薛松 崔惠池
山東省東營市勝利油田石油開發中心有限公司
黨的十八屆五中全會提出“實施國家大數據戰略”,全面推進大數據發展,在國家大數據事業發展蒸蒸日上的背景下,對辦公室檔案管理提出了新的要求,十四五時期為了更好的發揮檔案的基礎性、戰略性資源價值,發揮檔案在各項工作中的支撐作用,需要從檔案管理工作的現實需要出發,構建智能化的檔案管理系統,完善檔案數據信息管理機制,提高數據信息的挖掘能力,進一步運用智能化方式提高檔案管理的效能,實現檔案管理的科學化建設,從而更好的發揮檔案數據信息的實用價值。
大數據技術實現了數據信息充分挖掘,適應于海量信息時代的檔案管理需要,可以對辦公室各種類型、各種時間、各種來源的檔案進行統一管理。一方面,大數據技術加強了檔案信息的甄別能力,有助于提高檔案數據信息分析能力,輔助做好檔案甄別與存儲工作。另一方面,大數據技術提高了檔案服務效率,可以滿足不同方面檔案使用需要,進一步提高了檔案管理效率。而且,強大的數據分析能力有助于挖掘潛在的檔案信息,滿足了數據信息對比分析的需要,實現了檔案管理的個性化建設,推動檔案管理深化改革,強化了檔案管理的整體質量。大數據技術與云存儲技術的廣泛聯系解決了傳統檔案管理的問題,提高了檔案管理整體質量[1]。
大數據技術轉變了檔案管理的運轉模式,有助于更好的發揮檔案的實用價值,徹底改變了紙質檔案管理模式,有助于實現辦公室檔案管理工作科學化。從大數據技術角度分析,當前檔案管理工作的效率較低,檔案管理的智能化水平較低,新型技術方法還未能應用到辦公室檔案管理實踐,檔案管理的思維更新不足,沒能發揮信息技術的基礎作用,影響了檔案管理質量[2]。
大數據技術可以形成共享、開放、互動的檔案管理機制,強調各部門密切配合。有些辦公室檔案管理缺乏與各部門的配合,缺少信息互動機制,因工作職能劃分、隸屬關系的原因,各部門信息共享不足,信息孤島現象明顯,相當多具有檔案屬性的數據,成為無人管控、漏歸狀態,不能實現互利共贏,這在很大程度上影響檔案開放共享[3]。
大數據技術滿足了不同服務對象、不同部門、不同類型檔案傳遞需要。新型下辦公室雖然重視數據的共享和利用,卻無法顧及數據的長期保存,由于傳統的檔案管理技術設備相對落后,管理人員信息意識不強,檔案部門的配合不足,對原生數字信息的歸檔、管理與利用等活動專業性低,給當下的檔案管理工作造成了較高風險隱患,嚴重影響檔案管理的整體質量。新時代的檔案管理應當與大數據技術協同進行、同步發展,這既是檔案管理數字轉型的內在要求,更是大數據技術發展對檔案管理的必然選擇[4]。
大數據時代主要采用信息化的檔案管理方式,辦公室處理的數據信息日益增加,還要把日常檔案管理工作重點放在保證數據真實性,提高數據客觀性,以及加強檔案數據信息推廣共享方面。例如,辦公室應當提高檔案數據的對比分析能力,認真研判行政工作中的各種數據信息,提高檔案文獻的篩選能力,將具有較高價值的數據信息保存到辦公室檔案數據庫當中。
首先,建立統一的辦公室檔案管理機制,打破各部門檔案應用限制,消除條塊分割管理的弊端,降低檔案應用的成本,最大限度的發揮檔案的實用價值。其次,建立專門的辦公室檔案管理平臺,形成各部門良好的協作關系,在統一的平臺完成檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用、檢索與共享互動業務。辦公室檔案管理還要加強知識產權保護,在日漸開放的環境下提高檔案數據資源的共享水平,尤其重視與相關業務部門的緊密配合,從而提高檔案信息資源的利用效率。
辦公室檔案管理的重要價值還體現在運用大數據進行信息研判方面,應當通過大數據技術了解當下檔案的運行狀態,以及未來檔案資源的發展趨勢,構建科學的檔案管理機制,提高檔案運用效率。辦公室應當構建智能化的檔案管理環境,依托歷史檔案數據分析研判未來各項工作,重點建立科學的數據模型,進行海量數據信息分析。還要對未來檔案數據信息的應用進行預測,將非結構性數據與結構性數據結合起來,了解檔案數據信息的關聯性,挖掘檔案信息的實用價值。通過自媒體渠道進行檔案服務供給,進一步擴大檔案數據信息的供給渠道。提高檔案數據信息管理的安全水平,建立動態化數據監控機制,了解檔案數據信息運行狀態,研判檔案管理工作的潛在風險因素,構建智能化的安全防控機制,提高檔案安全管理水平。
結論:大數據時代檔案管理應當具有科學性、超前性、智能化意義,注重依托大數據技術進行檔案數據信息分析,預判檔案管理工作的風險,發揮檔案資源的實用價值,滿足各方面檔案應用需要,只有不斷創新檔案管理方式,完善檔案管理體系,才能更好的發揮數據信息服務價值。