基于信息化背景下推進煙草企業檔案數字化管理的探索與實踐

何召臣

摘要：“十四五”期間，對企業檔案工作數字化管理要求是全流程、全范圍、全方位，特點是電子文件要全歸檔、資源要全數字化。通過數字化轉型，能夠使檔案工作具有更強地支撐能力，有力應對資源空間的挑戰、服務能力的挑戰和工作效率的挑戰。當前，部分煙草企業的檔案資料大多采用傳統的模式，使用紙質文檔存儲在檔案室中，并隨之衍生出一系列問題和潛在隱患。通過將企業檔案數字化管理，能夠有效地提高檔案信息處理時效性，極大地促進企業檔案管理規范化、科學化、智能化發展。

關鍵詞：檔案管理轉型;數字化管理;智能化

1 研究背景與現狀

1.1 研究背景

檔案是企業重要資源，具有不可再生性、稀缺性和唯一性。一旦損毀，將會造成不可估量的損失。檔案管理數字化是信息時代的必然要求。“十四五”期間，對企業檔案工作數字化管理要求是全流程、全范圍、全方位，特點是電子文件要全歸檔、資源要全數字化。通過數字化轉型，能夠使檔案工作具有更強地支撐能力，有力應對資源空間的挑戰、服務能力的挑戰和工作效率的挑戰。因此，推進存量傳統載體檔案數字化，實現數字化轉型，是企業檔案管理工作“十四五”時期的重點任務。

1.2 現狀

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。為了充分發揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題。但是，長期以來，我們的檔案資料大多采用傳統的模式，使用紙質文檔存儲在檔案室中，并隨之衍生出一系列問題和潛在隱患。一是存在損毀的隱患。因火災、蟲蛀、受潮霉變、年久風化等因素造成紙質檔案在保管過程中發生不同程度、不可逆轉地損毀。二是耗費大量空間資源。目前，紙質文檔一般存儲在檔案室里，對存儲空間的要求較高，維護、使用起來也不方便。在對重要檔案的備份管理時，需要耗費大量的人力物力，也容易造成檔案的篡改、損壞或遺失。三是檢索不便。檔案數據作為一種原始信息記錄，在未經整理的情況下難以被有效利用。同時，傳統的紙質檔案檢索難度較高，為實現檔案資源高效、合理利用帶來較大難度。

在信息化背景下，多家檔案部門都對檔案數字化轉型進行了有益探索。其中國家電網有限公司“互聯網+檔案”融合項目、中山市檔案局數字化檔案室建設、杭州信用檔案模式都做出了一定成效，取得了良好的社會效果。

2 主要做法

2.1 檔案數字化管理定義

檔案數字化管理，就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式，將信息存儲到計算機數據庫中，實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。

2.2 擬開展的工作內容

首先，對企業全部檔案按照標準進行整理、編碼、蓋章、制作目錄、裝訂、裝盒。其次，對文書檔案和業務檔案進行數字化加工。最后，將處理完成的數字檔案數據導入本單位軟件數據庫內并完成數據掛接。

3 操作步驟

3.1 數字化加工基本流程

紙質檔案數字化的基本環節主要包括：借卷登記、順卷檢查、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、對應檢查、數據合并（格式轉換）、數據掛接、數據驗收、數據備份、光盤刻錄等內容。根據實際需要，如檔案數量較大，可采用服務外包的形式完成檔案數字化加工。

3.2 關鍵節點操作要求

（1）檔案整理、順卷檢查。對已歸檔文件進行檢查完善，查漏補缺，對早先流水號編制不規范之處進行調整，使之符合檔案管理系統目錄建庫的要求。同時將檔案目錄錄入響應檔案管理系統中，建立機讀目錄數據庫。整理過程中區分掃描件與非掃描件，對特殊處理頁面做出標示，登記在冊，便于控制掃描質量。

（2）檔案掃描。掃描過程主要包括五個步驟：借卷，拆卷，掃描，合卷訂卷，還卷。

借卷：按實際數量填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方負責人員簽字。拆卷：拆除裝訂物，按順序排列整齊。掃描：紙質檔案掃描可采用黑白二值圖像和彩色圖像兩種方式。頁面為單色文字的紙質檔案，采用黑白二值圖像掃描;頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用彩色圖像掃描。合卷訂卷：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。還卷：歸還檔案，填寫交接單。

（3）圖像處理。圖像處理主要包括糾偏、去污、拼接三個內容。糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正。去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。拼接：為保證檔案數字化圖像的整體性，對幅面分離的圖像進行拼接。

（4）數據質檢。數據質檢主要包括以下四個方面內容：

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，重新掃描。發現文件漏掃時，及時補掃并正確插入圖像。發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，及時進行調整。

3.3 注意事項

在提高檔案資源管理和利用效率的同時，應加強對檔案資源的保密和安全管理，避免因數據泄露而造成經濟損失。應對檔案管理建立安全識別體系和逐級審批機制，嚴格做到涉密信息不聯網，對非涉密信息應設置查閱權限，嚴格遵守審批程序，保障檔案資源安全。

4 啟示

信息化背景下，改革傳統紙質檔案管理模式，推進檔案數字化轉型已成為時代的主流。通過推動檔案數字化管理，能夠較好地實現存儲、使用數據信息智能化，極大地促進了企業檔案管理規范化、科學化、智能化發展。

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