新時(shí)期下督辦工作的實(shí)踐與思考

常 潔 安雷平 董 蕾 兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所

督辦是推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)，提高工作效率的有效手段。習(xí)近平總書(shū)記高度重視督辦督查工作，他強(qiáng)調(diào)“在一定意義上說(shuō)，沒(méi)有督查就沒(méi)有落實(shí)，沒(méi)有督查就沒(méi)有深化”。所以面對(duì)新形勢(shì)，加強(qiáng)督辦工作就顯得尤為重要。2021年是所院十四五開(kāi)局之年，面對(duì)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)新的挑戰(zhàn)，所院部署了多個(gè)專項(xiàng)工作，加強(qiáng)督辦工作也成為推動(dòng)各項(xiàng)工作落實(shí)落地的必要需求。目前督辦工作站位不高、力度不強(qiáng)、制度不健全，導(dǎo)致此項(xiàng)工作運(yùn)行起來(lái)顯得“輕飄飄”，因此，辦公室要改進(jìn)工作作風(fēng)，做到重要決策、文件、會(huì)議、批示等事項(xiàng)督辦“全覆蓋”，確保政令暢通，推動(dòng)工作落實(shí)。

一、督辦工作的重要意義

(一)督辦是確保政令暢通的重要保障

督辦是對(duì)執(zhí)行情況有效監(jiān)督手段，是推動(dòng)決策落實(shí)重要力量，是確保政令暢通重要保障。辦公室要進(jìn)一步加強(qiáng)督辦工作的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新督辦機(jī)制，利用信息化手段，匯聚各方力量，有力有效推動(dòng)所院部署的重要工作、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)等工作目標(biāo)順利完成。

(二)督辦是推動(dòng)工作順利開(kāi)展的有效手段

督辦就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)批示、所院重點(diǎn)工作和專項(xiàng)工作進(jìn)行督促檢查和調(diào)研分析的過(guò)程，全面掌握工作動(dòng)態(tài)，有效解決棘手問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整決策上的偏差。督辦工作是貫徹落實(shí)所院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障，是提高辦事效率和改進(jìn)工作作風(fēng)的重要途徑。

(三)督辦是實(shí)施精細(xì)化管理的客觀要求

精細(xì)化管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理的必然趨勢(shì)，是企業(yè)運(yùn)行的核心工程，及時(shí)有效的督辦是實(shí)施精細(xì)化管理、提高管理能力的客觀要求。督辦是及時(shí)檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正和處理的過(guò)程，有效落實(shí)管理責(zé)任，將責(zé)任具體化、明確化，完全符合精細(xì)化管理的內(nèi)容和原則。

二、新時(shí)期下督辦工作遵循的規(guī)律

(一)以“權(quán)威性、靈活性、實(shí)效性”為特點(diǎn)

辦公室是綜合管理和協(xié)調(diào)部門，督辦作為辦公室一個(gè)重要的職能，是“參謀輔政、組織協(xié)調(diào)、督查落實(shí)”的綜合體現(xiàn)。

1.權(quán)威性

一是督辦內(nèi)容的權(quán)威性。督辦事項(xiàng)多是領(lǐng)導(dǎo)指示批示，重點(diǎn)任務(wù)、重要會(huì)議精神，代表的是領(lǐng)導(dǎo)和整個(gè)單位需要關(guān)心、解決的問(wèn)題，這不是權(quán)利，而是責(zé)任和義務(wù)，要保持督辦的權(quán)威性，擺正工作心態(tài)，做好服務(wù)工作。提高政治站位。二是督辦過(guò)程的權(quán)威性。從立項(xiàng)、交辦、辦結(jié)、反饋等整個(gè)過(guò)程需要領(lǐng)導(dǎo)審批和辦公室監(jiān)管，所以辦理過(guò)程和結(jié)果是具有權(quán)威性的。

2.靈活性

一是督辦內(nèi)容的靈活性。督辦內(nèi)容不僅包含文件或者確定的事項(xiàng)，還包含重要會(huì)議、重點(diǎn)工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)等，具有一定的靈活性。二是督辦方式的靈活性。督辦可通過(guò)下達(dá)《督辦事項(xiàng)單》、口頭傳達(dá)和溝通，或者電話、微信等其他手段進(jìn)行督辦，不受時(shí)間和空間上的限制，可采取靈活的處理方式。

3.實(shí)效性

督辦的任務(wù)可分為長(zhǎng)期和短期內(nèi)完成，可根據(jù)事項(xiàng)的不同內(nèi)容和要求在時(shí)效性上制定不同的規(guī)定，所以督辦工作具有時(shí)效性的同時(shí)也具有實(shí)效性，要規(guī)范制度，強(qiáng)調(diào)獎(jiǎng)懲，提高自身素質(zhì)，狠抓落實(shí)，推動(dòng)工作。保證在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)，按質(zhì)按量完成任務(wù)，達(dá)到實(shí)際效果，切實(shí)做到“實(shí)”字當(dāng)頭，“效”字當(dāng)先。[1]

(二)以“協(xié)作配合、調(diào)查研究、實(shí)事求是”為原則

督辦工作不能唱“獨(dú)角戲”，更不能紙上談兵，要貼合工作實(shí)際，符合時(shí)代要求。

1.協(xié)作配合

督辦工作不能僅依靠一個(gè)部門來(lái)完成，而是多部門協(xié)作配合的結(jié)果，要充分發(fā)揮決策層和執(zhí)行層的“橋梁”作用。辦公室要充分發(fā)揮“承上啟下、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)”的作用，運(yùn)用協(xié)調(diào)和服務(wù)相結(jié)合的方式，溝通上下，聯(lián)系左右，形成督辦合力，推動(dòng)工作進(jìn)展，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，督促目標(biāo)完成。

2.調(diào)查研究

督辦工作主要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、處理問(wèn)題的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中要注重實(shí)地調(diào)查，是否可以立行立改？是否需要多個(gè)部門配合？是否需要下督辦單？都是需要考慮的因素，滿足督辦事項(xiàng)的合理性、可行性和可控性。督辦事項(xiàng)里的相關(guān)內(nèi)容在實(shí)踐過(guò)程中也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，以便工作能順利開(kāi)展。

3.實(shí)事求是

遵循實(shí)事求是的原則，對(duì)于承辦部門反饋的信息，要認(rèn)真調(diào)查研究，摸實(shí)情、看實(shí)效，認(rèn)真確認(rèn)督辦結(jié)果。密切跟蹤督辦工程，形成督辦反饋，切實(shí)做到從實(shí)際出發(fā)，不搞形式主義。確保督辦結(jié)果真實(shí)、可靠，對(duì)于未完成事項(xiàng)，要持續(xù)跟蹤，形成督辦閉環(huán)，完整反饋在《督辦簡(jiǎn)報(bào)》中。

(三)以“PDCA循環(huán)”為依托

督辦工作是以“PDCA循環(huán)”為依托，通過(guò)“計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理”這四個(gè)環(huán)節(jié)，結(jié)合督辦工作的實(shí)際要求，制定“擬辦、立項(xiàng)、交辦、辦結(jié)、反饋、檢查、歸檔、通報(bào)”這八個(gè)小環(huán)節(jié)，以達(dá)到各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的目的。按照“PDCA循環(huán)”模式進(jìn)行督辦工作，能有效提升督辦職能，促進(jìn)各個(gè)工作目標(biāo)完成。督辦工作“PDCA循環(huán)”詳見(jiàn)附圖。[2]

如圖可知，督辦工作流程是以“PDCA循環(huán)”為依托，各個(gè)環(huán)節(jié)相輔相成，最后達(dá)到督辦目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教育，形成獎(jiǎng)懲機(jī)制。已完成的督辦事項(xiàng)經(jīng)核查無(wú)誤后歸檔，并予以標(biāo)準(zhǔn)化。未完成的督辦事項(xiàng)留待至下一個(gè)循環(huán)繼續(xù)解決，持續(xù)改進(jìn)。

督辦工作情況直接反映在《督辦簡(jiǎn)報(bào)》中，所以《督辦簡(jiǎn)報(bào)》同樣要遵循“PDCA循環(huán)”模板，按季度分類通報(bào)，通報(bào)內(nèi)容主要包括專項(xiàng)督辦、文件督辦、行政查房督辦、會(huì)議督辦、電話督辦、三季度未完成事項(xiàng)督辦等，督辦完成事項(xiàng)可以歸檔，本季度未完成事項(xiàng)要及時(shí)跟進(jìn)，將督辦結(jié)果及時(shí)反饋在下一期《督辦簡(jiǎn)報(bào)》中，形成閉環(huán)。

三、改進(jìn)督辦工作的對(duì)策措施

(一)加強(qiáng)“三項(xiàng)建設(shè)”，完善督辦機(jī)制

1.加強(qiáng)內(nèi)容建設(shè)。在督辦內(nèi)容上不斷拓寬，主要分為專項(xiàng)督辦、文件督辦、會(huì)議督辦、行政查房督辦、電話督辦、未完成事項(xiàng)督辦等六個(gè)方面。專項(xiàng)督辦是對(duì)所院大型專項(xiàng)活動(dòng)和方案進(jìn)行督辦；文件督辦主要對(duì)有節(jié)點(diǎn)型、專項(xiàng)型、任務(wù)型以及領(lǐng)導(dǎo)重要批示的文件進(jìn)行督辦；會(huì)議督辦是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)、重點(diǎn)指示等事項(xiàng)進(jìn)行督辦；行政查房督辦專指每月專項(xiàng)大檢查中形成的問(wèn)題進(jìn)行督辦；電話督辦是不需要下達(dá)督辦通知單的簡(jiǎn)單事項(xiàng)進(jìn)行電話督辦；未完成事項(xiàng)是在這一節(jié)點(diǎn)未完成的督辦事項(xiàng)，在下一節(jié)點(diǎn)內(nèi)持續(xù)督辦。六項(xiàng)督辦相結(jié)合，更加注重一體化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和整體推動(dòng)。

2.加強(qiáng)架構(gòu)建設(shè)

在督辦架構(gòu)上不斷深化，不僅構(gòu)建辦公室、主辦部門，協(xié)辦部門的橫向聯(lián)動(dòng)，還要構(gòu)建分管領(lǐng)導(dǎo)、部門責(zé)任人、執(zhí)行人員的縱向聯(lián)動(dòng)。目的是形成重大事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)“抓”，督辦事項(xiàng)主辦部門“辦”，督辦過(guò)程辦公室“跟”的責(zé)任架構(gòu)，使得督辦事項(xiàng)從上到下落實(shí)責(zé)任，督辦過(guò)程從始到終環(huán)環(huán)相扣，督辦結(jié)果從有到無(wú)解決問(wèn)題。責(zé)任架構(gòu)的形成有利于各部門的工作聯(lián)動(dòng)，促進(jìn)各項(xiàng)工作目標(biāo)順利達(dá)成，辦公室也將按照“事事有結(jié)果，件件有回音”的原則，充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)能力，層層抓好督辦落實(shí)。

3.加強(qiáng)體系建設(shè)

在督辦體系上不斷創(chuàng)新，主要以“主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、責(zé)任部門”為“四輪驅(qū)動(dòng)”，建立以“督辦事項(xiàng)、執(zhí)行情況、績(jī)效考核”為“三位一體”的工作體系。將領(lǐng)導(dǎo)和部門上下聯(lián)動(dòng)，督辦結(jié)果和績(jī)效考核緊緊相扣，有利于推動(dòng)形成各部門分工明確、協(xié)調(diào)溝通、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的督辦工作格局。規(guī)范的督辦行為和完備的督辦體系可讓領(lǐng)導(dǎo)的講話“有力量”，會(huì)議的決策“有重量”，文件的辦理“有能量”，檢查的結(jié)果“有質(zhì)量”，問(wèn)題的反饋“有份量”，進(jìn)一步提升督辦工作滿意度和認(rèn)可度，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作的落實(shí)。

(二)做好“三個(gè)環(huán)節(jié)”，抓實(shí)督辦過(guò)程

1.做好立項(xiàng)環(huán)節(jié)

圍繞重要批示、重要文件、重要會(huì)議、重要檢查、重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題以及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的其他問(wèn)題等，逐一規(guī)整梳理，做好分門別類，形成督辦臺(tái)賬。切實(shí)貫徹落實(shí)重要指示精神，增強(qiáng)對(duì)事件的敏銳度、緊迫感和好奇心，準(zhǔn)確把握事件的切入點(diǎn)和落腳點(diǎn)。以事關(guān)所院全局的重點(diǎn)、焦點(diǎn)工作為抓手，根據(jù)督辦內(nèi)容和職能部門的職責(zé)分工，確定主辦部門、協(xié)辦部門、完成時(shí)限等，確立需要督辦事項(xiàng)，拓寬督辦內(nèi)容，細(xì)化督辦分類，明確督辦分類體系，做到督辦事項(xiàng)“全覆蓋”。

2.做好交辦環(huán)節(jié)

將已經(jīng)劃分好督辦事項(xiàng)，利用自動(dòng)化辦公手段，下達(dá)《督辦事項(xiàng)單》，督辦單要包括督辦來(lái)源、督辦內(nèi)容、交辦時(shí)間、主辦部門、辦結(jié)時(shí)間、完成情況、未完成情況說(shuō)明等相關(guān)要素。督辦單力求責(zé)任明晰化、目標(biāo)精確化、時(shí)限具體化。交辦督辦事項(xiàng)單前要明確各自分工與責(zé)任；交辦督辦事項(xiàng)單時(shí)要與主辦部門做好溝通與交流工作；交辦后及時(shí)了解辦理進(jìn)度和動(dòng)態(tài)。辦公室要加強(qiáng)督促檢查工作，確保政令暢通，將政策方針和重要指示批示落實(shí)到位。不斷完善督辦工作制度，形成持續(xù)化督辦，做到督辦過(guò)程“全方位”。

3.做好反饋環(huán)節(jié)

按照督辦單的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促相關(guān)部門落實(shí)，分階段追蹤辦理過(guò)程，全面掌握相關(guān)情況，及時(shí)協(xié)作解決辦理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難點(diǎn)。辦公室要做好立卷歸檔工作，建立完善的督辦工作臺(tái)賬，對(duì)督辦過(guò)程中形成的文件資料要定期歸檔。加強(qiáng)督辦管理措施，在完善制度的基本上加以檢查，確保督辦事項(xiàng)能取得實(shí)效。每個(gè)季度利用周會(huì)通報(bào)督辦事項(xiàng)，形成《督辦簡(jiǎn)報(bào)》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按期通報(bào)在所院公告欄中。按季度追蹤和反饋，做到督辦簡(jiǎn)報(bào)“全總結(jié)”。

(三)開(kāi)展“三個(gè)結(jié)合”，創(chuàng)新督辦方法

1.督辦與考核相結(jié)合

督辦工作不能“各自為伍”，為提高工作執(zhí)行力度，提升工作效率，促進(jìn)督辦事項(xiàng)有效落實(shí)，注重督辦事項(xiàng)的實(shí)效性和完整性，特將督辦情況納入部門績(jī)效考核。并將督辦情況形成的《督辦簡(jiǎn)報(bào)》在周會(huì)進(jìn)行通報(bào)，受重視才能辦實(shí)事，督辦結(jié)果直接反饋在績(jī)效考核上，真正讓指示批示和會(huì)議精神落到實(shí)處。考核和獎(jiǎng)懲也將按照“注重實(shí)效、落實(shí)責(zé)任、獎(jiǎng)罰分明”的原則，制定合理的督辦考核辦法，客觀公正地展開(kāi)考核工作，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展和各項(xiàng)目標(biāo)順利完成。

2.督辦與調(diào)研相結(jié)合

督辦工作不能紙上談兵，要及時(shí)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，走訪調(diào)查，實(shí)地考察，符合所院實(shí)際開(kāi)展督辦工作。一方面要根據(jù)宏觀政策的變化而調(diào)整，在適應(yīng)所院實(shí)際和社會(huì)大環(huán)境背景下，調(diào)整完成節(jié)點(diǎn)或者督辦內(nèi)容。不能認(rèn)為交辦了督辦單，督辦事項(xiàng)就結(jié)束了，而是要不斷跟進(jìn)，及時(shí)反饋；另一方面要及時(shí)掌握工作進(jìn)展，對(duì)重點(diǎn)、難點(diǎn)工作適時(shí)協(xié)調(diào)，脫離實(shí)際情況的督辦是不可取的，要充分運(yùn)用督辦合力，推進(jìn)各項(xiàng)目標(biāo)完成，使督辦工作更加人性化、合理化、個(gè)性化。

3.督辦與溝通相結(jié)合

督辦工作更不能是“唱獨(dú)角戲”，要充分發(fā)揮職能部門作用，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力，做好部門與部門之間“橋梁”“焊接口”作用。督辦前要溝通督辦事項(xiàng)和完成時(shí)限；督辦中要溝通辦理過(guò)程和問(wèn)題難點(diǎn)；督辦后要溝通驗(yàn)收結(jié)果和反饋情況，由此可見(jiàn)，溝通在督辦整個(gè)過(guò)程都是不可缺少的一部分。督辦人員要勤于思考，勇于溝通，善于將原則性與靈活性相結(jié)合，積極跟進(jìn)督辦過(guò)程，抓好協(xié)調(diào)各方力量，加強(qiáng)配合主辦部門，充分發(fā)揮整體效應(yīng)，形成督辦合力。■