對事業單位檔案管理創新思路的探討

文/鄒善英

隨著社會全面進入經濟高速發展的階段，信息的附加價值急劇增長。由此，檔案管理成為事業單位工作的重點環節。為了滿足社會發展的條件，事業單位需不斷創新檔案管理的工作方法來適應社會發展對信息化建設的新要求。綜合本單位檔案管理的優勢和劣勢，從多個角度探討檔案管理創新思路，借以提升事業單位檔案管理工作的創新管理水平

檔案管理工作在事業單位運行中處于基礎核心的地位，其檔案管理的質量決定著事業單位相關工作是否能順利完成。隨著事業單位業務的發展升級與改革創新，檔案管理工作模式出現了更多的發展方法與創新管理理念。因此，加強對事業單位檔案管理創新的探討，實現管理理念與方法的創新，檔案管理工作的優化，才能迎接與應對時代的考驗。

一、事業單位檔案管理要求思路

1.制定與執行相匹配

事業單位檔案管理體系不是單一的辦公室管理，而是以部門為單位，根據檔案文件體系的發展特點，結合工作人員的經驗整合，科學制定文件管理應用體系制度，并且嚴格按照規章制度貫徹施行。事業單位通過制定科學嚴謹的制度，調動員工的積極性，在落實各項制度的同時，凸顯出制度的人性化與合理化。

2.規范與靈活相統一

事業單位檔案管理工作制度總體是遵照國家標準制度貫徹執行。但基于事業單位的規模與工作內容的差異，事業單位的檔案工作制度不存在固定模式，其管理方式與制度規范會隨社會意識形態的更新而變化。因此，事業單位需根據自身特點探索和總結，形成一套符合本單位實際的、內容更加全面的、結構趨于完善的制度體系。

3.職責與權益相兼顧

檔案管理制度制定過程中，職責與崗位標準、職責范圍及權限要嚴格落實執行。明確工作責任，檔案部門分管領導負責檔案管理工作目標的制定以及對歸檔檔案的檢查和指導；下屬人員嚴格遵照領導安排執行工作任務。同時也要充分激發工作人員的工作熱情，將明確職責與保護權益作為事業單位檔案工作執行的重要準則。

4.動態與靜態相結合

事業單位發展的穩定性，決定了檔案管理制度存在一定的相對穩定性。但社會形式與環境不斷發展，事業單位的各項制度隨意識變化而變化。尤其是全球經濟化進程的覆蓋發展，事業單位業務逐步與世界接軌，因此，檔案部門應積極探索國際化檔案管理辦法，進而助力國家事業單位檔案管理發展向國際水平階段推進。

二、事業單位檔案管理的現狀

1.領導與管理人員檔案管理工作的認知不充分

檔案管理工作是事業單位工作管理的基礎，但是，檔案管理的重要性卻在事業單位整體中未獲得足夠的重視。因此，造成其監督管理所需的資金投入和軟件硬件設備嚴重不足。另外，從檔案管理者角度來看，由于對檔案管理重要性的認識不足，使得其工作態度不夠端正、責任感欠缺，造成工作效率與質量低下。從領導者角度來看，監督和指導工作嚴重缺失。

2.檔案管理人員工作能力參差不齊

檔案管理是一個文件整理搜集與歸檔保存的工作。因此，它不僅需要管理者具備基礎的文字工作能力，也需要有專業的文字組織與處理的能力。由于事業單位存在一定的人事改革，會出現人員的調整和改組現象，導致專業能力強、素質高的檔案人員調離原工作崗位，而新進工作人員對檔案管理工作不熟悉，缺乏及時的專門培訓和指導。產生消極的工作態度，使得檔案管理人員的業務能力的發展受到極大的阻礙。

3.對現代檔案管理信息化技術的應用不夠

網絡技術的快速應用，使得現代信息技術高速發展，現代化檔案管理工作應運而生。但事業單位中信息技術融合現代文件管理實踐程度不深，忽視了文件管理的現代化發展。因此，最大限度地開發和應用歸檔信息管理軟件來實現紙質文件的信息化和數字化管理是當前創新的要點。此外，運用信息技術分析文件信息能力與改善決策的能力不足，使得現代檔案管理工作的發展進程緩慢。

三、事業單位檔案管理創新策略

1.提高檔案管理意識，增強軟硬件配置

從檔案管理工作自上而下的工作安排模式為切入點，增強檔案管理意識。第一，將明確的檔案管理工作要求貫徹執行到事業單位日常培訓中，提升檔案管理與操作人員的重視度與關注度。可以增強檔案管理部門的檔案管理工作實踐能力，通過檔案管理實務的培訓與指導，增強工作人員的業務能力。通過切身指導增強工作人員工作責任心的同時，激發其創新管理的積極主動性。第二，從完善檔案管理制度、健全監督體制出發，完善軟硬件配置。為了確保各部門涉及檔案管理工作內容的合理規范性，可按照檔案制作規范形成的制度，構建清晰的、系統的、成套的檔案質量標準，并結合檔案管理工作需求，逐步確認和完善各步驟中的軟硬件設置管理。通過增強檔案管理在現代信息技術環境下的硬軟件的設置，完成檔案管理各個環節的資源的優化與更新，進而獲得檔案管理便捷與系統的特性，實現檔案管理資料從傳統紙質轉為信息數字化輸出，管理工作從人員職責化轉為虛擬高效化。

2.改變工作管控方式，合理界定管理者權責范圍

事業單位的檔案文件是嚴格按照相關規章制度要求編制的，因此，可設置相應嚴格的管控方法強化文件的規章管理制度。首先，在檔案管理工作進程中，定期開展文件的審查、整理工作，并安排每年度年末階段的文件的驗收和歸檔與文檔管理工作經驗交流工作。事業單位存在編制工與臨時合同工，因此，要構建科學合理的檔案管理工作監督與管理約束機制，需要移交的檔案文件，要在其文件質量要求、文件制作歸檔時間、套數、案件材料數量無誤的前提下，形成職責互補、操作統一的檔案管理模式。確保檔案管理工作的管理者權責明確，人員到位就可以接任檔案管理工作，進而也能更好地出檢驗工作人員的崗位勝任能力。然后，也應明確劃分檔案管理相關部門的崗位協調關系，促進各部門日常持續、有效的溝通。以相關的檔案法律規章為基礎，重新梳理認知各個崗位職能與管理要求，更新檔案管理工作人員工作考評的輔助方案及考核內容。

3.檔案管理多樣化發展，提高信息技術應用水平

隨著社會服務工作形式的升級，檔案管理工作催生出許多新的要求。新時期的檔案管理需按照全面高效管理的操作標準與要求，增設多種檔案登記方式，而方式選擇以操作便捷性、信息時效性、及時全面掌控工作進程、準確定位工作問題為目標；在管理模式的選擇方面，結合相關部門的建議和管理辦法，借助信息技術的有效輔助，增加信息的分類處理和歸檔、保存設置選擇的不同途徑。在大數據管理時代，互聯網技術的快速發展，使得事業單位的信息技術管理與大數據實現了無縫銜接，信息技術的融入使檔案的整理和匯總功能逐漸強大，從而向著檔案管理的人工智能化與專門化發展。因此，事業單位的檔案管理系統的建立面向現代化發展要求，構建高效、便捷和完整的文件信息連接網絡。利用網絡信息發展的巨大潛力來更新與換代檔案管理工作的編排與存儲能力。使得檔案管理工作可以隨著時代發展、項目進程的推移，領域專業的跨度實現個性化管理。進而檔案管理部門可以依靠一個強大的系統就可實現有效運轉。

4.發揮組織領導能力，提高人事檔案管理水平

事業單位是國家的重要工作分配部門，是國家工作與地方工作之間協調與部署工作的重要樞紐。因此，事業單位應發揮組織領導能力，合理組織安排檔案工作。第一，各級事業單位要強化檔案管理工作核心地位的工作意識。建立檔案管理工作的總體領導架構，并且對文件實行分類、定期的抽檢與追蹤，完成監督與指導工作；第二，要全面掌握檔案管理架構層次，結合管理工作實際，建立檔案管理分級達標與升級考核機制，對檔案工作人員實行定性、定量考核，按照分級分類指導與定級定量考核的原則，實行檔案管理科學動態管理管控，進而形成對檔案文件的分級監控與整體掌控的雙重效果。第三，在總體管理框架科學有效的基礎上，升級量化本單位檔案各項工作的質量評價標準，按照國家相應對策文檔管理標準，融合本單位工作特點，形成獨特的組織領導管理風格，調動單位工作人員的積極性，進而順利推行組織領導計劃，提升檔案管理質量。

5.加強檔案保密管理，提高檔案管理工作質量

檔案管理文件中包含著事業單位的單位運行的大量關鍵信息與基礎數據。因此，檔案的保密管理工作十分重要。事業單位檔案文件的特殊性，使得其需要按照國家有關規定建立檔案庫進行放置保管。為了加強檔案的保密力度，應將檔案庫設置在辦公樓監控方便與隱蔽性強的位置，安裝特殊處理的高科技防盜門窗。實行資料的搜集、查閱、保管過程獨立分離。另外，檔案庫指定專人負責管理，多人分崗。庫房管理制度人性化與規范化并行。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的管理工作，使得工作人員能正確分析和鑒別檔案內容的重要歷史與現實意義，可以依據本單位的工作性質和對國家、社會的財富與安全需要的考慮，正確認識檔案的保存價值，嚴格制定檔案的保管期限。進而通過檔案文件的保密期限與保管期限管理，使文件中涉及的國家秘密信息在有效的期限內，獲得國家保密法律、法規的保護。

如今，事業單位的檔案管理模式因根深蒂固的制度殘留限制，檔案管理水平的發展緩慢。另外，事業單位在檔案管理的創新構想和方法的研究還處于探索階段，使得檔案管理工作的發展還有很大的進步空間。因此，事業單位在日常管理工作中積極探索檔案管理的理念的創新和合理嘗試創新管理方法，可以在使其檔案管理在發揮本職工作作用的同時，創造出更多的發展活力，進而推動檔案管理工作與其他工作的協同健康發展。