檔案信息化建設與檔案創新管理的思考

文/安 芬

檔案信息化建設是改善檔案管治程度的關鍵方式，還可以增加檔案辦事效能，推動檔案任務平穩順利開展。本文從檔案信息化建設的概念、特點和實際步驟出發，研究了完備檔案信息化建設和創新管理的多方面方案，以促進檔案治理形式由重視實體轉向重視信息改良，促使檔案更好地發揮服務與利用功能

完善檔案信息治理，不但能夠增加檔案信息的利用率，而且可以保證檔案信息的完備，最大限度地發揮檔案作用[1-3]。所以，有關部門進行檔案治理期間，要認識到檔案信息化的必要性，進而增強對其管治的重點關注，由檔案管理的準則，配置等多層次整合。開展科學合理的資源建設，利用各種先進的技術增加其信息化建設的水平和效益，從而促進檔案管理水平的快速提升，還可以推動有關部門的順利平穩發展[4-5]。

一、檔案信息化建設涵義及其特征

檔案信息化是按照國內檔案行政部門的協調和治理建立，科學合理運用先進手段，變革曾經的檔案運營形式，完善其資源的整合、規劃、應用以及勞效的流程。根據其信息化開發，增強檔案任務目前能力，再次規劃研究檔案治理的新形勢、新標準、新內容，規劃互聯網時代下檔案治理與其服務的整體布局和科學方法，深度落實其服務化原則。總的來說，檔案信息化建設的特點主要在以下三個層面：

1.改革性

檔案信息化設立是利用先進科技在其檔案任務的每個流程充分發揮，對檔案治理本質屬性、任務分配和職工劃分造成系統性變革，促進檔案治理形式的改進。而且檔案信息化設立補充原有檔案治理技術的缺乏，在檔案搜尋、整合、檢驗、運用、公開、廢棄等層面研究新概念、新內容以及新技術。推動檔案治理形式從本質上進行蛻變，作為檔案任務改革的重點把控目標。

2.時效性

檔案信息化設立需要長時間運行的項目，必須以優異的創新手段為基礎，落實推陳出新、銳意進取的方針，推動其信息化的不斷發展。在建設期間檔案治理組織實時監測維修硬件設備以及軟件系統，保障定期的系統養護與更新。一直確保其信息化設立的資源價值，防止固步自封因此失去持續進步的機遇。

3.價值性

檔案信息化設立可以拓寬數據信息范圍，完備館內資料布局，推動完成其資源歸納總結與人員通用，這樣可以大大增加各種資源使用效率。在歸納檔案資料期間，也能夠帶動檔案本身的各個方面各個層次的價值利用，將原有的“死信息”轉變為“活材料”，為需要的用戶帶來全方位、更細致的服務保障。

二、信息化建設與檔案工作的重要意義

首先，檔案本身就是資源，是人類長期發展的詳實記載，是人們了解和掌握客觀準則的關鍵憑據。由于信息化的快速發展，因檔案是資料信息的源頭，人們逐步關注其發展。檔案信息重點包括三個方面:第一，檔案內部資料，即其實際內容，此項是最基礎核心；第二，檔案信息的模式，即其外部模式以及特點；第三，研究成就以及其他信息的再次歸納。其次，智慧檔案的含義就是，努力完成檔案信息化的開設。現階段信息化的檔案任務就是開設銜接整個流程的進步主線。檔案的搜尋、整合、研究應用總體而言是信息創造、采集、處理和使用的全部流程。此外，整個信息流程是現代化檔案建設的必要條件。因此完備檔案信息化，才可以突破其應用中不同類型的限制，使檔案管治單位由封鎖式向開放式變革，由檔案的保存選取任務變革為資源搜尋、管控以及勞效任務，科學合理規劃檔案分類并且綜合治理，保證利用檔案者有著良好、便捷的體驗。再次，信息建設成為檔案任務變革的力量。信息化的社會擁有創造性強，實質多樣，需求量迅猛增長。目前來講中國人民的文化程度普遍提升，因此對于其文化要求也在逐步提升，檔案效用由于社會繁榮人民觀念的改變其效用持續增多，不但保持在搜尋以及查閱方面，還能夠和科學事業、文體娛樂等綜合利用。推動了人民群眾提升自身文化的積極性，使檔案管理者更了解其工作的意義和責任，持續推進檔案任務變革的腳步。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設意識不足

針對信息化建設任務，其本身科學合理完成了原有檔案治理形式的改進，而且也推動其治理服務思想的改革和進步。信息技術在其治理任務中的科學運用，可以大大提高其治理的效率以及效勞標準，對于相關應用者而言可以便捷查閱，完成檔案信息數據互通。最大程度地增加各個部門效率。上述基本要素為其信息化設立的優點。時下，由于一些管理人員沒有對檔案信息化有全方位詳細的了解，一部分領導也沒有很積極參與到其建設中，還有一部分領導的思想理念沒有緊跟時代步伐，從而難以接受其建設，造成信息化建設的進程不能平穩進行，嚴重阻礙其管理的創新和進步，不利于發揮檔案治理的效果。

2.檔案管理方式比較落后

目前，國內不僅檔案管理體制不完備，而且管理模式過于保守。許多單位的檔案仍然選取紙質文本，還暫時未與先進技術聯用。此種管理形式較為傳統，無法保障檔案信息的安全性和齊全度。此外，一些檔案管理單位的員工其操控水平、綜合素質以及其他技術的差別明顯，不少管理者的知識儲備少，而且操控技巧欠缺，開展文件管理任務失誤頻發，亦會造成檔案信息化建設不能高效施行，而此類綜合素質不高的管理者也不能精通掌握有關的資訊科技和專業設備，這樣的現象業已成為難以推動檔案信息化建設的最大阻礙。

3.檔案管理思想缺乏先進性

大部分檔案人員對其資源管理任務不夠充分了解甚至想法不符合現代化的新理念。管理者覺得唯有把有關資源整合儲存妥善，在需要期間依照有關流程進行查詢就足夠了，沒必要在選取科技信息等其他專業技術來進行治理。此類誤區給信息化建設的進程帶來一定影響。信息化檔案的關鍵內容就是信息分享，此關鍵內容與原有的檔案理念是背道而馳的。一些具有原有管理理念的的員工，極其注重檔案的整合和存儲，嚴重輕視信息資料的使用效率，造成資源不能高效規劃使用，甚至檔案服務難以達到預期標準。

4.不同的檔案管理部門存在差異性

各個地區的繁榮程度各不相同，而且進步速度也不同，這也嚴重阻礙著其信息化進展。由于遭到物質文化各個方面的影響，每個區域對信息化建設的人員財力等方面的投入不一樣，也將造成檔案信息化建設的步伐明顯不一致。在部分范圍檔案管理單位初步選用電腦對數據資料開展整合，這樣極大程度節約管理檔案所需要的時間。但是一些單位仍然選擇單機進行資源的整合保存，進而造成管理成果不符合預期目標，阻礙了資源的有效共享，難以推動管理任務的進步。

四、檔案信息化建設與檔案創新管理的措施建議

1.完善檔案信息化工作體系

檔案信息化建設必須開展必要的任務方案作為輔助。所以，開設健全的文獻信息任務體系，實際的開展需要根據下列幾項進行:首先，制定治理規章，持續改進規章制度。在貫徹實施相關法律法規的基礎上，制定連接每個單位的治理機制，全面完成電子閱覽整個步驟的監管。還要通過現階段落實的《檔案法》劃分其各項的任務職能，在信息化設立期間慢慢加強各單位的聯系，建立共同協調的任務體系。此外，科學合理地增加信息化在電子閱覽開設重要性，并且隨之將其建設和電子閱覽共同發展。其次，要深層次建立健全有關規章，規范勞動任務。編制專門的檔案資料計劃和任務明細方案，了解預期標準，結束時間框架和負責部門。還應建設完備的成效考核計劃書，選擇考核推進建設的形式平穩促進信息化任務進程。根據此項進程，建立健全現有規章，確保檔案信息化任務可以平穩進行并且維持正常工作。

2.推進檔案數字化和資源共享

檔案信息化設立的基本實質是資源設立；一切任務項目都要以核心進行。所以，現階段新狀況背景下，將任務側重在促進檔案信息處理以及資源通用。要加快完善信息處理的系統化。應根據相關原則制定精準的任務方案，加強監測管控，從而保證檔案數字化任務平穩順利開展。不僅要達成使用者的基本要求，還要在人力、財力等多層面投資建立綜合數字目錄。并且構成多部門人員共同完成任務的新模式。還可以完成電子紙質的雙重歸檔體系，而且相關區域的圖表文本進行關聯錄入。

3.提高檔案管理者的專業水平

檔案治理過程中，領導是信息化設立的關鍵實施者和引領者。領導者的檔案治理水平以及綜合素質對其建設有著重要意義。如果有關部門想要縮短建設時長就應該關注檔案治理員工的培訓工作，通過召開會議、研討會等各種學習方式，提高管理者的專業素養和文化知識，使其在建設期間發揮最大勞效，從而加快檔案管理信息化建設的進程。

整體而言，檔案信息化建設是其任務進行變革和進步的必經之路。現階段背景下，其管治單位應更加關注信息化設立。根據重新設計文獻任務方案以及業務問題步驟，提高信息資源的研發應用水平，科學促進信息硬件與軟件良好配置，持續制定信息勞效方案引導治理按照預期數字化、科學化目標邁進，完成檔案任務進度和服務水平的提升。