淺談企業如何強化檔案管理

徐花艷 山東臨沂煙草有限公司

企業檔案作為一種不可再造的珍貴文化資源，是企業生產管理的一部分，是提高企業管理水平、工作效率和工作質量的重要條件，如何做好企業檔案管理對企業的發展起著至關重要的作用。

一、企業檔案的概念

《企業檔案工作規范》指出：企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

可見，企業檔案是企業實踐活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是記錄企業發展歷史、傳承企業文化、企業生產經營管理活動過程內容的儲藏箱。

二、企業檔案的價值

（一）企業檔案具有行政作用的價值。企業檔案是歷史的憑證，它記錄了歷史活動的真實情況和經過，也記錄了人們在歷史活動中的思維過程，能給人以互相聯系的情報信息。在企業的決策和管理活動中，通過對企業檔案的分析和利用，能幫助對現實工作和未來發展做出正確判斷，實現對人、財、物、信息等資源的有效管理。

（二）企業檔案具有文化作用的價值。企業檔案是企業文化的重要載體，它在企業文化的形成、傳播、發展和進步中發揮著重要作用。企業一方面可以利用檔案資料，展示企業發展歷程，培養員工的認同感和歸屬感，另一方面可以從檔案中吸取歷史文化精髓，借鑒已有文化成果創新經營理念，提升企業文化品味。

（三）企業檔案具有法律作用的價值。企業檔案是真實的原始材料和歷史記錄，它可以成為考證、研究和處理問題的依據，認定法律權利、義務與責任的證據。也就是說企業檔案能在企業發展中幫助企業抵御風險，在解決爭端、處理案件等活動中發揮證據作用，維護企業的經濟利益和合法權益。

三、企業檔案管理的現狀及存在問題

近年來我國企業檔案管理工作雖然取得了一定進步，但不可否認我國的企業檔案管理水平還比較低，還存在一些問題。

（一）企業檔案意識不強。大部分企業檔案意識不強，認為檔案工作可有可無。在企業內部檔案管理工作處于邊緣化地位，檔案管理工作只是某些部門的附屬工作，致使大量企業檔案資源失控。

（二）企業檔案管理人專業意識不強。大多企業檔案管理人要么沒接觸過檔案專業學習，要么只是兼職臨時工作，沒有長時間的經驗積累和專業見識，對企業檔案保管工作如何發揮作用沒有明確的概念。

（三）企業檔案管理規范化程度不高。大部分企業的企業檔案管理采用國家推薦使用標準，很少制定自己的標準。近年來企業改革變化較大，現行的檔案管理法規和準則，很難適應現代企業發展的要求。

（四）企業檔案工作重收藏，輕利用。企業內部各部門的檔案分別存儲在各自檔案室內，檔案資源封閉管理，彼此互不聯通。另外，由于企業檔案人才建設機制不健全，檔案隊伍人才素質不高，對如何開發利用企業檔案資源沒有思路，企業檔案工作及其意義得不到有效展現。

（五）企業檔案信息化程度不高。企業在檔案存儲設備方面有足夠的重視，但在檔案信息資源開發利用發面重視不夠，企業檔案信息化水平較低。在對檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用等方面，還需進一步運用信息技術進行管理過程和工作方式提升。

四、應對企業檔案管理存在問題的措施

做好企業檔案管理工作，必須運用科學的管理手段和方法，從檔案的形成到提供利用，努力做到制度化、規范化、現代化，實現有效管理。

（一）增強企業檔案管理意識。上到企業管理高層下到檔案工作者，要充分認識到有效的檔案管理工作是企業科學決策、規避風險、拓展市場和企業文化的基礎，要在企業檔案管理工作資金投入、設備引進、人才建設等方面給予更多的關心和支持，以適應企業管理水平的提升。

（二）提升檔案管理人員專業素養。一方面企業檔案管理工作者盡量做到專職，并要定期組織企業檔案工作者參加檔案專業知識、業務流程的培訓，定期組織到檔案工作做得好的企業去學習。另一方面加強檔案信息化咨詢與培訓，鼓勵企業檔案工作者對現代檔案管理專業知識和檔案信息化技術知識的繼續教育，要求其跟蹤新進技術，認真學習，不斷提高業務與技術的雙技能。

（三）完善企業檔案管理制度。一方面企業檔案要有統一的管理標準，企業在遵循國家制定的企業檔案工作規定基礎上，結合實際進行完善，制定適合自己業務的制度。另一方面做好檔案保管工作，既要將有保存價值的文件資料盡量收集齊全，并建立一套合理的檔案整理規則，又要維護檔案物質載體和所記載涉及保密內容的安全。

（四）做好檔案信息的開發利用。一方面企業檔案工作者要知道企業檔案的核心資源，對檔案信息進行鑒定并分類分級，以便有分別的對檔案信息分享利用。另一方面主動了解利用者需求，利用現代信息技術對不涉密的檔案信息提供利用，以便檔案信息利用者在辦公室或者家里便可快捷地得到需要的信息。

（五）推動企業檔案信息化。企業檔案管理工作者要了解、認識和善于運用信息技術，將檔案信息化工作融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的各方面，堅持技術與管理并重，不斷提升企業檔案管理現代化水平。檔案信息化工作的有效開展，不僅能夠提高企業檔案工作者的效率和服務質量，而且能夠為企業管理人員提供思路、方法、手段和信息，提升管理和決策的科學性和正確性。

總結：綜上所述，企業了解過往情況，進行科學決策，處理現實工作以及對未來進行準確預測，都離不開檔案信息。只有不斷提高企業檔案管理水平，深入開發檔案信息資源，提供優質高效的利用服務，推動企業檔案信息化，才能使檔案管理工作更有利于企業的發展。