提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

袁堂婷 山東臨沂煙草有限公司臨沭分公司

一、辦公室文秘人員需要提升的專業素養

（一）遵守公司制度

對于辦公室文秘工作人員來說，其在工作中要貫徹自身職業道德，做到嚴格遵守公司的規章制度，在其日常的工作中，由于其所做的工作對于其他相關工作具有輔助作用，因此還是較為繁重的，但盡管如此，也需要盡可能的將每項工作都做好充足的準備，從而能夠實現自身的工作規劃滿足領導的實際工作需求的目的，若不能夠提升對于實際工作的把控，從而長期處于手忙腳亂的工作狀態，則會很容易為自身的工作以及辦公室整體工作帶來麻煩，從而拉低整體工作質量與效率[1]。

（二）以大局為重

以大局為重也是一名辦公室文秘工作人員必須要具備的專業素養，在日常的工作過程中，其需要將公司利益放在首位，個人利益盡可能的服從公司利益，由此在面臨每項工作的過程中，都能夠用整體全面的眼光去對待，從而確保實際工作的順利開展，這就要求文秘人員要具備足夠的韌性與忍耐度，從而有效承擔緩解自身工作中承擔的壓力以及挫折，嚴格杜絕假公濟私的情況出現。

（三）提升辦事效能

辦事效能是衡量一個辦公室文秘人員工作質量與水平的重要指標，其的側重點是工作質量，基于此，在實際的工作中文秘人員時刻保持對于自身工作的熱情以及積極性，從而在面對不同類型的工作時能夠充分調動主觀能動性，發揮個人工作激情，達到做事用心有效開展的目的，除此之外，文秘人員還需要在企事業單位的實際發展過程中不斷強化自身知識儲備，從而與時俱進，時刻關注企事業單位的實際發展經營理念，并針對市場發展動向以及新出臺的政策進行及時的掌握及了解，從而實現對于工作方式以及工作理念的合理協調，更好的勝任文秘工作的各項要求，不斷強化解決問題的能力。

（四）提高辦事效率

辦事效率也是文秘人員非常重要的一個必備素養，其在日常工作中，要保障與領導溝通的有效性，從而運用客觀性的活躍思維，去落實所接收的工作命令，對于職責范圍內的事情需要不斷優化工作完成質量，并及時與領導溝通意見或建議，避免工作失誤，此外，文秘工作人員不能盲目的進行每天的工作，其需要有計劃的進行，從而有針對性的進行各項工作的規劃安排，確保工作效率[2]。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

（一）構建完善的獎懲制度

為落實辦公室文秘人員的工作質量與水平，可借助完善的獎懲制度，賞罰分明的工作模式能夠有效的激發文秘人員的工作積極性，并幫助其養成競爭意識，不斷強化自身的工作理念與追求，并且，合理的懲罰制度能夠在很大程度上對文秘人員的實際工作做出規范，從而促使其不斷完善自身工作標準，在提升其自身工作能力與水平的基礎上，還可以為各項工作的合理性、科學性、可靠性提供有效保障。

（二）激發文秘人員創新意識

創新意識是文秘人員乃至企事業單位整體發展的重要因素，對于部分的辦公室文秘工作人員來說，其普遍存在按部就班完成自己的工作即可的意識，事實上，這是一個誤區，文秘人員在做好自身工作的基礎上，還需要不斷提升自身創新意識，從而全方位的提升工作質量及水平，基于此，主要可以從以下方面入手：其一，從辦公行為以及思想上鼓勵文秘人員進行創新，從而引導其進行辦公模式以及方法的改善，摒棄低效落后的工作方式，探尋先進高效的工作模式；其二，辦公室領導可以以身作則，從而在日常的工作及行事上保持前瞻意識，并在其中實現對于創新意識的融合，從而為文秘工作人員做出有效指導。

（三）加強技能培訓

不同工作單位對于文秘人員的專業水平的需求也存在明顯差異，為了能夠盡可能的滿足各類型工作處理的需求，企事業單位需要加強對于文秘工作人員的技能培訓，從而加強對培訓體系的資金投入，以此充分發揮培訓價值，確保文秘工作人員的技術能力以及科學知識理念能夠不斷更新優化，文秘人員自身在日常中也需要加強對于自身素養的提升，多學習前輩的工作經驗以及成功案例，并重視對于國家相關法律以及政策的了解，從而掌握價值觀動向，并落實其對自身工作的實際指導，更好的勝任各項工作[3]。

（四）合理配置文秘人員

辦公室文秘工作較為繁雜多樣，因此企事業單位針對文秘人員數量需要進行合理的配置，從而依據工作類型以及實際情況進行合理劃分，以此進行人員的協調配置，避免因為人員過少，造成工作完成效果不佳，拖延或工作余量大的問題，以及因為人員過多，對于各種工作挑挑揀揀或相互推諉而造成的實際工作效率及質量低下的問題，更好的發揮各個文秘人員的自身價值，確保人力資源的合理分配，減少浪費。

結語：綜上所述，辦公室文秘工作與企事業單位實際發展中的各項工作都有著千絲萬縷的聯系，因此相關人員必須要重視對于文秘人員實際工作質量與水平的提升，以此有效發揮文秘工作的實際價值，更好促進企業長遠穩定發展。