大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理效率提升方法

摘要：對于事業(yè)單位而言檔案管理是確保單位可以順利發(fā)展的關鍵。當前我們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，為了更好的適應新時代發(fā)展要求，事業(yè)單位檔案管理工作也需要進行革新，積極尋找提高檔案管理效率的策略。當前事業(yè)單位檔案管理工作面臨著諸多問題，如果不能及時解決這些問題將會對事業(yè)單位發(fā)展造成極大的不利影響，基于此，本文立足大數(shù)據(jù)時代，對增強事業(yè)單位檔案管理效率的策略進行了研究，提出了一些提升策略以供相關人士參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理效率

引言

事業(yè)單位每天運行中都會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息不僅是單位工作記錄，也是體現(xiàn)單位履行職責的重要依據(jù)，其具有不可忽視的指導價值。檔案管理工作就是專門對這些數(shù)據(jù)信息進行管理的工作，相關工作人員需要對這些信息進行分類、整理和存儲，這項工作需要耗費極大的人力物力和財力，而且采用人工進行管理效率也比較低，還經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。最近幾年，各級事業(yè)單位在國家相關政策的引導下在檔案管理工作當中應用了很多新技術，為的就是進一步提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)背景下，各級事業(yè)單位還需要將大數(shù)據(jù)技術引入該項工作中，以便可以提升管理速度，降低人力物力財力成本，同時還能增強工作正確率和精細化程度。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升意義

在大數(shù)據(jù)時代，對檔案管理效率進行增強具有諸多好處，首先可以促使檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)變得更加合理，從而使得事業(yè)單位在這方面投入的資金有所減少;其次還可以促使檔案存儲空間有所縮小，而且可以為檔案管理工作提供便利;最后可以為檔案管理模式改進提供助力，可以為檔案管理流程完善提供幫助，進而可以為事業(yè)單位發(fā)展打下良好基礎。[1]另外，通過積極開展檔案管理信息化建設工作，還可以為檔案安全性提供堅實保障，要知道原來的紙質(zhì)檔案很容易被損壞，而且很容易丟失，一旦發(fā)生這些情況不僅導致檔案管理質(zhì)量嚴重下降，還會給事業(yè)單位發(fā)展造成不良影響。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）單位人員應用新技術意識淡薄

隨著大數(shù)據(jù)技術在各行各業(yè)的應用，很多企業(yè)已經(jīng)認識到該項技術具有的優(yōu)勢，也將該項技術應用到了檔案管理工作當中，從而使得檔案管理效率得到了明顯增強。然而因為事業(yè)單位具有一定特殊性，單位很多員工對于新技術都沒有太大的應用欲望，他們往往更加重視工作穩(wěn)定，所以并不會主動應用先進技術，這就導致很多事業(yè)單位還在采用傳統(tǒng)的人工方式進行檔案管理，工作效率急需提升。而且隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)也會變得越來越多，如果還是采用傳統(tǒng)人工方式進行管理將會很難滿足單位檔案管理需要。另外，還有一些事業(yè)單位有著嚴格的保密要求，這也給檔案管理工作應用新技術帶來了一定阻礙。

（二）檔案管理人員能力比較低

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位需要對檔案管理工作效率進行進一步增強，但實際上，負責檔案管理的工作人員專業(yè)能力比較低，職業(yè)素質(zhì)也不太高，從而給檔案管理工作效率的增強造成了一定程度的阻礙。[2]大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作需要進行信息化建設，所以檔案管理工作人員需要具備較高的計算機操作水平，但是很多檔案管理人員的計算機操作能力都比較低，對于信息化應用也是一知半解，從而對開展檔案管理信息化建設造成了不利影響，信息化檔案管理模式能夠獲得的成效也非常有限，最終導致單位檔案管理工作效率不夠理想。

（三）檔案管理存在信息安全問題

信息技術的應用讓人們的工作效率獲得了顯著提高，檔案管理工作也不例外，但是在工作效率提升的同時也帶來了信息安全問題。事業(yè)單位對檔案管理工作應用信息技術時需要將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并將這些信息輸入電子檔案，但是電子檔案需要在計算機系統(tǒng)中進行存儲，所以存在安全問題，例如，黑客攻擊可以破壞電子檔案完整性和真實性，而且信息安全問題具有隱蔽性，很難被發(fā)現(xiàn)。一旦發(fā)生信息安全問題，將會導致事業(yè)單位信息丟失或被破壞，從而給單位發(fā)展帶來不良影響。

三、大數(shù)據(jù)背景下提高機關事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

（一）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

在檔案管理工作中應用新技術需要找準切入點，可以將構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)作為切入點進行檔案管理方式革新。事業(yè)單位構(gòu)建該系統(tǒng)時一定要考慮自身實際情況，根據(jù)單位管理需要設計相應系統(tǒng)，同時還要注意滿足檔案一體化管理要求，突破信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息共同分享。首先，建立科學合理的技術應用模式，對事業(yè)單位檔案管理進行規(guī)范，對檔案信息進行共享，通過創(chuàng)建共享平臺來防范信息孤島現(xiàn)象的初選，同時還能進一步提升檔案利用開發(fā)程度。其次，注意對大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)運行進行測試，對測試中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行反饋，對問題出現(xiàn)原因進行探究，針對問題原因?qū)ο到y(tǒng)進行優(yōu)化，促使大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)變得越發(fā)完善，發(fā)揮出更大作用。

（二）實施檔案管理責任制度，增強檔案管理人員責任感

檔案管理工作人員是檔案管理工作的重要支撐，如果他們的責任感比較淡薄也會對檔案管理工作效果和效率造成一定影響，所以在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位想要獲得更好的檔案管理效率，就要對檔案管理人員的責任感進行大力增強。為此需要實行檔案管理責任制度，也就是將檔案管理責任分配到具體的工作人員身上，這樣各個檔案管理人員都會認真完成自己肩負的責任，他們的工作責任感也能得到增強，從而促使檔案管理工作效率得到發(fā)展，檔案管理工作效果和質(zhì)量也能因此實現(xiàn)提升。

（三）做好信息安全防護措施

對于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的信息安全問題需要做好信息安全防護措施，以免因為檔案信息泄漏導致單位發(fā)展受阻。第一、確保電子檔案存儲安全，對檔案調(diào)取制度進行完善，所有需要調(diào)取檔案的人都需要按照制度操作，同時還要對檔案處置方式進行改進，降低檔案存儲和調(diào)取過程中出現(xiàn)泄漏的概率。第二、構(gòu)建檔案管理防火墻機制，防范能夠?qū)n案管理造成危害的外部因素。此外還要對檔案管理體系進行優(yōu)化，增強檔案管理質(zhì)量水平，尤其需要防范因為檔案管理人員操作失誤而造成的檔案信息失真情況。第三、合理分配檔案使用權限，所以人員都需要在權限允許范圍內(nèi)使用檔案，還可以應用人員識別技術為使用檔案的人員開放相應檔案，這樣就可以在一定程度上為確保檔案運行安全提供保障。

結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位需要對檔案管理方式進行革新，需要積極開展檔案管理信息化建設，同時還要對當前檔案管理面臨的困境進行有效解決，通過采取構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)、實施檔案管理責任制度以及做好信息安全防護措施等策略促使檔案管理工作效率變得越來越高。

參考文獻：

[1]任繼偉.事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2021（34）：13-15.

[2]鄧方.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務，2021（20）：124-125.

作者簡介：

姓名：楊玉麗，出生年月日：1976-10-24，性別：女，民族：漢，籍貫：河南省信陽市，學歷：大專，職稱：中級（經(jīng)濟師），研究方向：檔案管理，工作單位：河南省信陽市平橋區(qū)勞動人事爭議仲裁院。

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