紙質檔案數字化質量管理研究

柯江云

隨著我國科學技術的不斷發展，大數據時代已經悄然而至，很多行業已經開始使用信息化的技術和設備，人們的生活、工作和學習中也受到了數字化變革帶來的影響，一部分紙質版的資料和檔案也漸漸由電子版替代。新世紀以來的市場變化，對于傳統的紙質版檔案管理工作造成了一定的沖擊，紙張上承載的信息已經無法滿足人們對日常生活中的需求量，因此檔案管理部門應當采取恰當的方式將紙質版的數據逐漸轉化為數字化的資料進行保存和應用，讓檔案信息資源能夠與人們的需求共同進步，實現數量和價值上的雙贏。本文將會對紙質檔案數字化的意義、體系和管理等多方面進行分析，為我國檔案部門的數字化發展提供可行性意見。

改革開放之初，鄧小平提出了科學是第一生產力的重要論斷，對于當時的中國和現在的中國都有著非常重要的影響，信息化是目前對于社會和經濟都有著極大推動力的技術手段，同時也是國際上都在不斷發掘和創新的趨勢所在。檔案作為信息的一種存在和表現形式，需要在新時代的發展下找到自身的定位和價值，才能更好為社會服務，擔負起承載社會記憶的責任。在國家針對檔案管理提出的十三五綱要中指出，推行檔案數字化管理是需要在未來達成的終極目標，在全國檔案館長會議上，也提出了積極推進數字化檔案館建設的要求。紙質檔案的數字化既是我國順應時代潮流開展的一項改革工作，也是檔案事業在未來發展過程中的必經之路，同時也是提高我國檔案質量管理水平的有效策略。對于大部分的紙質版檔案管理工作來說，數字化可以為其今后的服務工作提供更便捷有效的方式。

紙質檔案數字化的概念

數據大爆炸的時代，各個行業都開展了相關資料數字化的管理手段，紙質檔案信息的數字化發展也不能落后。紙質檔案數字化的概念是使用掃描儀等數碼設備對紙質檔案進行數字化的加工，將加工后的電子內容存儲在硬盤、磁盤、光盤等載體上，同時可以使用計算機等設備進行識別和處理。目前我國檔案部門在進行數字化工作的時候通常采取兩種方式，首先是掃描儀，該設備可以將紙質檔案進行掃描，儲存的內容為圖片的格式；其次是高拍儀或者相機，該類設備是對紙質檔案進行拍攝，得到的內容為數字化的影響。由于使用掃描儀數字化紙質檔案得出的文件較為穩定和清晰，因此大部分館藏都會使用掃描的方式進行數字化處理。

紙質檔案數字化的意義

在檔案事業發展的歷史中，大部分都是用紙來承載記錄內容的，質量較好的紙可以保存的久一點，但是上面的字跡也可能會隨著時間的流轉逐漸模糊不清，紙張會因為環境的變化受到嚴重的影響，過于潮濕和干燥的地方都會讓紙變得脆弱易碎，難以長期的保存下去。雖然可以采取一定的物理方式對紙質版的檔案進行維護，但是目前的數字化技術達到的效果更好。越早的將紙質檔案進行數字化處理，對于保存檔案的內容越有裨益，同時數字化的技術還可以對老化的紙質檔案進行復原，檔案部門發展數字化技術可謂是一舉多得。

檔案數字化下的管理變革

在開展紙質檔案數字化之后，首先會對檔案部門的管理模式上做出一定的改變，當檔案部門人員固定的情況下，使用數字化的技術可以讓檔案部門的主要工作由原本的收集和整理，轉變為了具有技術含量的管理模式，可以將原本需要大量時間的紙質版文件整理工作，轉變為如今的動動手指即可實現大量資源搜索下載的便捷方式。同時可以讓檔案管理和查詢的過程有所縮短，破除原本各個科室之間管理范圍和職能差距之間的壁壘，全面提高檔案質量管理的效率。紙質檔案的數字化除了改變管理模式之外，還能夠實現內容管理模式的升級，原本人們面對大量資料的時候只分門別類地大量翻閱才能找到答案，而如今數字化的圖像和資料都可以通過檢索的方式獲取，占據空間上也有很大的優化，傳統的圖書館和檔案觀都需要大量的房間放置館藏的資料，現代化的數字圖書館僅僅需要一個電腦就可以完成原本所有的工作，甚至人們還不需要到檔案部門來，就可以在移動端查找到需要的內容，實現了檔案信息的傳播渠道的延伸和深化。

本文將會對某城市建設工程檔案數字化的項目為研究案例，通過聯系案例的實際情況對紙質檔案數字化質量管理的流程和重點進行梳理，為我國檔案部門未來工作的發展方向提供可行性意見。

文字數字化

在進行文字檔案數字化的過程中，檔案部門的管理人員需要以項目為單位建立多個文件夾用來保存掃描下來的文字圖片，并且需要按照卷宗的流水號建立該項目下的子文件夾放置后續掃描的內容。在使用掃描儀保存文字的時候，技術人員應當將圖片的格式進行統一處理，例如使用清晰度較高的JPEG或者是BMP，然后對圖像的像素做規范，同時做好文件的編碼命名工作，按照頁碼的順序標記001、002、003等等。由于掃描出來的圖片一般都是彩色的，因此還需要對文件的色彩位數進行設定，一般設置為24bit，若是出現沒有插圖、印章或者是底紋的黑白紙質檔案，也可以采取黑白二值的模式進行掃描。在掃描文件的時候，如果紙張保存的狀態較為良好，可以使用自動進紙的儀器，若是狀態不好，可以采取放置類的平板掃描儀，以免造成紙質檔案資料的損壞。

圖像數字化

在進行圖像檔案數字化的過程中，前面大部流程和文字檔案是幾乎相同的，但是在后續處理工作上有所差距。文字檔案數字化一般不會對文字本身產生影響，但是圖像檔案的質量會隨著紙張本身和掃描質量發生變化。在處理圖像數字化的時候，盡可能保留圖像檔案的原本樣貌，但是遇到污漬、邊框、墨點等問題的時候，需要采取一定的技術手段對圖像進行還原。如果是掃描儀器本身處理的問題，可以通過調整掃描儀的設置改變圖像，如果是紙質檔案上的偏差，那么就需要對圖像進行相對應的調整。一般使用的軟件為PS，有其他的修圖軟件也可以，只要能夠達到復原原本紙質檔案圖像的樣貌即可。

檔案管理人員可以請專人對掃描的文字和圖像進行檢查，達到質量標準之后再交技術人員與檔案管理系統數據庫內的項目案卷總登記號一一對應，并與檔案管理系統進行掛接，便于人們的應用和查閱。

上文對于紙質檔案數字化的工作已經有了些許的介紹，在其流程方面現代化的檔案管理工作和傳統的檔案管理工作之間存在著一定的聯系，但是同樣也存在明顯的差異。檔案管理的流程一般都是檔案整理、信息錄入、圖像處理、圖像掛接等等，數字化之后的檔案管理工作會將原本紙質的管理對象替換為電子資料，讓原本紙質檔案的管理工作更加和諧順暢，不用考慮傳統檔案管理中資料的尺寸、大小及資料有效性等問題，因此對于后續的人員分布、設備管理和流程發展等方面都會更加順利。現階段我國的紙質檔案數字化質量管理工作的重點還在增量檔案上，與庫存檔案數字化的工作有所不同，增量檔案需要與原本的檔案內容相互聯系和配合，才能達到檔案質量管理工作的一致性，在達到縮小歸檔周期的情況下，達到更好的檔案應用和服務的效益。

綜上所述，從檔案質量管理的角度來說，紙質檔案數字化可以為資料的儲存、管理和運用等方面提高一定的效率，同時對檔案的內容也賦予了全新的時代意義。紙質檔案經過數字化的處理之后，實現了檔案內容的復刻，在應用角度上實現了更加便捷和廣泛的效用。人們可以通過計算機、手機等可以使用網絡的設備，對檔案數字化的內容進行查閱和下載，使原本必須要在檔案部門才能獲取的信息不再受到空間和時間的限制。檔案部門可以通過制定相關的制度和規范，將可以展現給公眾的內容上傳到官網或者是平臺的公眾號上，還可以通過創造虛擬展廳的方式讓檔案呈現在人們的身邊，豐富人們記憶的同時提高了檔案的存在價值。

（仙游縣檔案館）

參考文獻：

[1]沈玉瑾.紙質檔案數字化過程管理探析[J].辦公室業務，2019（19）：73+75.

[2]王遠芳.紙質檔案數字化加工中應注意的幾個關鍵環節[J].黑龍江檔案， 2017（03）：78.

[3]劉曉春，王雁，王玉蓉. 紙質檔案數字化質量的重要保證——檔案前處理工作[A]. 國家檔案局.創新：檔案與文化強國建設——2014年全國檔案工作者年會優秀論文集[C].國家檔案局：中國檔案學會，2014：7.

[4]陳虹.紙質檔案數字化安全與質量控制——云南省檔案館數字化工作實踐與探討[J].云南檔案，2014（02）：42-43.