加強新形勢下石油企業會計檔案管理探究

羅光瓊

摘 要：會計檔案工作是石油企業一項重要的管理業務，也是檔案管理中的一個“亮點”，越來越受到重視。文章結合石油企業實際，分析會計檔案管理存在的重視程度不足、信息反映存在缺位等問題，提出充分認識和提高會計檔案在促進企業發展中的地位和作用、對會計檔案實施科學管理、開展會計檔案人才培訓和會計檔案應注意的信息數據口徑和可持續管理的基本思路。

關鍵詞：石油企業;會計;檔案;管理

石油企業會計檔案是反映其生產經營活動的“百科全書”，因其涵蓋內容豐富、紀實性強等因素引起了企業管理層的重視，具有幫助企業優化管理并不斷創新的功效。從這個意義上說，會計檔案自然成為了石油企業檔案管理的一個“亮點”。但從近年會計檔案管理的情況看，編寫不規范、條目不準確、數據有矛盾等問題不同程度地存在，給石油企業會計檔案的運用造成了困惑。因此，把被馬克思稱為“對過程的控制和觀念的總結”的企業會計檔案作為推動企業改革發展的重要手段是當前企業檔案工作的重要課題。

一、石油企業會計檔案管理存在的主要問題

由于石油企業屬于多工種、多專業的聯合大型國有央企，具有點多、線長、面廣的生產經營特點，專業化的分工管理成為了石油企業的特殊模式，反映到會計檔案方面，由會計部門對會計檔案進行編撰、建檔、使用、歸檔等工作，檔案部門協助指導的辦法，雖然有一定的積極作用，但也存在問題。

1. 對會計檔案的重視程度不足。企業會計部門雖然是產生會計檔案和使用會計檔案的專業部門，但對于會計檔案的管理和重要性的認識存在不足，主要表現在：沒有培養專業化的會計檔案管理人才。會計部門的人才培養，大都放在了資金、成本、資產管理方面，對于會計檔案管理人才沒有進行專業培養，而且對于會計檔案的撰寫人員采取的是兼職方式，而且每年撰寫的人員都在變化，造成會計檔案前后期內容不對稱、文法不對應、思路不一致，影響了會計檔案的整體效果。

2. 會計檔案的信息反映存在缺位。一是會計信息反映的圖表格式過于專業化，基本注解也不夠清晰，出現了經濟信息群眾讀不懂、管理信息非專業人士不明白的情況，給非會計專業方面的管理人員運用會計檔案帶來了困難。二是會計信息反映的經濟內容不連續，一些經濟業務在這本期會計檔案中有詳盡的記載，但到下一個會計年度就直接“蒸發”了，使會計檔案前后期對同一問題的反映失去了可持續性。三是會計信息反映的內容不精練，把會計檔案當成了工作報告來寫，不僅加上背景、論述，還增加了原則、意義等等，成為了檔案管理中典型的不必要的“錦上添花”。

二、石油企業會計檔案管理的基本思路

1. 充分認識和提高會計檔案在促進企業發展中的地位和作用。會計檔案在石油企業經營管理中占有特別作用，這不是人的主觀意志，而是由會計檔案所反映的經營信息所決定的。據統計，石油企業所需的經營管理信息，90%來源于企業的會計部門。從這個意義上說，會計檔案管理的好與壞，直接影響管理的水平。因此，對于會計檔案管理，必須要站在戰略的高度，借助石油企業檔案管理體系的平臺，不斷地通過會計檔案把企業的生產經營活動如實地反映出來，促進企業的改革發展。

2. 對會計檔案實施科學管理。會計檔案信息量大，涉及的范圍、內容和專業也比較多，必須根據石油企業會計的特點和檔案管理的要求，對會計檔案進行科學分類管理。

（1）基礎信息類。主要借助財務報表，采取定量化方式，據實反映石油企業一年來或一個生產經營周期內的生產經營活動數據。重點是企業的收入、支出、盈虧三部分。收入項目反映的是企業在一年來或一個經營周期內經營活動總收入，由主營業務收入、其他業務收入、投資收益、營業外收入和補貼收入五項構成。與此相對應，支出項目由主營業務成本、其他業務成本、營業稅金及附加、期間費用、營業外支出和資產減值損失六項構成。盈虧指的是收入與成本相減后的差額。如果有盈余，還應如實反映出稅后利潤所提取的各項公積金、公益金和下一個年度可供分配的利潤。

（2）重大活動類。主要借助財務報告，采取定量與定性相結合方式，對每年會計部門為了配合生產經營其他管理部門，同時結合本專業的管理實際，開展了強化資金運營、推行成本管控、優化應收款項管理、加速資產運作效率等挖潛增效活動。這些活動既是會計部門的大事，也是企業一年中經營活動的重要反映，作為對基礎信息類的有效補充。

3. 開展會計檔案人才培訓。抓好會計檔案管理，人才培養是關鍵。根據石油企業管理的需要，對會計檔案人才培養可從三個方面同時開展。一是基礎型會計檔案人才，由會計部門與檔案部門辦班培訓，掌握基本的檔案學知識，能夠規范地開展會計檔案工作。二是中層會計檔案人才，由組織部門按照選拔“賽馬”的方式，對脫穎而出的人才直接送入大學，進行專業化的系統學習。三是對于高端的管理人才，采取社會公開招聘的方式，用人才帶動管理。

三、石油企業會計檔案管理應注意的問題

1. 符合檔案管理的一般原則。會計檔案雖然站在會計專業的角度反映企業經濟活動，但必須按照檔案撰寫規定，做到規范、準確、嚴謹和通俗易懂。如在反映“效益指標完成情況”時，其數字的用法應遵照中華人民共和國國家標準《出版物上數字用法的規定》，如重大會計管理活動應采取史書的寫法，精確選材，把工作中的項目在材料中如實反映出來。也就是說，要反映什么項目、多少項目、關鍵技術、創造效益等核心問題，用平鋪直敘，不夸張和評論的方式，彰顯會計檔案存史、便檢的特性。

2. 信息數據口徑問題。信息數據“打架”是檔案管理常遇到的現象。會計信息方面也是如此。主要是沒有規范數據的出臺口徑和專業部門間溝通不足。正確的方法是根據各專業部門在管理中的職責確定數據口徑：涉及成果類的數據，以會計部門提供的數據為準，涉及年度工作量、企業增加值等數據等以規劃計劃部門提供的數據為準，涉及到薪酬收入、勞動生產率等以人力資源部門提供的數據為準。確保數據間保持一致。

四、結語

總地來說，石油企業要想持續穩定取得進展，檔案管理工作不容忽視。我們需要將關注點放在企業的檔案管理工作上，不斷改進和完善管理形式，利用多種方式方法使檔案管理工作更具成效，從而促使石油企業擁有更美好的發展前景。

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