“互聯網”+視域下高校學籍檔案管理工作探討

黃林 湖南吉首大學師范學院 湖南 吉首 416000

一、引 言

在高校的各項經營管理工作中，學籍檔案管理工作是其中至關重要的工作內容。在“互聯網+”的時代背景下，要針對學籍檔案管理的工作模式和手段進行不斷的改進和創新，進一步提升管理效率和管理質量，以此為學籍檔案的保管和科學利用提供必要的保障。同時，有效節省時間成本，更有效地適應現代化的高效管理要求。然而值得關注的是，在現階段的高校學籍檔案管理工作中仍然存在一定的問題或者不足。對此，需要充分運用互聯網新理念和新思維，針對當前管理過程中存在的問題進行深入分析，并進行根本上的解決，落實“互聯網+”視域下的學籍檔案管理對策，以此從根本上提升高校的檔案信息化管理水平[1]。

二、高校學籍檔案概述

高校學籍檔案主要指的是高校學生在高校就讀期間所呈現出的個人信息，主要包括學生的姓名，家庭住址，身份證號等相關方面的個人基本資料和信息，以及相對應的入學時間、學號、學籍情況等等，同時對于學生在校期間的各類表現也進行記錄，包括學生的成績獎懲、現實表現以及黨團關系等等，這是一種對學生、對學校和社會都有保存價值的真實記錄的材料。國家和社會在針對相關人才進行選聘的過程中，可以把學籍檔案當做直觀的依據，對于人才選聘有著比較重要的參考價值。

三、“互聯網+”視域下高校學生學籍檔案管理過程中存在的主要問題

目前，從整體來看，高校方面對于學生的學籍檔案管理工作進一步加大重視程度，同時也有效實現與時俱進，針對傳統的管理模式進行不斷的改進和創新，有了一定程度的進步和成效。然而從具體情況來看，在“互聯網+”的視域下，高校學生學籍檔案管理工作仍然存在一定的問題或者不足，具體來說，主要體現在以下幾個方面：

(一)歸檔內容比較陳舊、簡單，不能充分滿足社會的選才要求

學生的學籍檔案有著至關重要的作用，檔案歸檔范圍一般涉及高校招生錄取材料、軍訓鑒定表、學籍成績、黨（團）材料、獎懲文件、學年鑒定和畢業生鑒定等相關材料，此類材料能夠為社會方面的人才選擇提供重要的憑證。隨著時代的發展和社會的進步，學生的學籍檔案信息要充分滿足多樣化的要求。然而從具體情況來看，在檔案內容方面所承載的信息相對來說比較簡單陳舊，并沒有全面性和系統性，不能對學生在校的具體表現進行客觀全面的呈現，因此導致社會和用人單位的人才選擇往往缺乏應有的憑證，不能通過對學生學籍檔案的查詢來了解學生的專業技能、綜合素質、綜合能力以及誠信觀念和學習成績等方面的內容，學籍檔案中缺乏綜合性的材料，由此導致學籍內容本身缺乏應有的針對性和可用性。

(二)歸檔工作比較滯后、不夠及時

高校學生的學籍檔案材料具有比較典型的原生性特征，學生受到應有的獎勵或者懲罰所呈現出的資料內容，要在檔案歸檔過程中進行及時有效的融入，及時做好歸檔工作，這樣才能充分體現其時效性和針對性。然而從實際情況來看，高校的檔案管理單位往往在學生畢業離校之后，才突擊性地對檔案進行整理，對于學生在校期間所呈現出的鑒定材料或者獎懲材料等等，往往分散在輔導員、教務員或者班主任手中。學生離校的時候才集中進行整理，此類情況呈現出比較明顯的滯后性，很可能導致檔案材料的丟失，不能呈現出歸檔工作的價值和作用，同時也不能為就業單位全方位、多角度地了解畢業生而提供必要的前提。同時，由于沒有對轉專業、降級學生的學籍檔案資料進行及時有效的調整和更新，在這樣的情況下就會使學生在畢業的時候可能存在找不到檔案的現象，而這對于畢業生的檔案轉遞工作會造成很大影響，使學生十分被動，對其就業和順利工作會造成很大阻礙。

四、“互聯網”+視域下高校學籍檔案管理工作對策

(一)針對學習檔案管理工作進行有效規范，建立健全更系統完善的管理機制和制度。

從當前的高校學籍檔案管理工作情況來看，比較突出的問題就是檔案管理制度和機制比較陳舊落后，與互聯網時代背景下的檔案管理要求不能充分適應。針對這樣的情況，高校相關方面就需要充分結合《高等學校檔案管理辦法》的具體內容，從高校自身檔案管理的實際出發，制定出系統完善的檔案管理制度和機制，進一步明確相應的管理細則和工作措施，以此確保學生的檔案管理質量能夠得到顯著提升。只有在管理程序、歸檔時間等方面都有具體的規定和要求，才能促進各項工作有序推進并完成既定的工作目標[2]。

除此之外，也要更有效地融入互聯網技術，在制度中要進行明確的要求和規定，通過信息化技術手段的有效應用，為各項檔案管理工作的規范有序發展提供必要的保障，在管理效率方面進一步提升，這樣才能為進一步深入推進信息化技術的有效應用提供制度支持。

(二)利用信息化技術，通過互聯網加模式，對于檔案管理工作進行更有效的規范

在當前的高校學籍檔案管理工作中，還有一部分學校仍然沿用紙質檔案管理模式，針對這樣的情況，就需要引導各類學校不斷的轉變傳統的紙質檔案管理模式，進一步充分應用信息化技術，確保“互聯網+”模式能夠得到進一步的有效應用和融合，充分構建紙質檔案和電子檔案有效融合的綜合性學籍檔案管理模式，通過現代信息技術的有效應用，在互聯網平臺上進行學籍檔案信息的登記、流轉、轉遞等相關操作，以此確保學生的學籍檔案管理質量和效率能夠得到根本上的提升。

高校相關方面也要針對紙質檔案進行電子化處理，使其成為電子檔案，這樣能夠在更大程度上確保檔案的完整性、客觀性和真實性，以此更全面客觀的呈現出學生在德、智、體、美、勞等各個方面的客觀情況。同時，要確保此類資料能夠在互聯網平臺進行資源共享，使學生的查詢更加及時有效，這樣可以突破時間和空間的限制，學生畢業之后可以在任何地點查閱相關的資料內容，相關用人單位也可以更及時有效地掌握學生的客觀情況，從而為人才的引進和任用等等提供必要的數據支持和參考。高校方面也可以開通往屆畢業生的檔案網上自助查詢系統，這樣能夠充分體現出自動化、高效化的查詢效果，以此更有效地緩解檔案資料管理員對于往屆畢業生檔案進行查詢的壓力[3]。同時，檔案管理人員要通過信息化技術的有效應用，及時有效地進行學籍檔案的歸檔，對于電子檔案信息進行更有效的維護，對掃描的電子檔案，進行存儲和錄入，同時在線上和線下共同維護檔案資料，以此確保學生各個階段的檔案資料能夠體現出歸檔的及時性和應用的高效性，避免人為錯誤。

結束語

通過上面的分析，我們能夠充分看出，在“互聯網+”的時代背景下，高校學籍檔案管理工作顯得更為重要。需要關注的是，在具體的檔案管理工作中也存在一定的問題或者不足，如：歸檔內容比較陳舊、簡單，不能充分滿足社會的選才要求，歸檔工作比較滯后、不夠及時，電子檔案網絡化管理需要進一步提高和規范等。對此，應該切實提出和落實應有的解決對策，實現高校學籍檔案管理工作的高質量發展，保證高校人才的培養。