淺析電力企業數字化檔案館建設及數字化檔案管理技術應用

摘 要：本文針對數字化檔案館建設的必要性進行簡要分析，并對數字化檔案館建設的重點內容進行闡述，分析數字化檔案管理技術的應用，旨在能夠更好地運用數字化檔案管理技術來進行管理工作，讓檔案管理工作變得更加高效和方便，提升檔案管理工作質量。

關鍵詞：數字化檔案館;檔案管理技術;數字化建設

1 數字化檔案館建設的必要性分析

1.1 政策要求

在“十三五”期間，國家檔案局為了能夠更好地實現數字化建設，將數字資源作為整個數字檔案管理工作的核心內容，將原來所具有的紙質版文字性檔案內容進行一定的數字化轉型，有效實現對所有檔案內容統一管理[1 ]。《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中特別強調，為了能夠更好地實現數字化檔案館建設工作，要進行有效的統籌和指導工作。因此，在有關規劃政策的指引下，數字化檔案館建設已經成為了未來檔案事業發展的必然趨勢。

1.2 優化管理

傳統的檔案管理模式主要是通過紙質文件進行檔案的保存和管理，低效率的管理模式浪費了大量的人力、財力、物力。又因為人為的誤操作出現損壞、丟頁、缺字等問題，造成檔案信息不夠全面，檔案數量的逐日增多，造成檔案的“二次傷害”。為提升檔案工作效率，建立數字化檔案室，運用數字化檔案管理系統和網絡技術，由計算機取代人工日常操作，檔案員作為審批環節，線上實現信息收集、整理、分類、編制檔號、“四性”檢測、歸檔、入庫等流程一體化縱向管理，保證了檔案信息收集的齊全性、完整性、真實性、有效性，加強了公司各部門間的檔案資源共享性，提高了數字化檔案管理的質量。

1.3 業務需要

進行數字化檔案館的建設是符合業務需求的。電力企業要緊跟國家政策發展的方向建設數字化檔案館，利用信息技術將所有的檔案信息進行數字化處理，從而能夠更好地為電力企業檔案進行管理工作。通過對數字化檔案館的建設，使用云存儲技術來進行檔案內容的網絡存儲，不僅節約了實體檔案館的空間，還節約了紙張資源，高效環保。利用計算機軟件進行管理，方便操作，可以更好地進行檔案信息的錄入、存儲、查找以及資源共享，有利于數字化檔案管理工作效率和質量的提升。

2 數字化檔案館建設的重點內容

2.1 數字化基礎設施的建設

數字化的基礎設施建設包含硬件、軟件、網絡、辦公環境等四個部分。硬件設施根據電力企業檔案員配置對應人數的高速處理器的電腦。以各部門為單位，配置藍圖機、A3掃描儀、A4掃描儀、數碼相機、打印機、刻錄機等硬件設備，為檔案管理工作提供便利條件。軟件設施采用OCR工具，對文本資料進行掃描后，對圖像文件進行分析處理，獲取文字及版面信息。網絡設施采用內網專線使用，內外網分開，選擇網速快的通信公司合作，增加伺服務器，劃分區域性IP地址，設置在京區域、北方區域、南方區域登錄地址。內外網傳輸禁止使用U盤、移動硬盤等移動電子設備，采用公司專用的內外網科博軟件進行文件傳輸。根據檔案管理規定設置獨立的辦公室，對數字化檔案進行保密處理。

2.2 組織機構管理的建設

公司領導要高度重視數字化檔案館的建設工作，統一規劃，統一部署。數字化檔案管理工作部門設立在辦公室。各部門、風電場、項目部設立專兼職檔案員，明確分工，各司其職，及時完成各部門檔案數字化工作。縱向聯系加強了上級公司向下級公司準確傳達文件精神的指示。橫向聯系加強了各個業務部門的交流合作。在進行組織機構的建設中，不僅僅需要進行人員工作任務的分配，還應該設立質監部門、安全部門、信息化中心、運維服務等相關職能部門，從而進行協同辦公，共同構建電力企業數字化檔案館。

2.3 數字檔案資源的建設

對于存量檔案數字化，檔案員通過掃描儀等相關設備來進行紙質內容的掃描，從而能夠將紙質內容變成數字化內容，實現快速轉型，有效形成數字化的檔案資源[2 ]。對于增量檔案電子化，檔案員根據系統的操作提示來進行相關信息的錄入。同時，還需要建立數字檔案館與各個業務系統的數據接口。例如公司OA辦公系統中，含有收文、發文、簽報、會議紀要等。黨建部的智慧黨建系統中含有入黨申請書、自傳、思想匯報、考察材料、入黨積極分子登記表等。生產部ERP系統中含有日報、月報、季報、年報等各種報表。各個業務系統與數字檔案館建立數據接口，使基礎數據能夠通過技術方式導入數字檔案館中，實現了檔案信息資源的整合和檔案管理工作的統一，減少了文件打印成紙質版歸檔整理完畢后，再拆卷重新掃描錄入到系統，又重新裝訂組卷的重復性煩瑣工作。

2.4 數字化應用系統建設

應用系統建設要根據公司各業務部門所需要的功能來進行系統架構的設計。在進行數字化檔案管理工作時，通過服務器來進行計算機的運作，建立防火墻，防止外部的網絡病毒對計算機系統造成入侵。設立一定的數據庫，存儲更多的信息。采用網絡版對多臺電腦進行同步操作，為所有的檔案員提供瀏覽的界面，有效促進工作效率的提升。在數字化檔案管理系統中，根據不同的功能需求設置相應的模塊。建立系統管理模塊設置一鍵恢復功能。通過工作日志的管理能夠更好地對工作過程進行監督。還可以建立檔案案卷管理、檔案檢索管理、檔案分類管理、業務管理系統、檔案文件管理等相關模塊，從而能夠更好地實現數字化檔案管理系統所具有的功能。

2.5 數字化管理制度建設

數字化檔案的建設必須堅持制度先行的原則。建立數字化檔案管理工作手冊，對檔案員的操作標注和操作規范進行一定的文字性說明。檔案員在工作前要對工作手冊的內容進行全面了解，減少因為技術上的問題而對檔案管理工作造成的誤操作。建立工作質量檢查標準。定期對檔案員的專業技術進行檢查，考核通過的檔案員才能夠繼續做數字化管理工作，加強了檔案員符合專業技術的要求，避免因為數字化不過關而造成檔案信息丟失的問題。建立獎懲制度。對于在數字化檔案工作上做出突出貢獻的檔案員應該進行一定物質上和精神上的獎勵，對于在工作中經常出現比較重大失誤的檔案員，不能滿足此項工作要求的，加以懲罰。應獎懲分明，提高對數字化檔案管理工作的積極性和責任感。

2.6 數字化檔案風險控制

數字化檔案管理存在于網絡世界中設置的虛擬庫房，依靠計算機讀取，需要進行一定的風險控制。安裝防火墻，加強秘鑰管理，通過實名制登錄等相關技術，保證數據傳輸的安全性。文件下載設置數字水印技術，嵌入二維碼，防止惡意代碼的篡改。數字化外包工作選擇有保密信息技術水平等其它重要性資質的服務機構進行合作，與其簽訂保密協議等合同。數字化場所要做到禁止攜帶任何物品，專人進出。封閉USB、光驅接口，采用正版軟件。加強防范，做到警鐘長鳴。

3 數字化檔案管理技術的應用

3.1 數字化輸入

數字化檔案館中設置歸檔時間與歸檔范圍，在進行數字化檔案數據輸入的過程中，檔案員利用掃描儀將傳統的紙質檔案信息批量導入到數字檔案館中，達到快速進行信息的錄入，從而進行相應的存儲。在對新產生的檔案信息錄入時，檔案員根據系統軟件上的分類添加、刪除、修改、檢索、查看、打印、排序、歸檔等相關提示來進行信息的錄入，工作具有一定的便捷性，降低檔案員的工作壓力。

3.2 數字化存儲

在進行數字化存儲的過程中，所有的檔案信息設置存儲在云端，能夠進行大量的信息存儲，解決了空間不足的問題。在存儲時，先通過軟件對相關錄入信息的內容進行審核工作。在存儲的過程中，設置數據管理工作，對存儲的數據進行自動備份，防止檔案員誤操作而造成檔案信息誤刪，保證檔案信息的安全性。

3.3 數字化搜索

數字化檔案管理工作中，很多時候需要進行數字檔案的查閱，通過直接檢索、組合檢索、卡片檢索、查詢歷史等形式來進行搜索，能夠更好地進行精細化查找，具有非常強的針對性，在搜索的過程中，不僅能通過關鍵詞進行搜索，還能夠利用分類來進行查找。

3.4 數字化共享

通過網絡連接，實現了檔案的遠程在線、多人異地、同時跨省跨區查找利用。在檔案庫中建立目錄樹，實現了多家公司檔案資源共享，線上交流。

3.5 數字化管理

在進行數字化管理工作中，設置日志管理和“三員”管理。系統日志，記錄用戶對檔案系統的操作情況，檔案維護日志是對檔案數據變化的記錄，從檔案的角度來記錄每條檔案被創建，修改、鑒定、銷毀的過程。應用日志對檔案應用的操作進行記錄，不涉及檔案的修改，注重推送管理、檔案編研、賦權審批、檔案借閱。做好安全管理員、系統管理員和安全審計員“三員管理”。

結束語

綜上所述，電力企業數字化檔案館的建設是一項復雜且長期性工作，要持之以恒，全員參與，各司其職。為了能夠更好地實現電力企業數字化檔案館的建設，需要進行數字化基礎設施等建設，注重對數字化檔案管理技術的應用，提高數字化檔案管理水平。

參考文獻：

[1]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019（4）：92—92，94.

[2]劉歡.數字化時代檔案管理技術創新發展措施分析[J].辦公室業務，2019（17）：94—94.

作者簡介：菅愛愛，大學學歷，華能新能源股份有限公司河北分公司館員，從事風電檔案管理。