企業綜合檔案管理規章制度體系建立研究

摘 要：本文以國有企業為例，探討企業綜合檔案管理規章制度建立的原則、內容及方法，對構建完善的企業綜合檔案管理規章制度體系，滿足企業檔案科學、規范、高效管理需要，提升國有企業治理體系和治理能力現代化水平，具有積極意義。

關鍵詞：綜合檔案管理;企業;規章制度;方法

國家檔案局發布實施的《企業檔案工作規范》（以下簡稱《規范》）關于“檔案管理制度”明確提出了包括文件歸檔制度、檔案保管制度在內的企業檔案8項基本管理制度，為加強企業檔案管理規章制度建設指明了方向。積極推進企業檔案制度體系建設，是企業檔案科學、規范、高效管理的保障和現實需要，也是國有企業提升企業治理體系和治理能力現代化水平的重要標志。本文試對這一問題作一些探討。

1 企業綜合檔案管理規章制度體系建立原則

1.1 遵從性

企業綜合檔案管理規章制度的建立應遵從上位法的思想、理念和原則，即應與《檔案法》《保密法》等國家法律法規，以及《規范》等檔案主管部門頒布實施的規定、標準、規范保持一致性[1 ]。

1.2 實用性

企業綜合檔案管理規章制度的建立和實施，是為了更好地規范和指導企業綜合檔案管理實踐。因此，規章制度的建立應堅持實用性原則，滿足企業生產、經營、發展的實際需要。

1.3 系統性

企業綜合檔案管理規章制度的建立是一個系統性、事關檔案管理全局性工作，應確保規章制度體系門類齊全、層級相聯、前后順暢、體系完整，同一層面縱向規章制度連續、配套，且不相互抵觸、不矛盾、不重復和不留空白。

1.4 規范性

企業綜合檔案管理規章制度要求同一類型的文件條款設置、結構內容應規范、統一，文字表述規范，語言表達準確，前后語義符合邏輯。

1.5 動態性

規章制度是動態發展的，不是一成不變的，企業綜合檔案管理規章制度的建立應始終與國家檔案政策法規、檔案標準規范及企業自身發展戰略、基本工作要求保持一致，不斷調整完善，使檔案規章制度的立、改、廢常態化。

2 企業綜合檔案管理規章制度體系建立的主要內容

2.1 工作規章類規章制度

工作規章類檔案管理制度是企業最高級制度體系。應根據《公司法》《檔案法》《規范》等法律法規及業務規范，結合企業實際，制定《×××公司檔案工作規定》。這類制度涉及公司全員遵守的基本準則、基本要求，是綜合檔案管理的綱領性文件。其內容主要包括：綜合檔案歸檔責任的規定，如企業、內設機構、人員等相關檔案工作職責;綜合檔案工作基本要求：如基本原則、管理體制等，主要是關于綜合檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等一般性要求;綜合檔案工作責任追究;綜合檔案管理應急要求。如某公司檔案工作規定詳細規定了綜合檔案管理的基本遵循（政策法規、檔案標準、機構職責）、基本理念（全員、全程、全域管理）、總體目標（科學規范、運行有效、系統規整、公司特色）、基本原則（統一管理、分級負責、業務交融、系統契合、動態實施），從總體上明確了整個公司的檔案管理秩序。

2.2 管理制度類規章制度

這是作為工作規章類的次層制度體系，涵蓋了企業各個專業門類、檔案管理環節的檔案管理規章制度，主要為企業各業務部門檔案管理職責及要求，主要有文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度等。具體到某開發公司來說，其所制定的管理制度類規章制度應包括《建設項目檔案管理辦法》《項目系統電子檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》等。這些檔案管理規章制度應覆蓋企業檔案的各個門類，此類規章制度是由檔案管理部門與業務部門共同制定完成[3 ]。此外，還包括內設部門的相關管理制度，如《工程技術部檔案管理制度》《金融部檔案管理制度》《物業經營管理部檔案管理制度》等，這類檔案管理規章制度主要由業務部門制定完成，檔案部門協助配合。

2.3 業務規范類制度

業務規范層是綜合檔案規章制度體系的第三層級，主要包括檔案整理規范、檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限表，以及特殊載體檔案管理規范等。綜合檔案業務規范類規章制度主要是根據檔案的各項業務標準、行業標準，本著務實、管用、清晰、簡潔的原則，制定出《×××公司檔案管理工作手冊》，作為指導檔案工作的具體操作指南。就某公司的業務規范層綜合檔案規章制度來說，主要由四個部分組成：一是基礎業務類規章制度，如《檔案歸檔范圍》《文書檔案整理規范》《科技檔案整理規范》《聲像檔案整理規范》《實物檔案整理規范》《檔案安全管理規范》等;二是開發利用類規章制度。如《企業年鑒編寫規范》《企業大事記編寫規范》《企業專項編研規范》等;三是信息化類規章制度。如《企業電子文件歸檔規范》《企業電子文件元數據規范》《企業電子文件格式規范》《企業電子檔案質量規范》《企業系統運行維護規范》等;四是業務流程類規章制度，如《電子文件歸檔流程》《檔案保管工作流程》《檔案檢索利用流程》《檔案編研工作流程》等。這類規章制度的制定和實施，是進一步細化綜合檔案管理舉措的具體體現。

3 綜合檔案管理規章制度體系構建的基本要求

3.1 制度體系設計應具戰略性

綜合檔案管理規章制度體系的建立應嚴格按照公司發展戰略以及檔案事業發展規律，以戰略思維做好綜合檔案規章制度體系的頂層設計，將綜合檔案管理的理念、原則、要求與行業發展戰略相匹配，確保其體系對整個檔案工作擁有更廣闊的視野、更高的價值引領和適度前瞻[4 ]。綜合檔案是重要信息資源，也是增強核心競爭力的重要支撐，是做好經驗總結、提煉的重要保障。應體現企業檔案工作價值、特點和規律，將前端控制、全程管理、全員管理理念體現到檔案規章制度體系的構建之中，適應現代化企業管理，以及信息技術發展新趨勢、新要求，確保規章制度的適應性、適度超前性。

3.2 制度體系構建應具系統性

綜合檔案管理規章制度體系的建立需要進行系統思維，突出檔案規章制度的整體性、協調性和協同性，注重不同規章制度之間的有機銜接。因此，檔案管理規章制度體系要體現層級性，從微觀、中觀、宏觀處，以及工作規章、管理制度及業務規范等三個層面，注重不同檔案制度之間的有機銜接，確保企業綜合檔案管理規章制度執行的順暢、高效。

3.3 制度體系落實應具法治性

綜合檔案規章制度體系的建立，體現了依法管檔、治檔的思維，是法治思維在檔案管理領域的集中體現。因此，規章制度體系的建立應符合實際，突出執行性，務實管用。應積極建立檔案規章制度運行體系的落實機制，從獎勵、懲處等約束機制方面，探索規章制度執行體系的實際運行，可通過檢查、評價、考核等，確保規章制度體系的有效落實[5 ]。

3.4 制度體系完善應具開放性

事物是永恒發展的，是運動的。綜合檔案規章制度體系的建立也是一個不斷完善、健全和進步的過程，與時俱進，變革與創新，是推動制度體系更符合時代發展需要的重要保證。為此，應積極開展綜合檔案規章制度執行效果評價，根據評價結果推動制度的繼承與創新。

參考文獻：

[1]徐擁軍，牛力.企業檔案管理的十大發展趨勢[J].中國檔案，2014（5）：31—33.

[2]常大偉，羅瑞云.新《檔案法》實施背景下檔案利用權利實現的影響因素與制度保障[J].北京檔案，2021（8）：6—10.

[3]李宗富，楊瑩瑩.新修訂《檔案法》視域下檔案館治理研究[J].檔案與建設，2020（11）：19—23.

[4]王毓慧.企業檔案規范化管理解析——企業檔案制度體系建設[J].機電兵船檔案，2021（4）：24—26.

[5]王強.治理現代化背景下的企業檔案制度體系建設：基于中石油的案例研究及啟示[J].檔案學研究，2020（4）：50—55.

作者簡介：張軍娟（1979— ），大學學歷，福建省南平武夷新區投資開發集團有限公司館員，主要從事檔案管理研究。