事業單位檔案信息化建設的影響因素及解決策略探討

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信息技術的進步改變了諸多行業的生產及管理模式，信息化建設是現代企事業單位不可或缺的內容。對于事業單位來說，檔案信息化建設對提高日常工作效率、加強資源儲存共享等具有重要的意義。目前來看，不少事業單位檔案信息化建設還存在諸多問題，嚴重阻礙了檔案信息化建設進程。基于此，文章首先對事業單位檔案信息化建設影響因素進行了分析，并提出了幾點相應的解決策略，希望能夠為事業單位檔案信息化建設提供幫助，促進其檔案信息化建設水平。

事業單位檔案信息化建設影響因素

（一）部分事業單位對檔案信息化建設認識不足

檔案信息化建設是互聯網時代檔案管理的改革趨勢，是事業單位進行檔案管理的重要手段，但目前來看，部分事業單位依然采取傳統的檔案管理方式，工作效率相對低下。究其原因是在于事業單位對檔案信息化建設認識不足，沒有充分認識到信息化建設對檔案管理的重要影響，對信息化建設存在質疑，同時對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理在事業單位日常管理工作中沒有太大作用，這種錯誤認知嚴重阻礙了事業單位檔案信息化建設，也對其自身日常管理工作有一定的影響。

（二）檔案信息化建設投入不足

檔案信息化建設需要事業單位投入一定的資金、人力等進行必要的基礎設施建設，盡管一些事業單位逐漸意識到了檔案信息化管理的重要性，但是由于資金不足、專業技術人員不足等問題導致信息化建設難以全面開展。首先，資金投入不足。充足的資金投入是檔案信息化建設的根本保障，信息化建設需要有快速的網絡環境、必要的計算機設備、打印機掃描儀等現代辦公設備。這些都是必備的，而事業單位缺乏充足的資金投入勢必會影響檔案信息化建設。其次，專業人員投入不足。事業單位中能夠進行信息化建設的專業人員很少，很多工作需要依賴社會專業人員，這也造成事業單位對檔案信息化建設了解很少，在進行信息化建設時往往無從下手，很大程度上阻礙了信息化建設的推進[1]。

（三）檔案信息化管理缺乏統一的標準

事業單位經過長期發展積累了大量的檔案資料，檔案信息化管理需要對這些檔案資料進行統一管理，但是目前事業單位缺乏統一的標準和規范，不同部門往往采用的是該部門獨立的信息系統。檔案信息化建設不僅僅是將傳統的紙質檔案資料等轉化成數字檔案，同時還需要將所有部門的信息數據整合到一起，采取統一的標準進行管理，方便信息的調取和利用，這就需要確保各個獨立信息系統數據資源的共享性和不同技術標準的兼容性。這對事業單位龐大的檔案信息資源來說，無疑是一項復雜的工程，還需要相關制度文件對此進行規范和引導。

（四）檔案管理人員素質參差不齊

在事業單位中，檔案管理一直被認為是一項簡單的工作，從業人員無需具備太多的知識技能。而隨著信息技術的不斷發展，檔案管理逐漸向著信息化建設方面發展，檔案管理人員的素質水平對信息化建設也有重要的影響作用。一方面，事業單位缺乏對檔案管理人員的專業技能培養，檔案管理人員依然停留在傳統的檔案管理層面，檔案信息化建設對他們來說似乎十分陌生，而信息化建設之后的檔案管理工作該如何進行正是諸多事業單位需要面臨的事情。另一方面，部分事業單位認為檔案信息化管理工作可以由社會專業管理機構進行代管，或者外聘專業人員輔助檔案管理人員進行檔案信息化管理等。對于檔案管理人員自身來說，這一方式依然沒有從根本上提高其專業能力，其獨立完成檔案信息化管理的能力不足，對檔案信息化管理效果也有很大的影響[2]。

事業單位檔案信息化建設解決策略

（一）轉變傳統觀念，提高對檔案信息化建設的認識

在信息技術快速發展的新時期，事業單位需要緊跟時代發展，順應新時期要求，積極主動進行管理模式的創新變革，轉變傳統觀念，提高對信息化建設的認識。首先，事業單位領導需要提高對檔案信息化建設的重視，在日常管理中，可以通過其他工作對比信息化管理與傳統管理模式的工作效率、工作質量，明白信息化建設的重要性。其次，事業單位要加強對檔案信息化建設的宣傳引導，使檔案管理人員充分意識到信息化建設不僅是時代發展的需求，同時也是事業單位檔案管理的實際需要。隨著信息化建設在各個領域的廣泛應用，信息化建設正在成為各行各業發展的重要趨勢。對于事業單位來說，檔案信息化建設有利于管理人員對數量龐大的各類檔案進行資源整合和有效管理，提高檔案管理的工作效率和工作質量，對事業單位日常工作的順利開展有十分積極的作用，同時也能夠大大減輕檔案管理人員工作負擔，檔案管理人員可以將更多的精力用于日常工作的管理優化和能力提升方面。事業單位檔案信息化建設符合時代發展需求、符合事業單位工作實際需要、有利于檔案管理人員工作效率的提升，因此，檔案信息化建設是事業單位未來發展必須要進行的重要工程。

（二）加大檔案信息化建設人力、物力、財力的投資

檔案信息化建設離不開大量的人力、物力和財力，因此事業單位需要投入充足的資金支持，切實保障檔案信息化建設的順利進行。首先，事業單位相關領導需要對檔案信息化建設進行科學評估，對檔案工作轉型進行分析，設置合理的資金投入，并且加大資金使用監督力度，確保?？顚Ｓ?，為檔案信息化建設提供充足的資金支持。其次，加強基礎設施建設，信息化建設需要基礎設施的支持，需要對目前單位內所用網絡設備、辦公設備等進行檢查，對于老舊設備及時升級或換新，同時還需要購置檔案信息化管理所需的數碼相機、圖文掃描儀等相關設備，為檔案信息化管理提供符合要求的存儲場所，確保硬件設施能夠符合檔案信息化管理需求，為信息化建設提供必要的硬件支撐。最后，邀請專業信息化建設技術團隊參與到檔案信息化建設工作中來，可以通過聘請社會專業技術人員進行軟件的開發安裝，建立檔案信息化管理所需數據庫等，全面保障檔案信息化建設的順利進行[3]。

（三）建立健全檔案管理標準

建立健全檔案管理標準是保障事業單位檔案信息化建設的重要前提條件，事業單位需要采取先進的管理手段，結合目前檔案管理工作中的實際問題，制定行之有效的檔案管理標準。首先，檔案目錄的統一性，檔案目錄是檔案管理人員后期進行檔案檢索、檔案整理的重要參考依據，因此，事業單位需要對檔案目錄進行規范，采用統一的標準進行管理。其次，完善檔案管理制度，事業單位檔案資料涉及眾多部門，不同部門在進行檔案整理及調取時的流程并不一致，有必要對檔案管理制度進行規范，建立統一的檔案信息資源管理體系，實現不同部門、不同信息化資源系統之間信息的共享性和同步性，為事業單位日常工作開展提供有利的幫助。最后，建立健全檔案管理考評機制，加強對檔案信息化管理人員的工作監管，確保信息化管理工作責任到人，提高檔案管理人員工作積極性，保障檔案信息化管理的有序進行。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案信息化建設是為了提高檔案管理工作效率和質量，為事業單位其他工作的更好開展提供支持，而信息化建設之后的檔案管理工作顯得尤為重要。檔案管理人員素質水平也需要提升，以適應檔案管理工作的轉型升級。首先，加強檔案管理人員信息技術知識的培訓，檔案信息化建設需要檔案管理人員具備一定的信息技術知識。其次，事業單位可以引入適量的專業人才優化現有檔案管理人員隊伍，通過引入信息技術專業人才帶動全體人員信息技術水平的提升，引入檔案信息化管理人才促進其檔案管理人員、檔案管理水平的快速提升。最后，加強檔案管理人員網絡安全培訓。

信息技術的發展與普及，改變了傳統行業的工作管理模式，對于事業單位來說，檔案信息化建設是信息時代發展的必然需求，是事業單位遲早需要面對的問題。因此，事業單位需要提高對檔案管理信息化建設的重視，對影響信息化建設的因素進行全面分析，采取行之有效的措施進行解決。同時參考其他事業單位檔案信息化建設的成功案例，盡早完成檔案管理工作轉型，促進事業單位各項工作的高效開展。