婦幼保健院科研檔案管理研究

鐘春蓉　藍智

摘 要：本文根據新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》，探討了婦幼保健院科研檔案的特點及管理原則，提出加強婦幼保健院科研檔案管理的對策措施，供參考。

關鍵詞：科研檔案;婦幼保健院;管理

婦幼保健院科研檔案是婦幼保健人員在各種保健、醫療、教學、科研、培訓及技術指導活動中形成的文字、圖表、聲像、電子文檔總稱，包括婦幼保健科研項目的申報、立項、執行、總結、結題及成果鑒定等一系列活動產生的資料，是婦幼保健科研領域重要的數據資源。我國婦幼保健科研人員眾多，產生了大量的婦幼保健科研成果，推動了婦幼保健事業的發展[1 ]。但婦幼保健院科研成果隸屬于國家、省市縣等不同層次和方面的科研機構，分散于各地，難以發生聚合效應，造成了科研成果的浪費。因此，根據新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），加強婦幼保健院科研檔案研究，注重其價值功能的發揮和成果轉化，是當前婦幼保健部門科研檔案管理工作的一項重要任務和課題。

1 婦幼保健院科研檔案的特點

婦幼保健業務多，科研檔案具有信息量大、時間跨度長、專業性強，關乎群眾健康利益，具有重要參考性等顯著特點。

1.1 信息量大

婦幼保健院涉及的業務包括保健、醫療、科研、預防等，以婦產兒科常見病、多發病、疑難病癥診治為主，涉及環節眾多，既有疾病治療，也有疾病預防，還有兒童青少年心理健康學研究、社區公共衛生等，工作的這種特殊性、復雜性，決定了其科研檔案信息量龐大的顯著特點。

1.2 時間跨度久

婦幼保健院科學研究，從相關科研項目的申報、立項、結題、總結到成果鑒定、科研成果轉化，跨度時間久。如，新生兒新法復蘇技術的研究、實踐和推廣，由于新生兒體質弱，相關技術應用需要大量臨床驗證，時間跨度是幾年甚至十幾年。

1.3 專業性強

婦幼保健院科研檔案記錄的是婦女兒童醫療、保健、教學、科研及預防，尤其是涉及婦女、兒童疾病診治及預防活動的過程，其反映的主要是婦女兒童疾病治療與預防研究過程中發現的相關信息，以及在此過程中所收集到的相關數據信息，這些信息或數據具有極強的專業性。

1.4 現實利用價值高

婦幼保健院科研檔案記載的信息反映了婦幼疾病診治預防全過程，能夠作為相關類型疾病的治療與預防、科研項目申報、成果鑒定及推廣、轉化的重要依據，尤其是歷年重大婦幼保健領域科研項目策劃及申報等檔案材料，是婦幼保健科研檔案的重要信息資料來源，現實利用價值高[2 ]。

2 婦幼保健院科研檔案管理應堅持的原則

婦幼保健院科研檔案來源于臨床科研，記錄了婦幼保健科研活動的全過程，也是支撐現實婦幼保健科技成果的重要依據，服務于科技創新、推廣活動。根據《規定》總則部分的相關規定和要求，新時代婦幼保健院科研檔案管理應堅持如下原則。

2.1 堅持有效保護與利用原則

新修訂的《檔案法》第一條就提出“有效保護和利用檔案……，制定本法”，《規定》第一條也提出為“有效保護和利用科研檔案……，制定本規定”。婦幼保健院科研檔案管理也應遵守這一原則。長期以來，婦幼保健院存在重檔案保護輕檔案利用的現象，對檔案利用重視不夠，也缺少相應的激勵機制。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確把“改革創新”作為五大工作原則之一，把“推進檔案利用體系建設，充分實現檔案對國家和社會的價值”作為八大任務之一。這些都要求婦幼保健院重視科研檔案開發、利用，為婦幼保健工作提供比較充分的檔案信息支持和保障。

2.2 堅持集中統一管理原則

《規定》提出：“應當按照集中統一管理原則，建立健全科研檔案工作規章制度。”“集中統一管理”，即既要集中，又要統一。集中，就是要將婦幼保健院的科研檔案資源管理權集中于檔案部門或人員，不宜分散于多個部門或人員;統一，則是要求婦幼保健院科研檔案管理制度、標準規范、管理基本要求應統一，這是做好新時代婦幼保健院科研檔案工作的重要原則和保障。

2.3 堅持“三納入”原則

《規定》明確要求把科研檔案工作“納入科研管理制度與工作流程”、“列入部門和人員職責予以考核”。可見，婦幼保健院科研檔案應納入院管理制度、納入管理流程、納入職責并考核。一直以來，婦幼保健科研檔案工作與婦幼保健及檔案業務工作脫節，科研檔案效用發揮不明顯，而采取“三納入”原則，則能有效解決婦幼保健院科研檔案工作與業務工作“兩張皮”現象。

2.4 堅持“四同時”原則

就是將“科研檔案工作……與科研項目工作同部署、同實施、同檢查”，“科研項目驗收時，……對科研項目檔案完整性、準確性和系統性審查或驗收”，即科研項目任務下達與歸檔計劃同部署，提出歸檔要求;在科研活動開展過程中同步做好文件資料積累、歸檔等工作;根據科研項目進展情況同時做好科研項目檔案資料形成、積累等情況的檢查;科研項目結題驗收時做好科研檔案驗收[3 ]。

3 做好婦幼保健院科研檔案管理工作的主要對策

3.1 思想上高度重視

婦幼保健院主要領導、檔案工作及科研項目工作的分管領導，檔案管理機構及檔案管理人員都應在思想上高度重視科研項目檔案管理工作，充分認識到婦幼保健院科研項目檔案對婦幼保健事業長遠發展的重要現實意義，進一步加強對這項工作的組織領導，在人才配置、資金投入、設施建設、標準規范制度的建立實施等方面都給予足夠重視，及時研究和解決工作中遇到的實際困難和問題，將思想認識轉化為現實行動，為婦幼保健科研檔案工作提供有力支持[4 ]。

3.2 落實上注重規范

標準規范是婦幼保健院科研項目檔案管理工作的前提和基礎，重點需要規范婦幼保健院科研項目收集整理、查閱、移交制度。其中，收集整理制度包括婦幼保健院科研檔案的收集范圍、標準、內容，整理的原則、方法、期限劃分;查閱制度則包括婦幼保健院科研項目檔案的查閱許可條件、查閱時間規定、查閱程序的設置;移交制度包括婦幼保健院科研項目檔案移交的時間、交接人員、移交的范圍、數量及有關要求等。

3.3 結果上加強保護

婦幼保健院科研檔案包括歷年科研項目、主編或參編出版專著等科研成果，科研檔案類型多樣、成果豐富，有的比較珍貴、重要，需要做好婦幼保健院科研檔案的保護[5 ]。應加強檔案管理基礎設施建設，做好恒溫恒濕控制，按照防蟲、防霉、防塵、防光、防磁、防潮等要求，改善婦幼保健院科研檔案管理條件，加快科研檔案數字化進程，加強對紙質材料的保護。科研檔案技術性、保密性較強，應按照專人負責原則，嚴格履行審批程序，非經許可不得借閱、復制，確保科研檔案安全。

3.4 專業上增強素質和能力

婦幼保健事業的發展，以及科學技術日新月異的發展，要求從事科研檔案管理的人員在掌握檔案專業理論知識基礎上，還要掌握一定的科研檔案管理技能，以及計算機信息技術等應用能力，通過“請進來”“走出去”等方式，加強檔案管理人員的業務素能培訓，打造復合型人才隊伍，切實增強婦幼保健院科研檔案管理人員的綜合業務素質，不斷增強科研檔案管理能力和水平。

婦幼保健院科研檔案是科研工作的重要見證，也是廣大婦幼保健工作者智慧的結晶，是推動婦幼保健事業可持續發展的重要基礎條件，需要立足婦幼保健事業實際，把握科研工作的規律和特點，切實做好科研檔案管理，為提升婦幼保健工作的科技含量，造福人民群眾提供更好的服務。

參考文獻：

[1]張娟.婦幼保健機構數字檔案資源建設研究[J].蘭臺內外，2020（24）：26—27.

[2]徐茁.加強婦幼保健科研檔案的收集與利用工作[J].中國婦幼保健，2000（8）：476.

[3]曲艷.二級醫院婦幼保健檔案管理工作探討[J].中國衛生產業，2015（13）：104—105.

[4]程琳.婦幼保健院檔案管理工作現狀及對策[J].信息周刊，2019（24）：358.

[5]蔡盈芳.全面落實科研檔案管理過程要求[J].中國檔案，2021（6）：62—63.

作者簡介：鐘春蓉（1983— ），研究生學歷，廣西壯族自治區南寧市婦幼保健院館員，主要從事檔案管理研究。藍智（1977— ），大學學歷，南寧市婦幼保健院，主要從事檔案信息化管理研究。