新時期事業單位檔案管理工作創新策略

文/羅小玲

檔案管理工作不僅是事業單位落實日常信息管理的重要基礎，也是為事業單位的后續發展提供大量依據的根本保障，因此本文便是建立在新時期的背景下，結合事業單位的檔案管理工作展開分析，闡述了事業單位檔案管理工作落實的基礎原則。結合當前事業單位檔案管理工作的現狀，分析了優化策略，綜合管理制度、管理模式以及服務手段這三個層次展開分析，通過文章論述，進一步推進事業單位檔案管理創新，進一步提升事業單位檔案管理工作的服務與利用功能

事業單位的發展本身具有一定的規范性和科學性，需要根據社會不同發展階段的需求以及黨政的引導進行發展創新，而檔案管理工作是事業單位本身在優化過程中必須要進行關注的重點，而伴隨著新形勢的來臨，檔案管理工作也必須要進行改革，由傳統的檔案管理模式向現代化的檔案管理體系進行轉化，這其中必然會存在較多的矛盾與問題，而解決這些矛盾與問題，需要分析研究制定相應的策略。新時期事業單位檔案管理工作創新，這不僅是本文論述的重點，也是事業單位進行自我運轉能力提升過程中必須要考慮的問題。

一、檔案管理工作創新的原則

1.制度先行原則

制度先行是任何工作創新的必要保障，也是為檔案管理工作創新指明方向的基礎，因此事業單位自身的領導層必須要認識到檔案管理工作的重要性，并且能夠結合實際的創新方向和創新目標進行分析，制定具有條理性和針對性的制度體系，讓制度成為檔案管理工作各項細節運行的約束保障。

2.層級性原則

創新策略以及創新方案的擬定要經由領導層、部門領導、部門負責人員進行審批和分析[1]，結合日常工作中的重點落實融合性研究，確保方案的擬定具有可行性，確保檔案管理工作創新能夠滿足各個部門以及不同層級的實際發展需求。

3.靈活性原則

在制定檔案管理制度以及管理模式的過程中，必須要遵循國家制定的相關標準，同時也要結合自己的實際情況進行針對性調整，但是這種調整并不是隨意的，不是盲目的，而是建立在自身的實際領域進行優化。

二、當前事業單位檔案管理工作改革創新面臨的問題

1.制度及設備系統不完善

當前部分事業單位在發展過程中，工作重點往往放在本領域的一線工作方面，對于檔案工作的重視程度不高，這導致檔案工作管理制度體系不夠完善，而制度的缺失將直接導致設備系統的優化力度不足，相應的設備和基礎設施配備不到位，缺乏基礎的安全防控以及質量維護，部分紙質檔案在長時間的儲存過程中存在性能以及質量下降的問題，整體的檔案安保系統也缺乏可靠性，這成為當前事業單位落實檔案工作創新過程中的首要難題。

2.檔案管理體系存在的問題

由于事業單位的日常事務較為繁雜，產生的檔案資料類型眾多，在進行分區以及分類保管過程中，缺乏有效的工作模式，管理方法較為單一，具有較強的滯后性，整體的檔案管理工作存在著極強的被動化以及機械化狀態，效率不高自然無法滿足事業單位自身的運轉需求。

三、落實事業單位檔案管理工作創新的策略

1.落實好體系和制度建設

檔案管理工作的創新必須要有良好的制度支撐，因此在進行創新的過程中，必須要打造完善的創新體系以及制度。首先必須要確保制度的約束是處于平等立場的，對于檔案管理工作者以及管理工作模式來講，制度是一種引導方式，并不是建立在絕對管控的基礎上進行約束的，不會提供限制，而是提供創新空間。與此同時，制度體系的建立也要將主導人員納入其中，要確保事業單位領導者、部門領導者以及負責人能夠從意識體系角度進行轉變，認識到檔案管理工作的重要性，并且能夠結合當前的需求進行制度體系完善，共同協作實現檔案管理模式的改變，與此同時，還必須要獎罰分明，確保檔案管理工作具有嚴肅性、規范性和公正性。

2.構建現代信息化的管理模式

由于檔案管理工作涉及到了對大量數據和信息進行集中管理，那么利用傳統的人工管理方法以及紙質檔案管理模式，效率較低，同時也容易損毀，因此在現代化的檔案管理工作創新過程中，必須要落實好信息技術的融合，要在工作實踐中升級和開發相關的檔案管理系統軟件，確保實現信息化以及智能化管理。

首先要建立數字檔案庫，將紙質檔案中的重點信息進行分類錄入，實現檔案管理工作的數字化轉型[2]。

其次打造高性能的運營維護系統，檔案管理工作涉及到了設備機房以及日常的軟件系統維護，要為硬件設備提供良好的運轉環境，避免電磁、灰塵、水分等外界環境的干擾，要為軟件系統構建防火墻和安全監控體系，避免黑客攻擊，提升絕密信息和日常信息的保管質量。

再次，打造個性化的技術體系，在引進國內外先進的檔案管理技術的同時，也要結合事業單位自身的需求進行個性化技術體系的開發，培養一支高質量的技術人才隊伍，落實技術創新和技術優化，不斷加強檔案管理工作的技術水平。

3.落實檔案服務體系的創新

檔案管理工作創新的主要目的是將既有的檔案數據資源進行重組，提升檔案管理的水平，從而可以為事業單位的檔案信息查找以及數據應用提供高質量的服務，因此增強檔案服務體系的創新也是檔案管理工作優化的重要環節。首先事業單位必須要進行管理觀念更新，要認識到落實檔案管理工作的重要性，同時要結合其服務管理手段進行優化，進一步增強檔案信息的利用效率。在實際服務創新的過程中，可以將檔案管理體系與事業單位的局域網聯系起來，強化網站信息檢索，實現智能化的信息價值挖掘[3]；構建數字化圖書館，增強檔案信息的應用多樣性和靈活性；打造內部檔案在線服務系統，制定客服人員能夠為各個部門的信息查找提供一對一服務。

在此基礎上，針對事業單位自身的日常檔案信息，可以打造對外服務體系，讓基層群眾以及其他的事業單位組織，能夠進行數據資源的溝通和交流，不僅不會侵犯事業單位自身的合法權益，也能夠在相互協同合作的基礎上進行發展。

綜上所述，在當前的檔案管理創新過程中，事業單位必須要認識到檔案工作創新對于自身發展帶來的重要影響，并且能夠從制度體系、管理觀念、服務方法、信息化技術以及基礎設備角度進行優化改革。不斷為檔案管理工作帶來新的技術體系和管理模式，在實踐過程中總結經驗，落實創新，這樣才能推進檔案管理改革的進程，同時也能夠為事業單位自身的發展奠定良好的數據資源基礎。