ERP，重塑企業資源管理

文/邵艷梅

作者單位 大慶油田井下作業分公司

近年來，許多企業都提到了“以人為本”的管理思想。那么什么叫“以人為本”？有的管理者認為，以人為主導，就叫“以人為本”。這種解釋沒錯，但太籠統，會給企業員工造成模糊不清的認識。企業資源計劃（以下簡稱“ERP”）的管理思想認為，“以人為本”的前提是，必須在企業內部建立一種競爭機制。在競爭機制的基礎上，給每一個員工制定一個工作評價標準，并以此作為對員工的獎勵標準。隨著標準不斷提高，生產效率也必然跟著提高。

在ERP 的管理思想中，組織是一個協作的系統，應用ERP 的現代企業管理思想，結合通信技術和網絡技術，在組織內部建立起上情下達、下情上達的有效信息交流溝通系統，這一系統能保證上級及時掌握情況，獲得作為決策基礎的準確信息，又能保證指令的順利下達和執行。這樣一種信息交流系統的建立和維護，是一個組織存在與發展的首要條件，其后才談得上組織的有效性和高效率。另外，在運用這一系統時，還應當注意信息交流系統的完整性。

以“供應鏈管理”為核心

ERP 由美國 Gartner Group 公司于1990 年提出，是 MRP II（企業制造資源計劃）下一代的制造業系統和資源計劃軟件，是一個對企業資源進行有效共享與利用的系統。ERP 系統在MRP II 的基礎上擴展了管理范圍，它把客戶需求和企業內部的制造活動以及供應商的制造資源整合在一起，形成一個完整的供應鏈(SCM)，并對供應鏈上的所有環節進行有效管理，這樣就形成了以供應鏈為核心的ERP 管理系統。供應鏈跨越了部門與企業，形成了以產品或服務為核心的業務流程。

以采購活動為例，采購活動是企業生產運營的重要環節。在多數企業的生產經營成本中，企業采購成本占比最高，有的甚至達到總生產經營成本比值的一半以上，同時企業產品服務的最終成本以及利潤點都有很大的影響，也在一定程度上決定了產品服務質量。采購是企業開展各項經營活動的重要準備工作，采購人員的效率、訂單執行的質量也決定企業的資金回流速度以及是否可以快速地滿足下游客戶需求，直接影響企業的管理質量。因此，企業面對日漸激烈的競爭必須優化自身的采購環節，才可以降低企業經營成本，提升企業核心競爭力。

ERP 的核心理念是對企業內部資源進行重新計劃與分配，讓企業的管理以及內控工作逐步走向精細化、全面化。企業采購以及庫存管理主要體現在如下方面。其一，在企業采購階段，融入現代化的信息技術以及數據處理技術，讓供應商管理、采購訂單管理、采購資金管理等工作全面信息化、公開化、透明化。企業采購人員、采購部門管理人員、企業管理層可以實時瀏覽和掌控采購涉及的財務信息、采購產品清單信息等。其二，可以有效地提高整個采購過程的安全性。其三，可以通過ERP 數據統計的優勢，確定庫存物品的擺放位置，根據實際的庫存使用時間以及消耗速度，精確制定庫存物品的擺放位置，實現智能化的倉庫管理。

全面整合企業內外資源

隨著信息化技術的飛速發展和企業信息化管理思想的出現，ERP 也在進行著不斷地調整。網絡時代的ERP 將使企業適應全球化競爭所引起的管理模式的變革，它采用最新的信息技術，呈現出數字化、網絡化、集成化、智能化、柔性化、行業化和本地化的特點。

ERP 支持敏捷化企業的組織形式(動態聯盟)、企業管理方式(以團隊為核心的扁平化組織結構方式)和工作方式(并行工程和協同工作)，通過計算機網絡將企業、用戶、供應商及其他商貿活動涉及的職能機構集成起來，完成信息流、物流和價值流的有效轉移與優化，包括企業內部運營的網絡化，供應鏈管理、渠道管理和客戶關系管理的網絡化。

我們仍以采購為例，來探討一下ERP 如何優化采購流程。首先基于ERP 系統的采購模式，可以將采購各項工作進一步細分，實現更為精確的采購職能分級。ERP 系統也將庫存管理與采購管理的職責進行分離，實現訂購、訂貨、到貨、發票、結算的成熟的采購管理職責分配。而庫存人員則按照入庫、出庫、調撥、盤點等分配管理職責，達到工作流程化、精細化的管理目的。

ERP 系統可以通過模塊設計管理的方式，將物流和資金流進行區分管理。首先，財務部門承擔通知付款的主要職責，從制度上實現了資金流動與物流協動的基本管理理念，最大限度降低了向供應商付款環節可能受到的人為因素影響，也讓整個付款流程面向企業管理層公開，提高了采購工作的透明度，極大地限制了采購人員的不合理權限，也從根本上杜絕了采購人員盲目采購的可能性。系統可以提供詳細的采購應付款、付款情況報告，并進行賬齡分析，對與供應商的往來款項進行管理，實現了資金高效使用。

采購信息無法實時公開共享是造成采購工作諸多問題以及風險的根本原因。ERP 系統為采購過程中產生的所有信息建立了信息管理、共享的平臺，不僅降低了采購過程中人為因素的干擾，也提高了采購工作信息的可溯源性。ERP 系統可以詳細記錄供應商信息，代替了傳統單據、票據的記錄方式，不僅降低了整個工作過程中的人力工作壓力，也極大地提高了工作效率，降低了工作成本。

ERP 系統提高了采購前價格審批工作質量，對所有工作人員的采購種類以及采購金額進行了合理的分級，不同級別有著不同的采購種類以及采購金額的權限劃分。針對超過采購人員級別權限的采購行為，需要主要領導進行批示后才可以正常進行，在到貨后，ERP 系統可以對采購物資進行相應的檢測，逐一確定物資的種類、數量、生產商、運輸方、質量等信息，達到相關要求才可以入庫，檢測不過關的物資會退返供應商，并對本次供應商行為進行記錄，如果同一供應商連續出現未達標的情況，將會把該供應商列入黑名單中，在以后的采購活動中會對該供應商進行規避。

基于ERP 系統的供應商管理工作，首先應根據供應商的基本情況建立供應商的信息檔案，檔案中應包括供應商的基本情況、供應規模、資信等內容，并對供應商信息進行分類管理，同時在系統內部根據物資供應類型建立相應的物資明細檔案，物資明細檔案應包括物資的價格信息、運輸形式信息、消耗情況信息以及供應周期信息。在采購工作開始后，根據實際的物資需求，可以直接從系統中確定最佳的供應商。然后根據系統中企業物資需求信息以及供應商的實際供應能力，逐一敲定最佳的供應價格、交貨周期、供應數量以及相關的技術要求。此外，采購的申請與訂單管理、貨物驗收、費用核算等流程，也全部在ERP 系統中操作。

本文僅以采購活動為例，對ERP 系統解讀一二，這只是其思想的冰山一角。ERP 系統可以將很多先進的管理思想變成現實。如果一味固守原有的管理思想，只停留在企業內部流程的管理上，將不能適應信息化時代資源優化及企業間協同發展的需要。實際上，ERP 的價值在于突出了客戶服務與支持、銷售管理、營運管理、人力資源管理等方面的重要性，它完全可以被視為廣義管理的一部分，為企業在信息化時代的發展提供新的機遇。