探析事業單位文書檔案管理的方法、路徑與保障

李焱

摘 要：當前，部分事業單位對文書檔案管理重視程度不足，沒有明確事業單位文書檔案管理主體，很多檔案管理人員都屬于兼職性質，在一定程度上影響了文書檔案管理效率。加之沒有制訂詳細的文書檔案管理方式方法，文書檔案信息化建設相對滯后，在很大程度上影響了事業單位相關工作開展。因此有必要結合當前事業單位文書檔案管理實際，對方式方法進行創新，積極推進文書檔案信息化建設，并為文書檔案管理提供相應的制度保障，切實發揮事業單位文書檔案價值和作用。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;方法創新;保障措施

新形勢下，網絡信息技術的發展，對事業單位文書檔案管理工作產生了深刻影響。事業檔案文書涉及事業單位諸如業務、辦公、具體工作開展情況等相關內容的形式記錄，是事業單位各項工作開展的集中反映。事業單位有必要給予文書檔案管理工作足夠重視，進一步提升文書檔案管理效率，更好地促進事業單位各項工作開展。但從目前看，部分事業單位在文書檔案管理工作開展過程中還存在著諸多問題，加之受到外部復雜環境的影響，在很大程度上影響了文書檔案管理方式方法創新。對此，事業單位應結合文書檔案管理實際，制訂更為科學有效的管理方法，找到文書檔案管理路徑，進一步提升文書檔案管理效率[1 ]。

1 事業單位文書檔案管理的方法創新

1.1 科學規劃，系統開發

事業單位在文書檔案管理過程中應將規劃放在重要位置，通過頂層設計和長期規劃，進一步明確事業單位文書檔案未來發展主要方向和工作重點，為下一步文書檔案管理工作落實提供方向指引。同時在系統開發過程中，要主動引入現代信息技術，推動事業單位文書檔案管理信息化建設。要充分利用網絡信息技術優勢，以確保不同類型文書檔案信息能夠得到系統開發和共享。通過文書檔案信息化建設，可以廣泛地將信息技術與文書檔案的收集、分類、整理、歸檔、管理環節相融合，更好地實現文書檔案信息的價值和作用。

1.2 歸類管理，提高效率

事業單位在文書檔案管理過程中，一方面，要主動地運用現代信息技術對文書檔案管理工作方式方法進行創新，進一步提升文書檔案的收集管理效率，通過歸類管理的方式，實現文書檔案信息資源的有效整合，為后續文書檔案信息資源利用開發共享創造有利條件。另一方面，要重視檔案管理人員的教育和培訓。要讓檔案管理人員掌握必要的現代化辦公軟件和大數據、云計算等技術，能夠主動地運用到文書檔案管理之中。同時要圍繞事業單位中心工作，進一步明確文書檔案信息資源開發重點，為事業單位工作開展提供必要的檔案信息支持。

1.3 優化流程，增強協同

事業單位文書檔案管理是一項系統工程，既要事業單位主要領導給予足夠的重視，針對文書檔案管理問題提出合理化建議，同時還需要檔案管理部門與其他部門密切配合，形成良好的合作機制，更好地對文書檔案信息進行收集、整理、開發和利用。此外，還要對文書檔案各個流程進行優化，對不必要的流程進行刪減，對相關經驗進行總結，進一步提升事業單位檔案管理工作效率，同時也能夠幫助檔案管理人員在文書檔案管理過程中少走彎路，減輕文書檔案管理人員的工作壓力。

2 事業單位文書檔案管理的路徑選擇

2.1 標準化管理路徑

事業單位在發展過程中會形成大量文書檔案，而隨著文書檔案規模的不斷增加，不僅要占用大量的空間，同時也增加了事業單位文書檔案管理人員的工作壓力，部分事業單位在文書檔案管理過程中因人力不足，導致文書檔案管理混亂，很多文書檔案內容不全，內部格式不統一，在后續開發利用上難以做到全面利用。為此，有必要加強推進事業單位文書檔案管理標準化建設。一是對現有的文書檔案進行全面梳理，仔細核對文書檔案內容和格式是否統一正確，并對文書檔案相關信息進行登記，了解文書檔案使用時間和保存期限，對于已經過保存期限的文書檔案，應登記造冊核銷，節省文書檔案存儲空間。二是要對文書檔案進行重新組合。文書檔案管理人員應結合標準化建設相關要求，對部分文書檔案進行重組和合并，進一步明晰文書檔案脈絡[2 ]。

2.2 現代化管理路徑

當前，網絡信息技術不斷發展，要求事業單位在文書檔案管理過程中與時俱進，實現文書檔案管理與信息技術的有機結合，對事業單位文書檔案管理形式和內容進行優化，從實質上提升事業單位文書檔案管理效率。在具體實施過程中，一方面，要主動引入現代信息技術。一是要結合事業單位文書檔案管理實際，購進一批先進的計算機設備，并完善檔案管理信息系統，為文書檔案信息收集、整理、開發、利用創造有利條件。二是要對文書檔案管理人員進行教育和培訓。要求文書檔案管理人員要熟練掌握各種計算機技術，熟練地運用檔案管理信息系統對檔案信息進行檢索、分類、整理以及信息資源開發，進一步提升文書檔案管理工作效率。另一方面，要做好后續信息技術更新。文書檔案信息化建設是一項長期工程，當前網絡信息技術發展日新月異，如果在文書檔案管理過程中只注重前期建設，而不注重后期投入，若干年后檔案管理信息系統就會落后時代發展需求，也無法為事業單位文書檔案現代化管理服務，因此，必須完善文書檔案持續投入機制，確保后續新信息技術得到應用。

3 事業單位文書檔案管理的保障措施

3.1 完善檔案管理制度保障

當前事業單位文書檔案管理工作需要不斷適應新形勢、新情況，相應的文書檔案管理內容形式也會出現新的變化。因此必須結合文書檔案管理實際不斷完善檔案管理制度機制，確保文書檔案管理工作有章可循，有制可依。一方面，事業單位要從文書檔案信息化建設的角度出發，對現行的制度機制進行梳理，并借鑒其他單位檔案制度制訂經驗，對文書檔案管理制度進行完善和創新，進一步提升文書檔案管理制度的適應性和針對性。另一方面，要制訂科學合理的獎懲制度。要對檔案管理人員的工作成績進行系統的績效考核，對于工作成績突出的檔案管理人員應給予一定的物質獎勵和精神嘉獎;對于多年成績突出的檔案工作人員應為其提供多樣化的晉升渠道，進一步增強檔案工作人員的工作積極性。而對于在文書檔案管理工作中態度敷衍，工作制度落實不到位的工作人員要給予適當的懲戒，對連續多年排名靠后的檔案管理工作人員應調離一線崗位。通過獎懲制度的合理利用，確保檔案管理制度真正落實到位，進一步增強文書檔案工作效率。

3.2 強化檔案管理組織保障

事業單位文書檔案管理工作是一項復雜細致的工作，在工作開展過程中難免會出現各種矛盾和問題。因此有必要強化事業單位文書檔案管理組織保障機制，進一步明確文書檔案管理工作主要領導責任，經常對文書檔案管理工作問題和矛盾進行討論和研究，并提出切實可行的意見建議，為文書檔案信息化建設指明方向。同時要充分發揮組織協調功能，加強事業單位檔案管理部門與其他部門的互動溝通，結合文書檔案管理實際問題，密切配合檔案管理部門做好文書檔案管理工作。同時要進一步細化文書檔案工作人員具體責任，只有將責任落實到具體人員身上，各項工作推進才有著力點，才能夠強化文書檔案管理人員工作意識。

3.3 優化檔案管理人員保障

隨著網絡信息技術的發展，要求事業單位在文書檔案管理工作過程中主動地加強檔案管理人才隊伍建設，切實為文書檔案各項工作開展提供扎實的人員保障。為此，一方面，要加強對事業單位檔案管理人員的素質培養，要通過系統的教育培訓進一步提升文書檔案管理人員的服務意識、道德素質、專業素質、業務素質。另一方面，要將文書檔案管理人員信息素養培養作為重要內容，要結合事業單位信息化建設實際需要，切實增強文書檔案管理人員的大數據意識、創新意識，并主動地學習大數據、云計算、人工智能等技術，將這些技術應用到檔案管理信息系統之中，通過人員素質的提升，為文書檔案管理工作推進提供源源不斷的動力[3 ]。

總之，新形勢下，事業單位在文書檔案管理過程中要主動地引入現代信息技術，對事業單位文書檔案管理方式方法進行創新。同時要結合文書檔案管理實際工作需要，將文書檔案信息化建設作為主要方向。在具體實施過程中，一方面，要完善相關的制度機制，為文書檔案管理工作提供扎實的制度保障。另一方面，要加大文書檔案管理人員的教育培訓，進一步明確文書檔案工作人員崗位職責，積極落實文書檔案標準化建設，推進事業單位文書檔案管理工作可持續發展。

參考文獻：

[1]高龍霞.試論新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].經濟學，2021（6）：23—24.

[2]劉杰.如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].人力資源，2020（04）：97—97.

[3]李素芳.新時代事業單位檔案管理的思考[J].檔案管理，2020（06）：129—130.

（作者單位：山東省食品藥品審評查驗中心）