事業單位金融檔案管理信息化建設對策研究

樸香蘭

在新的社會環境下，金融系統檔案管理在事業單位發展過程中的重要性不斷增加，特別是金融系統檔案所涉及的內容和信息量持續增加，必須要對現有的管理模式進行改進，積極應用新型的科學技術。在信息化時代下，檔案管理系統信息化成為了新的發展趨勢，可以對現有的管理工作進行流程簡化，在線上完成檔案管理活動，提高檔案管理質量和效率，在合理保存檔案數據的同時對檔案的內在價值進行合理開發。

難以保存

以往的金融系統檔案是利用紙質的方式進行存儲，難以進行長時間的保存，如果存儲環境潮濕或者通風性能較差，會使紙質資料出現受潮或者風干的問題，增加紙質檔案破碎的幾率，從而影響了后續紙質檔案的長期留存和使用。紙質資料的存儲需要放置的地方較高，會給后期檔案的使用造成影響。

難以有效整合檔案數據

金融系統檔案具有較高的應用價值，在檔案管理過程中需要對其進行價值提取，以此來了解金融業務的開展情況，分析客戶的數據。但是在整合檔案數據時，如果一直利用人工的方式進行分析，會使檔案數據整合工作受到主觀因素的影響。金融系統檔案涉及到不同客戶個人信息、從業信息等，由于個人經歷的不同，其檔案信息會出現較大的差別。在這種情況下要想利用資料時需要進行較長時間的資料整合，增加了檔案資源開發利用的難度。

檔案使用難度大

在進行紙質金融系統檔案查找時需要通過較長時間才能夠查找到檔案所在位置，難以滿足現代社會下對于高效作業的需求。在使用檔案時需要進行紙質檔案的接收和傳遞，容易在這一過程中出現檔案資料丟失或者遺漏的問題，在一定程度上也影響了檔案的有效使用。傳統檔案管理工作中存在的問題制約了檔案管理工作效率的提升，無法滿足現代社會下對于檔案管理工作的要求，因此必須要重視改善檔案管理工作手段，加快檔案管理信息化體系的構建速度。

加快金融行業發展速度

事業單位的主要目的在于為人們提供相應的服務，而金融系統檔案是影響金融服務中心服務質量的重要因素，需要針對檔案信息進行有效整合，才能夠了解不同客戶對于金融業務的需求，從而制定出針對性的金融產品，推進金融行業的快速發展。

提高檔案信息的使用效率

在以往的檔案管理過程中沒有重視對檔案信息進行合理使用，通過信息技術的應用，能夠讓管理人員隨時隨地進行辦案資源調取，可以滿足日常工作中檔案信息的使用需求，對檔案數據進行有效利用。

適應信息化時代的發展需求

在新時代背景下信息技術在各行各業均有著廣泛的應用，特別是現階段數據規模總量持續增長，要想能夠提高工作效率，必須要對各類數據進行及時對接和共享。通過建設金融系統檔案信息化體系可以為數據傳輸和共享提供新的平臺，讓檔案管理工作可以為事業單位其他部門工作活動開展提供有效輔助。

合理使用區塊鏈技術

區塊鏈這一技術可以讓數字世界的真實性和現實世界相同，均不會憑空消失或者被篡改，有效解決金融系統檔案信息不真實的問題。并且針對現階段信息資源信任難以解決的問題，可以使用區塊鏈技術的特點構建信任體系，確保金融系統檔案的真實性。事業單位可以積極使用外鏈技術，該技術所支持的存儲方式為分布式，這是一種新型的存儲模式，可以把不同數據分別存儲在不同的網絡節點之中，每個節點在通訊的過程中會使用到不同類型的加密協議。在這種情況下，從物理角度出發對每個節點進行觀察，可以發現其不會受到地理空間的限制，從邏輯角度進行觀察節點又會成為一個整體。節點之間能夠互相進行驗證和互相備份，避免了網絡外界因素所帶來的干擾和攻擊，即使受到斷電或者內部人員更改也不會降低數據存儲安全性。區塊鏈技術的影響下金融系統檔案不會被集中存儲在一臺或者多臺設備中，是利用加密協議存儲在分散的網絡環境之中，其存儲安全性會大幅度提升。如果其中一個節點受到攻擊和影響，并不會影響到金融檔案的整體系統，并且由于沒有中心服務器的存在，也不會出現信息化檔案管理系統崩潰的問題，可以有效保證金融系統檔案信息的真實性。

提高檔案管理人員綜合能力

要想能夠對信息化檔案系統進行合理應用，必須要提升現有檔案管理人員的綜合素質，使其能夠認識到檔案管理信息化的必要性，并且能夠對系統的各項功能進行開發，充分發揮金融系統信息化檔案體系的優勢和價值。首先，金融服務中心應當重點針對現有的工作人員進行技能培訓。在培訓時結合在檔案系統信息化建設過程中使用的技術進行講解，例如大數據技術、云計算技術以及區塊鏈技術等，使其可以了解不同技術的特點以及信息化系統建設中所發揮的功能，有利于促使管理人員形成較好的信息化檔案管理意識。同時還需要重點針對信息系統的使用要點進行培訓，要求管理人員能夠掌握線上管理活動的流程，及時對檔案資源使用需求進行審批，并對收集到的檔案信息進行整理分類。其次，積極吸引其他專業類人才補充到檔案管理隊伍中。在檔案管理工作中不單單需要設置針對檔案數據進行管理的部門，同時還需要設置信息管理部門，可以定期針對檔案管理系統進行維護和檢查，及時發現入侵的病毒或者木馬，更新系統數據，保證數據的安全性。

健全金融檔案信息化管理制度

在檔案管理過程中制度是約束管理工作的重要因素，而金融系統檔案信息化的過程當中所涉及到的工作內容較多，如果沒有制定合理的工作制度，會使管理工作出現混亂的問題。首先，明確金融系統檔案資源電子化流程。在建設信息化管理模式時需要針對現有的檔案資源進行格式轉換，使其能夠從紙質資源的形式轉化為電子格式，包括文字資源、圖片資源、視頻資源等，在轉換完畢后將其上傳到檔案管理信息系統中，可以為后續檔案管理活動的開展提供數據支持。其次，明確不同管理人員的工作責任。在管理制度中需要對責任制度進行細化，明確不同崗位所需要承擔的工作內容和職責，如整理數據、上傳數據、系統維護等。在責任制度中提出未落實職責引發系統故障或者管理問題時所需要接受的懲處措施，以此來提升相關人員的責任意識。

建設檔案信息化平臺

事業單位需要重點針對檔案信息化平臺進行建設，在平臺中融入大數據技術以及云計算技術，在云端構建檔案信息數據庫，可以容納大量的檔案數據。同時在云端對檔案數據進行備份，避免出現數據丟失的問題。在將電子化檔案信息上傳到系統后利用大數據技術對數據進行分類，并制定檢索目錄，后續的檔案數據檢索提供便利。完成分類后對檔案數據進行價值分析，歸納數據背后所展示的價值和規律，以此為基礎了解金融業務活動情況，針對檔案數據的分析結果制定金融產品研發計劃，能夠滿足客戶對于金融產品的需求。

重視在檔案信息化系統中應用安全保護技術

金融系統檔案涉及到金融業務和個人的隱私數據，如果金融系統檔案系統出現非法入侵的現象，會給相關事業單位的發展造成嚴重的不良影響。特別是在信息時代下，信息化檔案系統面臨的風險因素較多，極其容易受到外部的攻擊，如果沒有重視對數據進行安全防護，影響到檔案的后續使用，還會導致檔案資料出現丟失的問題。為了能夠提高檔案信息的安全性，可以在金融系統信息化檔案管理體系中加入安全保護系統。經常使用的技術類型為入侵檢測技術，入侵檢測技術所包括的功能類型較多。 1.威懾功能，針對發現的行為會提出警示的信息，使其能夠主動退出計算機系統。2.檢測功能，檢測不良行為的具體出現原因以及嚴重程度，為后續不良行為處理措施的制定提供數據支持。3.響應功能，檢測到非法行為后會及時進行預警和響應，使后臺能夠了解到入侵行為的基本信息，能夠及時采取措施進行防范和處理。4.損失評估功能，如果沒有及時對入侵的行為進行處理出現了損失現象，則該技術也可以針對損失情況進行評估。除此之外還可以積極使用身份驗證技術，針對需要使用檔案系統的用戶進行權限劃分，要求其輸入密碼或者指紋識別后，才能夠進入系統中對資源進行調取，確保檔案信息的安全。

科技革命催生了多種技術，如大數據技術、人工智能技術等，都是信息時代的產物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性，使檔案管理工作可以適應時代的發展。在以往的檔案資源管理和利用過程中，存在著保存難度大、整合效率低下以及使用難度大的問題，在一定程度上影響了檔案資源管理質量的提升，無法對資源實施有效應用。面對新的檔案管理工作需求，必須要對現有的檔案管理模式進行改進和創新。

（吉林省公主嶺市金融服務中心）

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