探析現代化管理技術在醫院檔案管理中的應用

文/折小燕

醫院檔案記錄著醫院的重要歷史事件，對醫院當前和今后的發展具有至關重要的作用。如何做好檔案管理工作，是當前醫院檔案管理人員的必修課。本文通過分析現階段醫院檔案管理中存在的問題和弊端，提出了有針對性的措施，并且借鑒現代化6S精細化管理技術，以便提升醫院檔案管理水平，為醫院檔案需求者做好服務工作

隨著醫療水平的不斷提高，醫院的規模也在不斷地擴大。醫院的檔案內容包括基建、人事、文件、合同、患者、設備、耗材等方面，具有涉及面廣、參與部門多、內容復雜等性質。目前醫院的檔案管理普遍混亂，容易造成檔案內容缺失、遺漏、丟失等不良后果，尤其牽涉到法律層面的檔案，往往需要打官司，這給醫院不僅帶來了經濟損失，而且還帶來名譽損害。如何針對醫院檔案管理中存在的問題，提出有針對性的解決措施，對提高醫院檔案管理水平和服務水平具有重要的意義。

一、醫院檔案管理現狀

1.對醫院檔案的重要性認識不到位

目前醫院檔案管理雖有制度，有些還是流于形式，不能嚴格按照檔案管理制度執行。尤其對處于歸檔邊緣的材料，一般認為不需要歸檔，但是需要時又沒有檔案資料可查詢。在檔案借閱時，出現的緊急事件需要借閱檔案，不執行檔案管理制度中先辦理借閱手續再借閱，而且后續補辦手續時也不好好配合。檔案管理中還存在著不按期限歸還檔案或者造成檔案丟失事件。在醫院檔案的管理中還存在著一些不良行為，在檔案借閱期間，修改檔案中內容，這是違規違法的，這些行為必須堅決制止。以上這些現象，歸根結底還是對重視醫院檔案的重要性認識不到位。

2.醫院檔案管理制度不健全

在醫院檔案管理過程中，發現醫院檔案管理制度還不健全，有待于完善。諸如：

檔案的立卷歸檔中存在問題，由于立卷歸檔周期時間太寬泛，一般允許檔案管理人員在每年六月底完成醫院上年度的檔案立卷歸檔任務，因此在立卷時有時會因為沒有在事件發生時及時收集有用的資料，或者即使及時收集了資料而又不符合要求，而后續又無法彌補，造成檔案內容缺失。

檔案借閱制度執行不嚴格。檔案室雖有檔案管理制度，但是在辦理檔案借閱時還是存在一些問題，不按規定隨意將檔案帶出檔案室，或者逾期不能歸還檔案，有些外單位借閱人辦理借閱手續不全等的情況。

檔案編寫不規范，條理不清晰，編號不規范，查找相當麻煩，使用很不方便。

3.檔案管理歷史遺留問題多

對于時間久遠而又不能銷毀的醫院檔案，大多沒有系統的編號，而且都是紙質版，保存和借閱很麻煩，費時、費力。

4.檔案室安全有待于提高

檔案室的安全內容包括保密安全和環境安全。保密安全主要是針對檔案管理人員，環境安全主要是針對檔案保存場所的環境安全，主要是防火防盜、防蟲咬、防霉變。尤其在夏秋兩季，溫度高濕度大，紙質版的易吸潮，容易霉變。或者，溫度高容易滋生蟑螂而啃食檔案資料。這些都會造成檔案資料的損壞，無法彌補，給醫院造成經濟損失。因此，醫院檔案室的安全需要有待于進一步提高。

二、借助現代化管理手段提高醫院檔案管理水平

1.利用現代化技術加大宣傳，認識到檔案的重要性

宣傳醫院檔案的重要性時，要注重采用實例的宣傳，渲染醫院檔案的重要性。以互聯網新聞資料報道的關于檔案的新聞報道、官司糾紛、經濟損失、身邊的真實實例為材料，運用視頻畫面、文字、圖片等形式加強視覺沖擊，注重正反結果對比，讓大家充分認識到醫院檔案的重要性。

2.不斷地完善健全醫院檔案管理制度

醫院檔案內容包括基建、人事、文件、會議、合同、患者、設備、耗材等方面，內容繁多，涉及部門復雜。醫院檔案管理制度的建立要按照市檔案局《歸檔文件整理實施細則》《歸檔文件整理規則》實施辦法和衛健委制定的《分類方案》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》等一系列檔案管理業務規范要求，同時還要結合醫院的實際情況。比如，醫院的基建檔案，由于基建周期長，因此基建檔案年內實行分段收集立卷；人事檔案、文件檔案、會議檔案、合同檔案要即時發生即時立卷或者及時補充立卷并歸檔。總之，醫院檔案的立卷歸檔要在每完成一個事件盡快整理立卷，不能推延以防時間久遠資料遺失，同時要及時歸檔。醫院檔案立卷歸檔應縮短到每個季度結束之前完成本季度的檔案整理立卷，檔案管理人員主辦，涉及科室部門應有專門人員進行檔案整理立卷歸檔協助工作。檔案管理人員主辦、部門人員協助立卷，這能保證醫院檔案編寫規范性和系統條理清楚，保證檔案編號正確，歸檔后方便查找。

醫院檔案的借閱關系到檔案的保密性安全和檔案材料的安全，隨意借閱會造成檔案信息泄露，嚴重者會造成泄密行為，甚至引起不必要的法律糾紛；造成檔案資料丟失的，給醫院或個人會帶來巨大的經濟損失，甚至給醫院造成不良影響。因此，要嚴格執行借閱手續，不搞特權，誰出錯誰負責。

醫院檔案管理一般不在考核管理范圍內，這也降低了醫院對檔案管理工作的重視程度。醫院應將檔案管理工作也納入到考核管理范圍，推行獎罰機制，一是能調動檔案管理參與員工的積極性，二是能讓檔案工作的業績展現出來。

基于此，可以說建立健全醫院檔案管理制度，是醫院檔案管理水平提升的基礎條件。

3.醫院應引進6S精細化現代科學管理技術

醫院每天人員流量很大，如果不注重科學管理，就會顯得繁雜無序，工作起來費時費力。而6S精細化管理辦法能將醫院的工作分解得井井有條，6S管理理念包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全六個方面。整理理念就是在不同的科室內，首先將有用的和無用的物品區分存放；整頓就是對有用的和無用的物品進行不同顏色標識；清掃就是對有用的物品進行歸類存放，對無用的物品進行銷毀或者按要求處理；清潔就是確保工作環境干凈衛生、舒適；素養就是要求人人都要養成良好規范的工作習慣；安全就是安全責任重大，人人有責。如果在醫院里推行6S精細化管理理念，那么一切工作都會高效、簡單、快捷、整齊有序。

4.醫院推行6S精細化管理可極大提升醫院檔案管理水平

在醫院實行6S精細化管理下，醫院檔案管理者工作起來就相當省時省力了，在檔案的整理立卷時，涉及的科室已經按照6S精細化管理要求準備好了檔案資料，檔案管理人員只需要按照檔案要求進行整理立卷歸檔，可以避免在一堆繁雜的資料里再進行整理工作。這樣，極大地縮短了醫院檔案的整理立卷歸檔周期。

再者，醫院實行6S精細化管理，醫院檔案室也要提高工作效率，將歷史遺留的檔案資料重新按要求編號，并且制作成電子版，以方便查閱，提高了工作效率。同時也能減少紙質版資料的翻閱，避免弄壞紙質版檔案資料。

6S精細化管理中的安全管理環節，制訂了適合檔案室的清潔衛生標準和安全標準，只需要嚴格執行就能很好地保證檔案室的安全。

綜上所述，要提高對醫院檔案管理重要性認識，這不但涉及到醫院的領導層面，而且涉及到醫院的各個科室人員。醫院檔案管理制度屬于醫院的規章制度，是醫院檔案管理工作順利開展的基礎保障。在醫院里面推行6S精細化管理，能讓醫院的工作井然有序，提高醫院的舒適度和知名度，增加醫院的經濟和社會效益。同時，醫院檔案室也是醫院的一個部門，6S精細化標準在提升其他部門工作效率的同時，極大地提升了醫院檔案管理的水平；而檔案的精細化管理有利于檔案服務功能的有效發揮，從而推動醫院整體工作的進展。