信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

孟祥國(guó)

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)和居民生活產(chǎn)生了很大的變化。對(duì)于檔案管理工作而言，信息網(wǎng)絡(luò)在信息生產(chǎn)和傳播方式上都有了新的形式，對(duì)檔案管理的工作有了明顯的提升。信息時(shí)代下，便捷的信息網(wǎng)絡(luò)也對(duì)檔案資源的利用起到了積極的促進(jìn)作用。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與作用，結(jié)合實(shí)際情況給出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;基層;檔案管理;質(zhì)量提升;發(fā)展

引言

檔案信息資源是組織機(jī)構(gòu)必不可少的內(nèi)部資源，由開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行具體的開(kāi)發(fā)與研究，并且進(jìn)行二次應(yīng)用，才能夠顯示出真正的價(jià)值。隨著我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)十分活躍，對(duì)于檔案的管理工作，也提出了新的要求。各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的檔案管理工作，需要符合時(shí)代發(fā)展的要求，來(lái)更好為社會(huì)做貢獻(xiàn)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳播方式發(fā)生了很大的變化。檔案管理，本質(zhì)就是信息的管理，因此信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)于檔案的管理， 要更多地放在信息化的建設(shè)上，利用信息網(wǎng)絡(luò)手段，來(lái)加強(qiáng)檔案智能化的應(yīng)用效果。

1 信息化建設(shè)在基層檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.1 降低管理成本

基層單位的檔案管理具體指的是對(duì)檔案的收集、統(tǒng)計(jì)以及保管的一種活動(dòng)。從檔案管理的具體內(nèi)容來(lái)看，檔案管理實(shí)際上是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的工作，往往會(huì)涉及很多的信息，并且所包含的內(nèi)容也是比較多的，在不同的環(huán)節(jié)有著不同的管理理念[1]。對(duì)于基層單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要做到十分的嚴(yán)謹(jǐn)，這樣就會(huì)在一定程度上加大工作人員的實(shí)際工作量， 工作人員的工作效率也隨之下降。因此，在基層單位中，實(shí)際的檔案管理往往會(huì)耗費(fèi)巨大的人力、物力以及財(cái)力，這些成本主要包括了基本的檔案管理工作者的工資，檔案管理過(guò)程中的開(kāi)銷等。將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用在基層單位的檔案管理過(guò)程中，可以有效地解決成本，也能節(jié)約檔案管理的空間。利用信息技術(shù)可以生成數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以將基層檔案都轉(zhuǎn)化為電子信息，這樣就解決了實(shí)體的空間，也減少了人工參與過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，這樣就避免了不必要的資源浪費(fèi)，促進(jìn)基層單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 促進(jìn)檔案資源共享

當(dāng)前大部分事業(yè)單位并未對(duì)檔案管理部門(mén)引起高度重視，導(dǎo)致數(shù)量眾多的檔案信息被束之高閣，檔案工作人員對(duì)其進(jìn)行管理的任務(wù)較為繁重， 經(jīng)常被業(yè)務(wù)科室指責(zé)檔案調(diào)閱效率較低。通過(guò)信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理能夠讓不同業(yè)務(wù)科室和檔案管理部門(mén)達(dá)成緊密的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，最大化地防止檔案資源利用較為滯后這類情況的出現(xiàn)，讓檔案資源能夠在事業(yè)單位內(nèi)部得到更為廣泛的流通，這樣一來(lái)也能夠提升檔案資料的更新頻率，確保其時(shí)效性。在信息化建設(shè)背景下，檔案資源的傳輸利用了在線途徑，相關(guān)人員能夠直接在線對(duì)其中的不足之處進(jìn)行修改，有效避免了反復(fù)報(bào)送檔案而引發(fā)的數(shù)據(jù)誤差。

1.3 優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理

企業(yè)的所有信息，最后都會(huì)歸檔到檔案管理部門(mén)。這些檔案信息對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理有很大的幫助，能夠?yàn)槠髽I(yè)的內(nèi)部?jī)?yōu)化管理提供必要的依據(jù)。尤其是大型的國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)部門(mén)復(fù)雜，人員數(shù)量眾多，企業(yè)的內(nèi)部管理工作也十分棘手。在信息網(wǎng)絡(luò)下，企業(yè)的檔案管理能夠快速為其內(nèi)部管理提供必要的依據(jù)。比如，每個(gè)職工的個(gè)人工作情況、工齡和獎(jiǎng)懲情況等，都可以通過(guò)數(shù)字信息的形式展現(xiàn)出來(lái)。這些數(shù)字信息檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的內(nèi)部管理提供真實(shí)有效的信息，對(duì)內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和完善。

2 信息化時(shí)代基層單位檔案管理模式變化分析

2.1 加強(qiáng)檔案管理的體制改革

在社會(huì)主義新時(shí)代的環(huán)境下，企業(yè)自身的發(fā)展需要進(jìn)行新的改革與探索，才能夠適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境。而企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，也需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展以及社會(huì)環(huán)境來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新改革發(fā)展。首先，在檔案管理機(jī)構(gòu)的體制改革中，要擯棄計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期檔案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念來(lái)開(kāi)展新時(shí)期的檔案管理工作[2]。其次，要將檔案管理的信息化改革作為檔案管理工作改革的重要方向，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息化的基礎(chǔ)上，來(lái)建立相應(yīng)的管理制度。另外，在傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)的檔案管理的工作重點(diǎn)是對(duì)企業(yè)人員、資產(chǎn)的管理，通過(guò)檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的良好管理。而在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，檔案管理應(yīng)該以市場(chǎng)分析為工作重點(diǎn)，通過(guò)檔案管理工作，來(lái)為企業(yè)提供更多的市場(chǎng)信息，來(lái)增加企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使得企業(yè)能夠通過(guò)檔案管理所提供的數(shù)據(jù)收集和分析，來(lái)更好進(jìn)行市場(chǎng)戰(zhàn)略的有效決策，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)信息化安全管理與控制

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，越來(lái)越多的行業(yè)都開(kāi)展了信息化建設(shè)，雖然極大地提升了工作效率，但同時(shí)也暴露出了安全方面的問(wèn)題， 嚴(yán)重威脅了單位數(shù)據(jù)信息方面的安全[3]。事業(yè)單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內(nèi)容和國(guó)家政策、發(fā)展戰(zhàn)略方針息息相關(guān)，如若不慎泄露就會(huì)造成不利的后果。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化安全管理與控制，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，積極引入先進(jìn)的安全防范措施，以此來(lái)保障檔案信息的安全性。具體而言，通過(guò)一定的手段來(lái)防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對(duì)現(xiàn)有的防火墻進(jìn)行改良與優(yōu)化，添加先進(jìn)的加密監(jiān)控技術(shù)，提高電子檔案信息的安全性。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建一個(gè)健全的安全體系，一方面做好硬件設(shè)施安全保障，明確檔案管理信息系統(tǒng)的線路、環(huán)境、設(shè)備等方面所存在的安全隱患，定期進(jìn)行排查與維護(hù)，保證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網(wǎng)絡(luò)安全保障，定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案資源進(jìn)行全面的掃描，消除網(wǎng)絡(luò)木馬、病毒對(duì)重要信息的侵蝕，切實(shí)保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的安全性。

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展

不斷的加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，這樣能有效提升工作人員的工作素養(yǎng)和工作積極性，并與時(shí)俱進(jìn)培養(yǎng)工作人員學(xué)會(huì)操作計(jì)算機(jī)，并利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷推進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展[4]。相關(guān)的工作人員需要及時(shí)的找出在工作中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)一些相關(guān)的問(wèn)題做進(jìn)一步的解決。基層單位還需要定期地為工作人員開(kāi)辦相關(guān)的技能培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)一些行業(yè)的專家來(lái)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的傳授，這樣能有效保護(hù)檔案資料。此外，基層單位的檔案管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)自身的道德素養(yǎng)，在工作中保持積極負(fù)責(zé)任的態(tài)度，針對(duì)于不同的部門(mén)，檔案管理工作人員需要具備一定的責(zé)任心，做好各個(gè)部門(mén)的檔案服務(wù)工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代下，我國(guó)的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)逐步向智能化和信息化方向轉(zhuǎn)變，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的影響下，企業(yè)的檔案管理工作必須向信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，企業(yè)必須要加強(qiáng)自身的檔案管理能力，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，不斷完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，使檔案管理能夠及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)的改革與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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