對全省煙草商業系統檔案信息數字化的思考

摘 要：在信息和網絡化條件下，要實現全省煙草商業系統檔案管理信息化管理就必需對基于物理介質的檔案信息進行數字化轉換。本文從五個方面就如何安全完整地對物理介質的檔案信息進行數據處理，做出了思考。

關鍵詞：檔案信息;數字化;數據轉換

檔案數字化是指將原本存儲于傳統物理介質上的檔案信息通過掃描、錄入等方式轉為數字化的檔案信息，以數字化形式存儲，網絡化形式互連，利用計算機系統進行管理，實現檔案信息資源共享。2008年全省煙草系統辦公自動化系統運行后，辦理完畢的電子文件直接導入檔案管理模塊進行登記、整理、保管和利用，實現了文檔一體化全文管理利用。但對2008年以前的傳統介質檔案資料（文本、影像、圖紙、實物）要實現信息化管理，就必須對其進行數字化處理。在借鑒行業省局（公司）檔案數字化經驗的基礎上，現就全省系統檔案數字化處理提出以下五方面考慮。

1 重視對傳統物理載體檔案的鑒選

對全省煙草系統自1985年成立至2007年近22年的“海量”傳統載體檔案進行數字化無疑是一項大工程，須通過高質量的鑒選來決定哪些檔案需要數字化轉化，減少無意義的投入。

檔案數字化鑒選要基于以下四個因素考慮：

1.1 本單位（部門）自身形成的檔案應進行數字化轉換

在“來源原則”決定的“以我為主”的立卷原則下，本單位（本部門）形成的各類文件材料更為重要，保管期限相對較長，憑證和參考價值較大，利用率相對頻繁。因而本單位（本部門）形成的各類檔案材料特別是永久期限的物理載體的檔案需要被選中數字化。

1.2 具有較大利用價值的檔案應進行數字化轉換

就全省煙草系統文書檔案來說，涉及本單位（部門）成立、分設、合并、撤銷的審批材料;本單位公章啟用，名稱、地點、銀行賬號變更;企業發展戰略和規劃文件材料;卷煙市場整頓、查處煙草制品違法違紀案件材料;黨組（委）重大決定、決議，人事任免，職稱評聘;機構設置、人員編制;人大代表、政協委員提案及答復;財務審計制度、報表;卷煙、煙葉價格政策、標準及制度;重大外事活動等。

1.3 對破損嚴重的檔案應進行數字化轉換

所謂破損檔案是指由于形成時間早或保管不善而發生霉爛、污染以及利用過程中因人為原因造成撕裂、殘缺的檔案。這類檔案應該優先進行檔案數字化工作，以防止珍貴歷史檔案被損害而無法提供利用，以致企業原始歷史記憶缺失。

1.4 對移交地方檔案館的檔案應進行數字化轉換

2005年，國家檔案局中央檔案館《關于煙草行業檔案管理有關問題的復函》（檔函〔2005〕32號）中要求煙草行業各省、地（市）、縣煙草專賣局履行行政管理職能的檔案就應按規定向各級國家檔案館移交，國家煙草專賣局要求煙草行業年滿15年履行行政管理職能（黨務工作類和行政管理類）的檔案應向各級國家檔案館移交。為保證煙草行業檔案的齊全完整和便于利用，全省煙草系統各級單位（部門）應將移交（移交范圍詳見國煙辦〔2006〕166號文件）地方檔案館的履行行政管理職能檔案材料數字化。

2 重視對檔案數字化工作的規劃

檔案數字化是一個系統工程，無論從檔案的大數量還是從需求利用來看，都不可能一蹴而就，不考慮成本核算、“有文必掃”的作法是不可取的。實施檔案數字化的單位要組織檔案、信息化、保密部門人員組成小組，研究制定本單位檔案數字化近期任務和遠期目標。

2.1 較高利用率的檔案

選擇利用率較高的檔案，利用率相對低的要推遲或不進行數字化。與煙草行業履行行政職能密切相關、經常查用，如涉及煙草行業機構改革、煙草專賣執法、煙葉生產經營、煙草經營政策、煙草制品價格、煙草進出口管理、職工工作年限、工資待遇、職務職稱及煙草產業扶貧等內容的檔案應優先數字化。

2.2 檢索的檔案目錄

在檔案短期內不能實施數字化、不能提供全文檢索的情況下，應該優先對目錄（如案卷目錄、全引目錄、卷內文件目錄等）進行數字化，建立目錄數據庫以滿足快速檢索、查詢的服務需求。

2.3 緊急利用的檔案

檔案數字化需要較長的時間，對于有急迫利用需求的檔案可先行實施數字化。如煙草體制改革引發的解除勞動合同關系職工纏訪問題，決策層在制定應急對策時急需了解這一問題的原由，歷次解決所依據的規定、采取的對策，以及政府、上級機關、相關企業解決到什么程度等檔案資料，將這些檔案迅速數字化提供在線利用，便于使決策層制定科學的對策。

2.4 珍藏的孤本檔案

選擇有珍貴價值的檔案或年代久遠但保存條件欠佳特別是瀕危的檔案。在本單位（部門）通常都有一些孤本檔案，在辦展覽、做宣傳、搞編研時往往需要多次反復利用，而這些室藏孤本檔案一般都有較長的歷史，有些由于存放時間長、載體老化或天災人禍等原因，已出現不同程度的損壞。如歷史久遠的卷煙煙標、反映煙草企業變遷的照片、獲得省級以上的獎杯、省級以上領導的關懷指導、指示批示等檔案，對這些保存價值、利用率高的檔案應優先數字化。

3 要尊重室藏傳統載體檔案的歷史

3.1 尊重本單位（部門）曾經制定的《文件材料歸檔范圍規定和文書檔案保管期限》

在檔案數字化過程中對利用不同版本、不同時期的《文件材料歸檔范圍規定和文書檔案保管期限》整理的傳統載體檔案要分階段數字化，不能用現時的歸檔范圍規定和保管期限來數字化本單位（部門）各個歷史階段檔案，以防止抹殺本單位檔案形成的歷史軌跡原貌，并要保持數字化前后檔案外貌特征的一致性。

3.2 要尊重本單位檔案分類標準

無論本單位（部門）的檔案分類大綱歷經多少次修改，經過數字化后的檔案都要體現室藏檔案不同修改階段檔案分類狀態的原貌——即便是原先的分類大綱不太科學。如全省系統縣級局（分公司）2006年取消法人資格前大都采用“年度-組織機構-保管期限”分類標準，而從2007年起縣級局（分公司）法人資格取消后，機構設置明顯壓縮且不固定。因此，大都采用“年度-問題-保管期限”分類標準，二者在數字化時不能統一，要尊重立檔單位檔案的歷史狀態。

3.3 要尊重本單位的歷史沿革

數字化后的檔案不能抹殺了立檔單位（本單位）的歷史沿革。行業省級公司經歷了××省煙草公司和中國煙草總公司××省公司;市級公司經歷了××省煙草公司××市分公司和××省煙草公司××市公司兩個階段，縣級煙草部門經歷了××市公司××縣煙草公司（聯銷公司）和××市公司××縣煙草分公司兩個階段。以上這些“三級公司”的兩個歷史階段單位的主體是完全不同的，一個具有獨立法人資格，一個沒有獨立法人資格。因此，在檔案數字化過程中一定要分兩個階段進行，以維護立檔單位的歷史原貌。

4 要重視檔案數字化的成本核算

將室藏傳統載體的檔案向新技術保護環境的轉換遷移需要的花費比較高，對傳統載體檔案數字化后還要面對龐大電子文件的管理和維護問題，數字化后的電子文件的保存需要持續的管理，其中包括對數據完整性的核對，對載體老化的評估和數據的遷移，等等。資料顯示，目前信息化系統有效技術壽命為3—5年，超過這一年限后，信息系統必須進行大的技術更新或直接改造，所以必須從實際利用率的角度對擬數字化的檔案作投入效益分析，畢竟在數字檔案的壽命期內其網絡利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數。不考慮后續維護成本（勞動力投入和維護費用）的一次性數字化成果在若干年后可能完全無法使用，這將是一筆極大的浪費。全省煙草系統最好在省局（公司）統一倡導下共同選擇（開發）檔案管理軟件，培訓數字化工作人員并定期組織交流研討，通過規模效應來分擔單位（部門）檔案數字化建設的成本及風險，以實現經濟上的節約。

5 要重視執行雙套制管理機制

檔案數字化的前題是保持檔案的原始性和真實性，原始的檔案材料信息，其形式表現為文字、圖像等，它是數字化信息物理映像，與相關的數字信息構成一一對應關系。全省系統檔案數字化還處于初級階段，加之傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中很多問題需要逐步解決，因此在相當長的一段時間內全系統的檔案保存還要堅持雙套制管理機制，在保存電子檔案的同時要保存相對應的傳統載體的檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并能最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。

結論

檔案數字化是實現物理介質檔案信息化的必由之路。煙草行業檔案數字化轉化的經驗比較成熟，本文利用這一成熟的經驗并結合陜西煙草商業實際，特別是對需要檔案數字化對象范圍和優先選擇作出了較為明晰的界定，并對檔案數字化過程中必須重視的事項進行了說明，以期加快全省煙草商業系統檔案信息化建設步伐。

參考文獻：

[1]煙草行業檔案數字化經驗材料.

[2]張照余.關于檔案信息化建設效益問題的思考[J].檔案學通訊，2007（4）：58.

作者簡介：成龍，本科學歷碩士學位，中國煙草總公司陜西省公司副研究館員，從事企業綜合檔案管理工作。