機(jī)關(guān)公文擬制的基本程序

呂振華

摘 要：梳理總結(jié)了公文擬制的基本程序包括理解意圖、確定種類(lèi)、搜集材料、擬制提綱、起草初稿、修改完善六個(gè)環(huán)節(jié);針對(duì)各環(huán)節(jié)提出了堅(jiān)持的原則、注意的事項(xiàng)等。

關(guān)鍵詞：公文;擬制;基本程序

公文寫(xiě)作一般分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、執(zhí)筆階段和修改完成階段。各階段的目標(biāo)不同，需要完成的工作也不同，但歸納起來(lái)，一篇公文從準(zhǔn)備到完成，應(yīng)該遵循一定的程序，歸納起來(lái)，通常需要完成六個(gè)環(huán)節(jié)。

一、理解意圖

實(shí)踐證明，撰寫(xiě)一份高質(zhì)量的公文，是公文起草者和領(lǐng)導(dǎo)者理論思想水平和寫(xiě)作才能共同整合的結(jié)果，起草者的寫(xiě)作才能是基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的意圖是關(guān)鍵。除少數(shù)重要的機(jī)關(guān)公文由領(lǐng)導(dǎo)親自執(zhí)筆外，多數(shù)是機(jī)關(guān)擬稿的。因此，擬稿人只有吃透精神、理解意圖，才能確立寫(xiě)作的中心和角度，提高公文的寫(xiě)作質(zhì)量和寫(xiě)作速度。理解弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖，責(zé)任在兩個(gè)方面：一方面對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，應(yīng)盡可能地將任務(wù)和有關(guān)情況詳細(xì)、具體、準(zhǔn)確地向擬稿人交代清楚;另一方面對(duì)于擬稿人來(lái)說(shuō)，應(yīng)盡可能將領(lǐng)導(dǎo)意圖了解清楚，全面掌握行文的目的以及對(duì)行文的具體指示和要求。了解和理解領(lǐng)導(dǎo)意圖的主要途徑是：領(lǐng)導(dǎo)在討論問(wèn)題或交代任務(wù)時(shí)，擬稿人要注意聽(tīng)，認(rèn)真記，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)，以得到具體指示;必要時(shí)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，開(kāi)闊領(lǐng)導(dǎo)思路，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供條件;閱讀有關(guān)文件、資料等。

二、確定種類(lèi)

確定種類(lèi)，即根據(jù)行文的性質(zhì)和內(nèi)容范圍，確定使用不同的文種。機(jī)關(guān)公文文種較多，各類(lèi)公文有不同的作用和性質(zhì)，具體的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容在寫(xiě)作方法上也有很大的區(qū)別。因此，采用哪一種公文才能更好的實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖有時(shí)是需要考慮的。比如請(qǐng)示與報(bào)告、命令與通報(bào)、指示與通知等文中，在使用時(shí)往往容易混淆。劃清各類(lèi)公文界限，對(duì)于公文內(nèi)容寫(xiě)作的組織和文字表述等，都是十分必要的。

三、搜集材料

搜集材料是指擬稿人為完成擬制工作，搜集、攝取并寫(xiě)入公文中的事實(shí)和論據(jù)的活動(dòng)。掌握全面情況和充分占有資料，是擬制好機(jī)關(guān)公文的基礎(chǔ)。搜集材料，包括親自調(diào)查而得到的直接材料;通過(guò)各種渠道，如閱讀文件、聽(tīng)取匯報(bào)等而得到間接材料。應(yīng)該指出的是，材料的占有，單靠臨時(shí)搜集是不夠的，平時(shí)應(yīng)處處留心，逐步積累，這樣用起來(lái)才能得心應(yīng)手。一般來(lái)說(shuō)，要盡可能的占有以下幾方面的材料從時(shí)間角度來(lái)看，既要占有現(xiàn)實(shí)性的，又要占有歷史的，這樣在寫(xiě)公文時(shí)，就可以運(yùn)用前后對(duì)比的方法，寫(xiě)出事情的前后發(fā)展變化，給閱者一種較深刻的認(rèn)識(shí);從性質(zhì)角度來(lái)看，既要占有正面的，又要占有反面的，工作中正確與錯(cuò)誤，成績(jī)與缺點(diǎn)，好與壞，總是相比較而存在，只有占有正反兩方面的材料，才能在公文寫(xiě)作中客觀地反映事物的本來(lái)面貌;從類(lèi)別角度看，既要占有典型的材料，又要占有概括的材料，前者能夠反映事物的深度，后者能夠反映事物的廣度，把兩者結(jié)合起來(lái)，才能既突出重點(diǎn)，又反映全貌。在搜集材料基礎(chǔ)上，要認(rèn)真進(jìn)行選材，做到真實(shí)、新穎、典型，切合主題，以增強(qiáng)公文的針對(duì)性、指導(dǎo)性和可行性。也只有這樣，擬制的公文才可能有理有據(jù)，具有說(shuō)服力。尤其是擬制一些通報(bào)、報(bào)告等篇幅較長(zhǎng)的公文，占有充足的材料顯得尤為重要。

四、擬制提綱

擬制提綱首先要確立主題。機(jī)關(guān)公文的主題，通常就是領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因此，擬稿人要吃透上級(jí)精神和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，了解有關(guān)方針、政策、規(guī)章制度和有關(guān)指示，同時(shí)了解本機(jī)關(guān)和受文單位及有關(guān)方面的具體情況，據(jù)此確立公文主題，而后圍繞主題列出提綱。提煉主旨的技巧很多，方法各異，但總體上是以能表達(dá)公文的主要觀點(diǎn)為目的，具體有以下幾種：一要放在全局中去衡量，去對(duì)比，做到胸中有全局，學(xué)會(huì)從黨和國(guó)家的重要文件中，揣摸、吸收、體會(huì)其主要精神和戰(zhàn)略意向、政策方針的脈絡(luò)。二是要注意從領(lǐng)導(dǎo)的思想中提煉，把握領(lǐng)導(dǎo)在落實(shí)上級(jí)精神中有什么新的想法，在抓當(dāng)前工作中有什么新的舉措，在實(shí)際工作中關(guān)心的人和事等等。只有這樣，才能使提煉出的主旨符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖，實(shí)現(xiàn)公文的指導(dǎo)效應(yīng)。三要善于從調(diào)查了解材料中的大量事實(shí)進(jìn)行高度概括和抽象。實(shí)際上，主旨的形成，既依賴(lài)于客觀材料，還取決于作者的主觀意識(shí)，是主觀和客觀相統(tǒng)一的產(chǎn)物。從掌握的材料中提煉主旨，很大程度上取決于撰寫(xiě)者的思想水平、道德標(biāo)準(zhǔn)以及主觀能動(dòng)性和領(lǐng)會(huì)材料的“悟性”。有了豐厚的材料積累，還要精心篩選、善于吸收新的觀點(diǎn)，使主旨具有科學(xué)性。有了主旨，提綱的擬制也就水到渠成。提綱的擬制遵循的原則是：必須準(zhǔn)確反映客觀事物內(nèi)在本質(zhì)的聯(lián)系;必須服務(wù)于公文主題表達(dá)的需要;必須適合不同種類(lèi)公文寫(xiě)作的需要;必須符合思想活動(dòng)的思維邏輯。根據(jù)以上原則擬制的提綱要做到布局合理，思路周密，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，自然完整。

五、起草初稿

也就是用具體材料、觀點(diǎn)和連貫的書(shū)面語(yǔ)言去豐富提綱中所列的要點(diǎn)。起草初稿應(yīng)該關(guān)注以下三點(diǎn)：一是逐項(xiàng)擬定。也就是要按提綱順序依次擬定。起草過(guò)程一般要受提綱的約束，不能興之所至就把提綱棄之一邊，信馬由韁很可能顧此失彼。但是也要知道，提綱并不是不可改變的。在實(shí)際起草過(guò)程中有時(shí)思考問(wèn)題會(huì)比擬制提綱時(shí)更加深入細(xì)致，更有見(jiàn)解。所以，起草過(guò)程中對(duì)提綱進(jìn)行必要的修改是允許的，也是應(yīng)該的。二是緊扣主題。起草時(shí)要時(shí)時(shí)想著公文的主題，力避和中心相離的文字和段落。否則就容易脫離主題的軌道，把一些與主題不相關(guān)的事或理大談一通，偏離中心，成為累贅。三是一次完成。也就是盡量避免干擾、一氣呵成。中國(guó)古語(yǔ)云：“行文有機(jī)。”即隨著寫(xiě)作思維的不斷深化，頭腦會(huì)出現(xiàn)一種興奮狀態(tài)，抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，可以產(chǎn)生不少新的見(jiàn)解和精辟的言語(yǔ)，不僅可以充分發(fā)揮潛能，而且能增強(qiáng)公文的準(zhǔn)確性和整體感，做到文理清順，文氣貫通。

六、修改完善

人們對(duì)某一事物或問(wèn)題的認(rèn)識(shí)有一個(gè)逐步深化的過(guò)程，尤其是對(duì)復(fù)雜問(wèn)題或事物更是如此。初稿常常不能考慮十分周密細(xì)致，難免有疏忽遺漏。因而，初稿形成之后，一般都有一個(gè)反復(fù)勘酌、修改的過(guò)程。修改時(shí)應(yīng)把握以下幾點(diǎn)：中心是否突出，行文意圖是否體現(xiàn)，結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，布局是否合理，概念是否正確，引用材料數(shù)據(jù)是否真實(shí)，以及是否準(zhǔn)確地反映了領(lǐng)導(dǎo)意圖等。此外，還應(yīng)考慮格式、用語(yǔ)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否恰當(dāng)，有無(wú)錯(cuò)別字和漏字等。

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