新形勢下如何做好高校檔案管理工作

付云金 濟寧學院 山東 濟寧 273155

在信息化時代發展的新形勢下，高校對檔案管理非常重視，檔案管理是高等教育工作的重要環節，在高校發展方面也發揮著重要的作用。在新形勢下，如何在工作中規范檔案管理是高校要考慮的重要因素。

一、新形勢下高校檔案管理的重要性

(一)時代改變檔案管理

在信息化時代背景下，隨著計算機的廣泛應用，許多高校也紛紛利用計算機技術改變檔案管理模式。對于以前來講，許多高校基本上都是紙質的檔案，很難整理，也很難及時找到想要的答案。而對于現在的數字化檔案、文件數字化來講，檔案管理工作變得逐漸簡單，許多高校紛紛開通了校園網，校園網與學校內部系統相串聯以及遠程教育的發展極大增加了高校檔案的需求，客觀上來講，高校檔案管理工作必須與時俱進，要提高檔案管理水平，以促進高校發展。

(二)規范化的檔案管理是管理的工作要求

在新形勢下，高校檔案管理工作的基礎和前提都是以整理檔案和收集檔案為主要目的。目前很多高校的檔案工作都存在一些問題，一方面是檔案整理意識度不夠高，一些高校的教職工不善于進行檔案整理，缺乏對檔案歸檔整理重要性的認識。另一方面是檔案歸納整理能力欠缺。在日常工作當中，一些教職工不能將檔案進行正確的分類。當高校進行檔案整理，需要將這些檔案拿出來使用時，卻找不到檔案在哪里，難以找到需要的資料，因為高校的檔案資料種類繁多，尋找檔案嚴重影響了教學效果，耗費了大量時間。因此，對于檔案的整理，高校要走上規范化道路，一定要明白檔案管理的工作要求并認真落實完成。

(三)有效的檔案管理能夠更好發揮其作用

檔案是見證高校歷史發展的產物，因此對于許多高校來講，檔案管理工作的目的不是為了整合檔案，而是為了高校在以后的服務當中能夠精準快速地找到相應的檔案資料。許多高校檔案整理工作者只認為每天的工作內容就是整理檔案，將檔案分類，其實最重要的是看檔案的借閱頻率，看檔案發揮的實際作用。因此，檔案管理人員應加強自身服務意識，讓檔案資料能夠主動為學校的教學以及科研服務，盡最大限度提升檔案的作用。

二、新形勢下高校檔案管理存在的問題

(一)檔案資料不規范

傳統的高校檔案管理一般是對紙質版的文件進行整理，相關制度已成熟。但由于現在是信息化時代，高校老師辦公都使用電腦，一方面可以減少工作量，另一方面可以節約時間，因此檔案也由紙質檔案變成電子版檔案。就目前而言，電子版的檔案雖然更加方便，但由于很多高校對檔案管理沒有明確規范，導致了很多檔案在歸檔時沒有進行統一處理，使得出現了在尋找檔案時資料顯示不完整、檔案資料無法使用的問題。一些高校對檔案整理持一種隨意性的態度，對于他們而言，只需要上傳就行，由于后期資料的不完整，在使用上也非常困難，最終導致檔案整理沒有太多實際意義。

(二)電子檔案整理歸檔缺乏重視

隨著高校的不斷發展，需要用到的歸檔資料越來越多，不僅是學生的戶籍資料、教學資料，還有高校的發展資料以及科研資料等。但一些高校的相關部門對于資料歸檔并不重視，一些資料如果在整理過程中沒有被重視，后期可能會導致無法使用，甚至會被遺漏，最終影響整個工作的進程。尤其現在很多高校的檔案都是電子文檔，對電子文檔又沒有專業的管理模式，也沒有被重視，導致整理檔案時比較隨意。當下的網絡環境存在許多安全隱患，有黑客經常會襲擊某些高校的校園網平臺，導致校園網平臺癱瘓，學生和教師都無法登錄，這也給檔案資料的安全保護帶來了極大威脅。

三、新形勢下高校檔案管理的變化

(一)資源易整合

在目前新形勢下，高校的管理分為很多種類，比如說人事檔案、學生的學籍檔案、學校的發展檔案、老師的教研檔案等等，這些檔案在新形勢能夠被合理整合，以達到資源的優化整合，對優化檔案管理也發揮著極大的作用。

(二)服務多元化

以往的高校檔案，基本上都是老師的一些教學資料或者學校的發展資料，而現如今高校檔案管理更加多元化，由以往的教職工和學生逐漸向社會研究人員發展，使得檔案資料應用范圍更為廣泛。

四、新形勢下做好檔案管理的舉措

(一)加強重視并合理利用

對于許多高校而言，檔案管理部門一直以來都是比較獨立的部門，雖然它是學校的一個重要部門，它的使用率卻不頻繁，導致許多人就會認為檔案管理是一個可有可無的部門。再加上新形勢背景下，檔案管理逐漸數字化，這讓很多人覺得完全可以用線上的整理方式來代替線下整理，導致一些人對檔案管理不重視。此外，學校對整理檔案的一類人不夠重視，而且檔案長期處于不被使用的狀態，對于很多教師來說，檔案仿佛是可有可無的東西，因此會導致檔案管理不被重視。因此，高校領導一定要主動加強對檔案的重視，積極向學校的教職工以及其他工作人員來闡釋檔案資料的重要性以及作用，以自身的能力去提高檔案的使用率，盡最大限度發揮檔案資料在高校的優勢，讓大家全部重視起來檔案管理，也可以將檔案管理設置為日常的工作項目。

(二)完善相關的規章制度

要想加強學校領導對檔案管理的重視，一定要完善相關的規章制度，正所謂“沒有規矩不成方圓”，檔案管理亦是如此。高校要嚴格按照工作流程來進行檔案的規范化、合理化以及標準化管理。只有這樣，才能夠逐步完善檔案管理需求。一些高校由于自身的疏忽以及管理不到位，在進行檔案整理歸類時，經常會出現錯誤，導致后期無法使用檔案文件，因此一定要加強對檔案管理的規章制度，嚴格要求檔案管理工作流程。完善檔案管理相關的規章制度是一個漫長的過程，需要在實施中逐步發現問題并改正，高校應當多聽取其他部門的意見，與其他學校進行相應溝通，取長補短，在管理上進行相應的整改完善。

(三)提升管理者綜合素質

在大部分的高校當中，檔案管理部門一直以來都是不被重視的，領導在安排管理者方面也沒有嚴格考核其管理能力和綜合素質。由于高校檔案管理不被重視，因此管理者不會有太多的晉升機會，他們也就不會主動進行綜合素質的提升。所以高校應當努力提升管理者的綜合素質力，采取相應的獎勵計劃來激勵管理者。當然在管理者的選拔方面也一定要提高要求，招聘一些具有管理方面能力的專業人員，以此來提高高校檔案管理部門的整體水平。除此之外，學校還應對管理者進行定期培訓，鞏固并提升其業務知識水平。此外，高校還應該引進一些專業性的技術人才，來實現對高校檔案資料的專業化管理。

(四)加強管理技術并優化管理系統

現階段許多高校都會利用互聯網來進行電子檔案整理，電子管理模式方便傳輸，方便應用，但同時也存在許多安全隱患，因此高校在檔案管理方面一定要優化管理系統，加強技術管理。在網絡條件下，高校應當根據實際使用情況對用戶的使用權限進行控制，合理設置安全驗證碼、人臉識別等技術。

總而言之，在新形勢下，檔案管理工作的要求會越來越高，需求也會越來越大，檔案管理的重要性不言而喻。高校領導應清楚現階段檔案管理的現狀，主動闡釋檔案管理的重要性，加強對檔案管理的重視。除此之外還應該培養檔案管理者的綜合素質，利用現代信息技術來管理檔案，才能使檔案管理達到良好的效果。