的檔案管理制度也失去了其對行業工作開展進行規范和約束的初衷。尤其是在針對社保檔案安全性的相關要求方面，傳統的社保檔案管理制度較為片面，且內容中并未涉及對檔案信息化和電子化管理所提出的相關規范。所以，各社保經辦機構在加強對大數據技術的學習與利用的同時，必須要對以往的社保檔案管理工作模式進行全面的調整與優化，并結合我國社會的實際狀況，以及社會各界的根本要求，來構建出更為完善合理的管理制度，從而讓行業相關人員在開展工作時能夠有據可依，切實解決參保人員在社會保險的參保和待遇享受過程中所遇到的諸多問題[2]。

二、現階段我國社保檔案管理工作中所存在的基本問題

1.現階段我國社保檔案管理部門缺乏基于大數據基礎上的管理意識

近年來，隨著我國社會大數據技術水平的全面提高，各行各業對信息化的認識也有了相對顯著的進步。但是，在社保檔案管理部門，由于相關管理人員深受傳統檔案管理模式的制約，且其自身對大數據技術的認知不足，因此傳統的思維模式已然阻礙了行業內整體工作水平的提升。同時，在個別地方，盡管上級領導已經下達了加強社保檔案信息化管理建設的要求，但是由于部門內部工作人員并不具備相應的信息化知識和手段，在對大數據技術進行充分利用的同時很難達到改革創新的發展要求，因此在其主要的工作中仍舊以傳統的檔案管理模式為主，故此大大制約了其信息化的發展水平，阻礙了社保檔案管理工作的全面開展[3]。

2.現階段我國社保檔案管理工作缺乏效率

各社保經辦機構在進行社保檔案的管理工作時，除了要對不同險種產生的社保信息進行精準錄入以及分類歸納之外，在社會進步發展的要求下，還需對相關信息進行整合分析，從而保障各級領導能夠對本地區的社會保險覆蓋面有所了解、有所掌握，以確保對當地由社會保險所衍生出來的諸多問題進行科學有效的決策。但是，由于部分社保經辦機構內部對信息化缺乏相應的了解認識，所以社保檔案管理人員仍舊采用傳統的管理模式來開展工作。在此情況下，一面是逐步擴大的參保人員基數，一面是人工處理的工作方式，很難在實際工作中對相關信息進行準確的錄入與分析，這不但影響單位內部的管理水平，而且還影響社保檔案處理的最終效果。

3.現階段我國社保檔案管理工作缺乏完善的安全化管理制度

在社保檔案管理工作中，如何保證檔案信息存儲的安全性是行業內部在開展工作時所必須關注的重中之重。社保檔案的合理化存儲不但代表著參保人員基本信息的安全，而且對后續工作中參保人員合法權益的正常行使也起著決定性作用。然而在傳統的社保檔案管理工作中，對紙質檔案的存儲缺乏嚴謹性，致使其在保存過程中極易因污損或火災而降低其信息的準確性。尤其是在現階段，各地區部門對大數據技術的利用并不到位，因此在紙質檔案的電子化錄入過程中通常會發生對應偏差，從而嚴重影響了參保人員的合法權益，制約了本地區社會保險工作的運行。

三、加強社保檔案管理信息化建設工作的相關策略

1.增強社保檔案管理部門的大數據管理意識，不斷提升信息化思維力度

在大數據時代背景下，社保經辦機構必須加強對信息化技術的學習與實踐，在充分了解信息化工作的內涵與優點的同時，全面實現社保檔案紙質化向電子化、人工處理模式向智能處理模式的有效轉變。在此過程中，省級社會保險管理部門需加強對全省各級社保經辦機構踐行信息化管理的要求，立足于社會保險省級統籌的發展目標，統觀全局，整合資源，對社保檔案管理工作進行合理化配置。全省社保工作人員需樹立信息化思維，并通過對當前社會大數據技術發展的了解來對社保檔案管理工作模式進行全面的改革與創新，同時，依托“金保工程”建立健全社保檔案大數據管理平臺，從而全面提高社保檔案管理的工作質量。

2.在大數據背景的支持下全面提高部門工作的整體效率

一是省級社會保險管理部門需依據當前我國社會發展的基本狀況，以及社會各界的相關要求，來督促全省社保經辦機構工作人員全面提高對社保檔案管理的認知水平，并在合理利用大數據技術的基礎上，針對傳統的檔案管理工作進行模式和基本工作方法的創新；二是定期對所有檔案管理人員進行專業技能的培養和考核，除了檔案管理相關的內容培訓外，還需對其進行大數據技術的統一學習，在此基礎上，保障社保檔案管理人員崗位職能的發揮，并充分借助大數據社保管理平臺，實現部門信息化水平的提升；三是社保檔案管理部門需主動摒棄傳統管理工作的落后模式，在實際的管理工作中加強對單位現狀的了解，并在此基礎上通過對大數據的相關利用來掌握本地區單位的參保規律，從而切實制定出更為合理的社保檔案管理計劃。

3.利用大數據技術加強社保檔案管理的安全化建設

首先，要求各社保經辦機構能夠對本單位內部所有的紙質參保信息進行統一的錄入和分析，并在保障各方面數據準確性的同時，實現單位內的電子化管理目標。其次，為了維護大數據社保檔案管理平臺信息調取和查閱的安全性，要求社保檔案管理部門制定嚴格的查閱制度，對內外網進行合理化加密，以有效防止部分信息數據的泄露，從而保障所有參保人員基本信息存儲的安全程度。最后，可將紙質檔案與電子檔案合二為一，建立起統一的社保檔案管理工作室，在實現錄入、傳遞、利用及第三方查閱為一體的服務目標的同時，對單位內部的所有信息進行全方位的合理保護。

4.多措并舉，逐步建立健全檔案管理的制度體系

一是全面整合行業資源，立足于各單位部門的基本要求來構建、完善全省統一的社保檔案管理制度和社會保險檔案管理平臺，通過對檔案登記、考核以及評估等各環節的約束，來保障各部門工作人員自身崗位職能的發揮。二是對全省社保經辦機構檔案管理人員進行信息化、數字化以及電子化的專業培訓，從而保障內部社保檔案管理平臺的合理開發與利用，以提高相關人員的工作效率。三是制定社保經辦機構創建“AAA級”檔案室的目標，通過獎懲制度全面調動全省社保經辦機構的工作積極性，從而提高對信息化管理的重視程度。四是做好對檔案管理的監督工作，對違法違紀的行為給予嚴厲懲處，嚴格規范全體工作人員對社保檔案信息錄入、統計及管理過程中的所有行為，并及時予以核查和回顧，從而避免信息混亂，保障檔案管理工作的安全。

通過上述分析研究可見，傳統的檔案管理工作模式已然落后于時代發展的要求。尤其是在新時期、新形勢下，社會在進步，大數據技術也在不斷發展，社會各界對社保檔案管理工作也提出了更高的要求。相關部門只有在全面貫徹落實社會保險檔案管理信息化的基礎上，改變其自身原有的、落后的管理理念，逐步深化信息化的相關思維，并通過對行業建設、單位建設以及隊伍建設的整體改革，來將信息化貫徹落實到整個社保經辦行業的實際工作中，從而實現社保檔案管理工作的電子化、信息化的相關要求。為此，各級社保部門必須擰成一股繩，踐行國家所提出來的相關政策，在不斷提升自身管理工作的專業化水平和服務質量的基礎上，提高社會各界的滿意率，切實抓好檔案管理信息化這一重要環節，以促進行業內部的健康有序發展。