新時代檔案管理工作的思考

潘德花 沂水縣高橋鎮檔案站

進入新時代后云計算、大數據的發展為鄉鎮檔案管理提出了新課題。鄉鎮檔案記錄并體現了鄉鎮在各個歷史時期工作活動最真實的情況,能夠在鄉鎮的可持續發展中起承前啟后作用。為此，做好鄉鎮政府新時代的檔案信息化管理工作,保證檔案資料的系統性和完整性,為鄉鎮的活動軌跡提供歷史依據是新時代檔案管理工作的重要任務。文章先是對新時代檔案管理的特點進行了解析，隨后就新時代的檔案信息化管理工作提出了建議。

隨著科技的發展，大數據、云計算進入了社會生活的各個領域，這為鄉鎮檔案的管理帶來了實體資源管理和數字化管理融合的挑戰，同時也為鄉鎮檔案管理與時俱進地滿足用戶需求帶來了機遇。為此，鄉鎮檔案管理需要結合新時代的大數據、云計算這些信息技術進行轉型，部門單位的責任人和管理人員要用大數據信息來更新傳統管理檔案的理念，創新檔案管理思維，更新檔案知識層次，找出檔案管理中與大數據檔案管理過程中不符的問題，充分利用新時代科技發展的資源和力量，并將大數據、云計算資源應用于檔案管理，建設新時代新型的檔案，實現新型服務，以便更好地服務于國家、黨和人民。

新時代檔案管理的特點

進入新時代，由于大數據進入檔案管理領域，這就要求鄉鎮領導要正確及時應對大數據的到來，要更新檔案管理的理念，要用發展的眼光進行信息資源建設、檔案信息服務優化、檔案管理技術創新等，以便能夠讓鄉鎮檔案部門重新認識和重新分析檔案應如何進行管理能夠與時俱進，且更好地服務于檔案使用者。這是因為鄉鎮進行檔案信息化建設管理可以不受時間和空間限制，也就是說任何時間、任何地點都能夠快速地用大數據來進行收集、儲存、查閱所需內容，很好地解決紙質檔案的翻閱和復印次數，減少了工作人員工作量的同時，提升了工作效率，實現了對檔案的保護。

（一）檔案信息資源大

進入新時代后，鄉鎮工作人員要把人民的利益擺在工作生活的第一位，老百姓的事再小也是大事。為此鄉鎮黨委政府要深入基層研究群眾的所需所求，既要關注民生和輿論，又要為群眾辦實事辦好事，這些都需要用大數據來進行記錄。基層化、生活化的檔案資料增加，這就需要檔案管理部門做好這些信息資源的管理歸檔工作。要使檔案來源更加廣泛，內容更加豐富，檔案信息資源的數量激增，需要鄉鎮檔案管理部門對檔案進行實時的大數據處理和收集歸檔管理。

（二）依法進行檔案管理

進入新時代后，鄉鎮檔案管理不再是某個檔案管理部門自己的事情，而成為了鄉鎮黨委政府為實施國家行政管理工作的重要組成部分。為此，鄉鎮檔案管理部門在依法對檔案進行管理的同時，要在縣級檔案行政管理部門的指導下進行檔案行政能力和事務管理建設。

（三）以人為本的管理

進入新時代后，檔案管理進入數據時代，這就是說要對檔案進行數據化管理，以便順應時代，并根據鄉鎮黨委政府及其他服務對象的不同需求，實施“以人為本”的人性化定制、智能推送等智能化服務。

（四）檔案安全的管理

我們知道檔案管理工作安全第一。進入新時代后，信息資源數據的數量、種類繁多，文件類型相對傳統的文本信息資源有了很大的變化，這就要求鄉鎮黨委政府創新安全管理模式，強化檔案安全保障措施。一是建立起與時代同步，能夠與大數據、云計算相銜接的專業人員，以保證檔案的安全收集、傳遞、入檔等工作；二是在使用專業安全軟件的檔案管理軟件的同時，研究開發適合本鄉鎮檔案部門管理的云計算系統，以應對網絡攻擊、網絡侵權威脅；三是制定針對意外后果和不同類型檔案的應急計劃。

新時代檔案信息化管理的策略

新時代的大數據、云計算為鄉鎮檔案管理工作提供了簡便易行的工作條件，為檔案管理開辟了新的思路，能夠促進檔案管理工作的可持續發展。

（一）更新檔案管理的理念

鄉鎮黨委政府負責人要對信息化檔案管理工作提高認識和提供支持。一是進入新時代，鄉鎮政府檔案管理工作的大數據信息化資源管理是提高政府工作效率的重要方式，為此政府領導要高度重視，并將其納入政府規劃并列入議事日程，提升檔案管理工作人員的使命感和責任感，使其積極投入到工作中去。二是建立健全大數據信息化檔案管理制度。首先是借助大數據構建適合當地的檔案管理制度，讓檔案管理工作者有規可依；其次是建立檔案管理信息化建設工作的監督和績效化評價制度，從而保證檔案管理規范化建設的順利進行。三是完善檔案管理大數據信息資源設備。首先要有檔案管理工作的專用場所，其次要配備必要的大數據資源設備，再次要配置熟悉計算機操作的具有鉆研性的管理人員和監督人員，以此來促進檔案管理工作的有效性和安全性，促進大數據檔案資源的可持續發展。四是依托新時代的大數據技術建立科學高效的鄉鎮政府檔案管理系統。進入新時代后，信息技術得到高速發展，社會的各個層面都逐步進入自動化、網絡化、信息化階段，大數據、云計算在社會的多領域都在發揮作用，在鄉鎮政府檔案進行歸類管理和儲存等檔案管理系統的作用更是不可小覷。大數據在檔案管理中的運用不但能夠有效地改善之前檔案管理中存在的不足和局限，而且能在減少工作量，提高工作效率的同時，保證檔案安全性、系統性。五是培養鄉鎮檔案管理信息化專業素質的人才。首先有專業人才才能夠構建檔案管理信息化系統；其次對檔案管理人員采取以會代訓的方式，提高他們的信息專業化程度，以便更好地服務于檔案的使用者。

（二）構建優化檔案資源

進入新時代，大數據、云計算為實施廣義的 “大檔案觀”提供了基礎。也就是說，大數據、云計算為鄉鎮檔案部門有意識收集各種形式和巨大價值的各種數據資源提供了便利條件。一是與社會基層各社會組織和個人就不同的數據進行合作共享，收集群眾的需求信息，為領導決策提供一手資料來源。二是對鄉鎮長、書記信箱上的訪問留言、建議等信息資源進行及時匯總，收集網絡資源，完善鄉鎮檔案資料，實現檔案資源的與時俱進和完整性，逐步形成智能化、信息化、數據化的電子檔案接收和管理工作機制，構建優化新時代的檔案資源。

（三）建立以人為本的檔案管理制度

今年是事業單位的改革年，這為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。為此在新時代的鄉鎮檔案管理部門要借助改革的時機和大數據、云計算的功效來改變管理職能和服務方式，依法進行檔案管理的同時，培養新時代的檔案管理專業人才，以此實現檔案資料收集整理、保管、服務的全智能化，從而建立以人為本、務實高效的檔案管理。

（四）創新鄉鎮檔案管理服務

檔案材料是用來記錄歷史的，所以說檔案材料本身沒有價值，只有拿來還原歷史，為使用者提供服務時才能體現其價值，這就是說檔案可以提供服務，檔案可以拿來明史，可以用來進行啟迪教育。為此，鄉鎮檔案管理部門要從多種材料資源中選取有價值的資源用大數據、云計算等方式來進行儲存，待使用時能夠采用微服務、遠程網絡服務和云存儲云服務等方式提供個性化、智能化服務。

（五）構建檔案安全管理體系

黑客的出現等問題在大數據時代時刻威脅檔案資源資料的安全。為了保證檔案資源的安全，最大限度保證資源的不泄露，鄉鎮檔案管理部門就要構建檔案管理的安全體系。一是用專用殺毒軟件來加強國家各級綜合檔案保障建設；二是完善檔案保障責任制，加強檔案數據管理隊伍、數據資源的管理；三是對鄉鎮檔案資料實施歸檔大數據存儲后，進入備份中心執行異構備份和存儲，確保資料資源的安全。

總之，進入新時代后，鄉鎮政府檔案管理必須與時俱進，采用大數據、云計算來構建檔案管理的信息化系統。但建設需要一個過程，需要鄉鎮政府領導的支持，需要建設優化檔案資源的環境、建設以人為本的管理服務體系、創新管理方式、創建一個安全的網絡環境，所以檔案管理信息系統的建立需要一個過程，不可能一蹴而就。為此，鄉鎮政府檔案工作人員要與時俱進，不斷協調好各方面的關系，學會信息技術知識，以此來不斷進行理論探索和實踐創新，進而創新檔案管理信息化建設，為鄉鎮政府的檔案事業發展做出貢獻。