微談信訪(fǎng)檔案的管理及信息化建設(shè)

馬麗穎

摘要：信訪(fǎng)檔案是反映信訪(fǎng)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它不僅要確保其完整、安全，而且要在檔案管理中充分發(fā)揮作用。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，進(jìn)一步提升了信訪(fǎng)工作的質(zhì)量，提升了信訪(fǎng)部門(mén)的威信，樹(shù)立了一個(gè)良好的社會(huì)形象。隨著時(shí)間的流逝，大量的信訪(fǎng)材料和行政管理的工作壓力不斷加大。

關(guān)鍵詞：信訪(fǎng)檔案;信息化;管理制度;檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

前言：

通過(guò)推行信訪(fǎng)案件管理信息化，一方面可以簡(jiǎn)化信訪(fǎng)的收集、分類(lèi)工作，另一方面也方便了利用信訪(fǎng)檔案。文章在對(duì)信訪(fǎng)檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵進(jìn)行闡述的基礎(chǔ)上，對(duì)其在實(shí)際工作中的重要作用和實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了簡(jiǎn)單的闡述。

一、加強(qiáng)信訪(fǎng)檔案的管理

1.完善檔案的管理體系，搞好檔案的分類(lèi)

近幾年來(lái)，信件、來(lái)訪(fǎng)的人數(shù)不斷增加。同時(shí)，由于各級(jí)政府機(jī)關(guān)對(duì)信訪(fǎng)工作的關(guān)注，使得信訪(fǎng)工作中出現(xiàn)了大量的檔案。資料的出處和內(nèi)容都不一樣。通過(guò)對(duì)檔案管理體系的健全和細(xì)化，明確了信訪(fǎng)檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理員能夠從大量的資料中選擇有價(jià)值的資料進(jìn)行整理。

2.落實(shí)管理責(zé)任制，做好編目工作

信訪(fǎng)檔案的管理工作十分專(zhuān)業(yè)化，要切實(shí)履行好行政職能，防止信息傳達(dá)中的差錯(cuò)，保證信訪(fǎng)工作的高質(zhì)量。因此，檔案主管部門(mén)要進(jìn)一步細(xì)化工作任務(wù)。有條件的單位要安排專(zhuān)門(mén)的人員，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、整理，并實(shí)行專(zhuān)人管理，以提升信訪(fǎng)工作的專(zhuān)業(yè)化程度。而且，在進(jìn)行特定的分類(lèi)時(shí)，一定要對(duì)一些細(xì)節(jié)進(jìn)行特殊的處理。比如，將申請(qǐng)材料歸檔為一份文檔。

3.利用資訊科技提升儲(chǔ)存與利用效能

目前，信訪(fǎng)案件的主要形式有紙質(zhì)材料和電子材料。對(duì)書(shū)面申請(qǐng)的檔案，應(yīng)確保檔案管理室有防火、防潮濕、防蟲(chóng)等措施，以保障檔案的安全。另外，在處理電子信訪(fǎng)的過(guò)程中，也要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)，利用反病毒軟件進(jìn)行防范。采用全新的電子郵件管理方式及存取紀(jì)錄，對(duì) IT工作給予足夠的關(guān)注。比如，當(dāng)使用者要求存取申請(qǐng)時(shí)，他們可以在網(wǎng)上預(yù)先提出申請(qǐng)。當(dāng)檔案管理員對(duì)使用者進(jìn)行身份認(rèn)證及授權(quán)后，使用者就可以上網(wǎng)瀏覽或下載應(yīng)用程序。

二、信息化對(duì)信訪(fǎng)檔案管理的實(shí)踐意義

1.促進(jìn)信訪(fǎng)檔案的及時(shí)更新與動(dòng)態(tài)維護(hù)

以往信訪(fǎng)工作中，信訪(fǎng)材料的搜集往往不夠及時(shí)。在這樣的背景下，有些信訪(fǎng)資料一開(kāi)始就沒(méi)有存檔，造成了信訪(fǎng)文件不完整、不連貫。隨著電子郵件和訪(fǎng)客的電子管理，管理者可以在任何時(shí)候，從不同的部門(mén)、不同的服務(wù)中搜集到相關(guān)的資料，加快了信息的搜集和訪(fǎng)問(wèn)。并在計(jì)算機(jī)上設(shè)定篩選范圍、備案時(shí)間、備案條件。通過(guò)信息化手段對(duì)信訪(fǎng)案件進(jìn)行自動(dòng)篩選，既能有效地提高信訪(fǎng)案件的處理效率，又能確保案件的真實(shí)性和真實(shí)性。

2.為充分發(fā)揮信訪(fǎng)檔案在決策中的借鑒作用

信訪(fǎng)的內(nèi)容常常是最嚴(yán)肅、最現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，也是人民群眾最關(guān)注的問(wèn)題。在信訪(fǎng)檔案中，除了有當(dāng)事人所提交的書(shū)面材料外，還包含了大量的信訪(fǎng)處理程序和結(jié)果。通過(guò)建立信訪(fǎng)檔案電子化，可以對(duì)以往信訪(fǎng)工作的發(fā)展有一個(gè)較為全面的認(rèn)識(shí)。我們要從這些問(wèn)題中汲取教訓(xùn)，要重視信訪(fǎng)工作的具體做法，要注重收集和總結(jié)。另外，也可以通過(guò)關(guān)鍵詞查詢(xún)，或者按照特定的時(shí)間先后搜索，找到特定的來(lái)信和文檔，從而全面地支持所做的溝通工作，從而促進(jìn)科學(xué)知識(shí)的發(fā)展。信訪(fǎng)工作的質(zhì)量、信訪(fǎng)工作的不斷完善，也反映出信訪(fǎng)檔案數(shù)字化的價(jià)值。

三、論信訪(fǎng)檔案管理的信息化途徑

1.強(qiáng)化宣傳意識(shí)，打好信訪(fǎng)工作的信息化基礎(chǔ)

信訪(fǎng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，除了能有效地提升信訪(fǎng)文書(shū)的收集、編目等工作的效能外，還能有效地運(yùn)用信息資源來(lái)提升信訪(fǎng)案件的價(jià)值。推進(jìn)信息化時(shí)代的信訪(fǎng)工作，促進(jìn)信訪(fǎng)工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，信訪(fǎng)機(jī)關(guān)要提高思想認(rèn)識(shí)，為檔案管理部門(mén)的信息化管理工作提供有力的支持。在為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)保障外，還可以從其它產(chǎn)業(yè)、部門(mén)中吸取一些有益的經(jīng)驗(yàn)。

2.建立信訪(fǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的共享

信息時(shí)代要求建立信訪(fǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一格式和數(shù)據(jù)規(guī)范，把各種媒體中存在的各種信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成電腦可辨認(rèn)的電子數(shù)據(jù)。通過(guò)這種方式，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的無(wú)縫溝通，為進(jìn)一步整合和使用信訪(fǎng)檔案提供了一個(gè)很好的平臺(tái)。另外，通過(guò)信息系統(tǒng)的監(jiān)督和反饋機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信訪(fǎng)人的回訪(fǎng)。了解一下信訪(fǎng)人對(duì)信訪(fǎng)工作的滿(mǎn)意度，以及對(duì)信訪(fǎng)工作的改善意見(jiàn)。

3.提高信息素質(zhì)的綜合檔案管理能力

推行信訪(fǎng)檔案數(shù)字化管理，對(duì)檔案工作者的工作有很大的影響。其中，不僅要具備案例處理的知識(shí)，還要對(duì)信訪(fǎng)工作的流程有一定的了解。對(duì)于很多以傳統(tǒng)方式工作的管理者而言，這是一種新的挑戰(zhàn)。為實(shí)現(xiàn)“信息化”的檔案管理，需要大力培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人員。運(yùn)用各種方式，如引進(jìn)電腦技術(shù)、組織溝通與學(xué)習(xí)，以促進(jìn)溝通與資料的管理。

結(jié)語(yǔ)：

信訪(fǎng)檔案是一份完整的反映信訪(fǎng)工作全過(guò)程的檔案。保證信訪(fǎng)檔案的完整性，及時(shí)遞交，是今后利用信訪(fǎng)檔案的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，要在加快推進(jìn)信訪(fǎng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率的同時(shí)，還要不斷地改進(jìn)和完善檔案資源的使用與評(píng)估，以便為當(dāng)事人提供切實(shí)的、有意義的、可以借鑒的、優(yōu)化的信訪(fǎng)工作方案。

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