信息時代高校圖書檔案管理工作面臨的問題及對策

賈國華 寧夏大學檔案館 賈璨 寧夏大學美術學院 寧夏 銀川 750021

前 言：

以信息化發(fā)展為基礎，通過大數(shù)據(jù)技術、計算機網(wǎng)絡以及人工智能技術等，推動高校圖書檔案管理的創(chuàng)新，實現(xiàn)高校圖書檔案的數(shù)字化和電子化，促進高校圖書檔案管理的共享和保存，進而提高高校圖書檔案的利用率[1]。

一、高校圖書檔案管理的困境

我國高校圖書檔案的管理機制不斷完善，管理水平不斷提高。由于受各種因素的限制，仍然有很多問題需要解決，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

(一)高校圖書檔案的歸檔水平低

很多高校對圖書檔案管理的重要性認識不足，對于圖書檔案的重視程度不足，因此高校圖書檔案的歸檔水平較低，管理不完善。尤其是缺乏正規(guī)化的管理，難以真實反應重要數(shù)據(jù)等，歸檔文件不全，缺少評估以及記錄的文件，導致了高校圖書檔案不全。當前，我國對高校圖書檔案的使用程度較低，尤其是與社會需求不匹配，再加上高校圖書檔案管理的不同環(huán)節(jié)之間的碎片化和不兼容，很難在所有圖書檔案的質(zhì)量上取得突破[2]。因此，構(gòu)建完整的檔案管理服務系統(tǒng)，積極與信息化技術相結(jié)合，促進高校圖書檔案管理的發(fā)展和進步，來提高高校圖書檔案的利用率和歸檔水平。

(二)高校圖書檔案存在較為普遍的分散管理問題

從高校圖書檔案的現(xiàn)狀來看，有些專業(yè)的科研檔案成為師生私有財產(chǎn)，造成大量科學技術文獻分散在不同專業(yè)或師生之間，如果文件被隱藏或篡改，會導致高校圖書檔案的價值喪失。尤其是在保密性上，沒有完善的制度，法規(guī)的重點尚不清楚。保密的相關規(guī)定在建設中遠遠落后，并且管理規(guī)則顯然與現(xiàn)代信息化的要求不匹配，這些問題會對高校圖書檔案管理的信息化建設以及網(wǎng)絡機密性造成一定的困難，導致高校圖書檔案無法依法管理，高校圖書檔案的機密性嚴重不足。同時，目前還沒有完整的操作規(guī)范，從而難以有效地促進高校圖書檔案的共享和使用。

(三)管理模式不適合信息時代

我國多數(shù)高校圖書檔案管理模式仍然相對落后，沒有順應時代發(fā)展的潮流，造成的結(jié)果是大多數(shù)高校圖書檔案的保密規(guī)格過高，無法有效利用，難以更好地促進社會發(fā)展。在這些高校圖書檔案中，很多數(shù)據(jù)確實需要進行保密，但也有部分材料可以對社會公開，而這種全面保密的做法限制了高校圖書檔案發(fā)揮其應用的作用，也不符合目前資源共享的需求[3]。

二、信息時代開展高校圖書檔案管理工作的條件

(一)數(shù)字化內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境主要是指新時期高校圖書檔案的創(chuàng)新發(fā)展，這不僅在一定程度上彌補了傳統(tǒng)檔案工作的不足，而且為內(nèi)部環(huán)境增添了新的特色。高校圖書檔案管理的逐步形成了網(wǎng)絡、數(shù)字化和信息化的集成管理工作。網(wǎng)絡技術的使用可以提供數(shù)字信息的相互集成，搜索和使用，從而滿足檔案信息化的需求，呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢。

(二)外部環(huán)境網(wǎng)絡化

外部環(huán)境的網(wǎng)絡化也是信息時代高校圖書檔案管理的重要變化，外部環(huán)境包括社會環(huán)境和外部技術環(huán)境。高校圖書檔案的外部環(huán)境趨向于數(shù)字化，網(wǎng)絡化和信息化。在信息技術飛速發(fā)展的影響下，外部環(huán)境更加復雜，可以有效地促進管理創(chuàng)新和改革。

(三)高校圖書檔案面臨的挑戰(zhàn)

在信息時代的環(huán)境中，高校圖書檔案館面臨許多挑戰(zhàn)。首先，缺乏檔案意識，項目單位沒有認識到高校圖書檔案的重要性，不重視高校圖書檔案的積累。其次，由于缺乏全面的數(shù)據(jù)采集，相關的人員沒有及時注冊和傳輸文件信息，導致文件信息丟失。第三，沒有相應的文件存儲或者文件存儲不具有防蟲，防火和防盜功能。第四，很多從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對較低，收集、分類、編目、存放等不符合程序要求。

三、信息時代高校圖書檔案管理工作的對策

(一)全面收集文件并建立專門的數(shù)據(jù)庫

高校圖書檔案的收集是檔案工作的基礎，擴大高校圖書檔案的數(shù)量和內(nèi)容，弄清需要檔案的具體工作部門，并在每個具體環(huán)節(jié)引入管理方法。統(tǒng)一歸檔時間，對高校圖書檔案的每個文件的目錄進行分類，并收集研究項目的全過程，對信息進行全面記錄，并定期匯總和評估檔案材料。改進相關硬件，安裝快速的文檔信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)建高校圖書檔案管理數(shù)據(jù)庫。但是由于一些部門的高校圖書檔案信息過于龐大，很難一一地組織高校圖書檔案[4]，有必要通過信息技術加強數(shù)據(jù)的收集和處理，自動組織和信息數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)集成，有效降低人員成本，并保證信息收集與處理的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的標準化。

(二)轉(zhuǎn)變思想觀念，實行專業(yè)管理

高校圖書檔案是科學研究工作的智慧結(jié)晶，因此，有必要將高校圖書檔案管理工作與科學研究相互結(jié)合起來，以實現(xiàn)共同進步。在高校圖書檔案管理結(jié)構(gòu)方面，需要專門機構(gòu)和專業(yè)人員來管理高校圖書檔案，需要對相關的管理人員進行綜合性的培訓，包括技術培訓、道德培訓、法律培訓以及知識培訓等，來提高高校圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其滿足當前高校圖書檔案管理信息化的發(fā)展要求，促進高校圖書檔案管理的信息化進程。

(三)完善控制機制

在對高校圖書檔案信息化的過程之中以及完成后，將根據(jù)特定改革的狀態(tài)對文檔管理工作的所有部分進行重組，并確定適合高校圖書檔案管理的各種職位，可提高工作人員和技術的一致性以及文件管理效率。結(jié)合高校圖書檔案管理系統(tǒng)的建設，專注于創(chuàng)新高校圖書檔案管理理念，促使高校圖書檔案的管理模式，由傳統(tǒng)的管理模式逐漸向動態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變，組織相關的檔案管理人員加入到研究項目之中，并以實物形式收集和組織高校圖書檔案，確保記錄與研究管理之間的同步。在將信息時代與高校圖書檔案館整合的同時，應更加重視在檔案館中建立實用的檢索系統(tǒng)，來提高檔案利用的效率[5]。完善文件管理系統(tǒng)是信息時代圖書檔案管理的根本保證，高度重視高校圖書檔案信息化管理工作，并通過激勵制度和考核制度，提高相關人員的積極性，以提高高校圖書檔案管理信息化管理的效率。

(四)充分利用高校圖書檔案

首先必須從強調(diào)擁有過渡到強調(diào)應用上。檔案管理人員應積極建立公開檔案信息管理模型，并不斷研究檔案的價值，以使用戶可以更輕松地訪問和使用檔案，并努力將死檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榛顧n案。通過高校圖書檔案信息化，將信息技術與檔案管理整合，為高校圖書檔案的開發(fā)和使用奠定基礎，也為最大限度地利用高校圖書檔案提供機會。因此，高校應當高度重視信息時代高校圖書檔案信息資源的開發(fā)，提供優(yōu)質(zhì)服務。在開發(fā)高校圖書檔案時，要根據(jù)需要，對原始數(shù)據(jù)進行匯總、分析、過濾、計算、研究和處理，并形成專題匯編，以提供嚴謹?shù)奈臋n服務。關注移動信息技術的發(fā)展趨勢，積極開發(fā)和定制用于移動終端和手機，微信等客戶端訪問、請求、處理、下載或上傳的界面，真正實現(xiàn)更多便捷、免費、互動的信息資源訪問需求。

結(jié) 語：

總體而言，以當前的信息時代水平，應積極更新我國高校圖書檔案管理系統(tǒng)，來提高高校圖書檔案管理的整體效率。同時，要高度重視高校圖書檔案的管理，并將其引入戰(zhàn)略規(guī)劃體系，積極整合信息技術，實現(xiàn)各種高校圖書檔案資源的快速準確匯總和資源共享，確保在信息時代背景下高校圖書檔案管理工作不斷創(chuàng)新和發(fā)展。