探究醫院人事檔案信息化管理

鄧健

摘 要：信息技術的應用，顯著提升了各行業的工作效率。而在醫院醫療服務快速發展的過程中，其人事檔案管理方面的要求也越來越高。為了更好地做好醫院人事檔案管理工作，醫院也應該與時俱進地應用信息化管理模式。為此本文概述了醫院人事檔案信息化管理的重要性，分析了醫院人事檔案信息化管理中存在的問題，并提出了加強醫院人事檔案信息化管理的有效策略，以供醫院相關人事檔案管理人員參考，進一步完善我國醫院人事檔案管理工作。

關鍵詞：醫院;人事檔案;信息化管理;問題;策略

人才的任用與培養直接關系著醫院的發展狀況，所以醫院十分有必要重視其人事檔案管理工作。但是相較于其它單位，醫院的人事檔案管理工作比較復雜，管理的員工較多，員工自身的醫學學歷、職稱、工作業績等一些人事信息量也十分龐大，這些都無形中增加了醫院人事檔案的管理難度。而積極應用信息化管理方法，既有利于提升醫院的人事檔案管理成效，也有助于推動醫院的長遠持續發展。

一、醫院人事檔案信息化管理的重要性

第一，可以為醫院更好地實施人才戰略奠定數據基礎。因為對于醫療行業來講，人才是發展的關鍵與前提，醫院采用人事檔案信息化管理可以創建集人才信息存儲與人才信息共享的一體化平臺，快速便捷地查詢醫院各部門人才的詳細信息，為醫院科學任用人才、優化配置人才提供科學重要參考與有效保障。第二，能夠確保醫院人事檔案信息的安全性與完整性。信息化模式下的電子檔案管理，可以有效避免傳統人工管理的漏洞，從根本上防止檔案遺失、檔案磨損問題，同時還能依據管理權限對人事檔案信息進行相應的加密處理和分級授權訪問。這就顯著提高了醫院人事檔案的完整性與安全性。第三，提升了醫院人事管理的整體效率。醫院人事檔案實施信息化管理可以有效解決傳統管理中的一些復雜難題，在短時間內，保質保量地完成醫院人事檔案管理工作，這就促進了醫院人事管理整體效率的提升。

二、醫院人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）人事檔案信息化管理意識不強

醫院管理層對人事檔案信息化管理的重視程度直接影響著人事檔案信息化管理的推進程度。但是目前我國許多醫院的管理層對人事檔案信息化管理的重要性缺乏全面深刻的認識，管理意識不強。沒有制定科學有效的管理制度全面落實國家在人事檔案信息化管理方面的法律法規。同時許多人事檔案管理人員也對本職工作認識淺顯，在工作中混水摸魚，這樣就使得醫院的人事檔案管理效率一直難以得到提升[1]。

（二）人事檔案信息化管理人才不足

隨著醫院人事檔案信息化管理工作的推進，醫院人事檔案管理人員的工作內部也發生了較大變化。從之前的紙質檔案收集、整理轉變成了現在的電子檔案收集、掃描、歸檔、分類、存儲與共享。這就對醫院人事檔案管理人員提出了更高更專業的要求，然而當前許多醫院的人事檔案管理人員職業素養不高，專業的信息化管理人才明顯不足。一方面，部分檔案管理人員專業知識不足，信息化技能操作技能偏低。既缺乏專業的人事檔案信息化管理知識，也沒有熟練掌握人事檔案信息化管理工作所需應用的相關計算機技術。另一方面，有些檔案管理人員自身年齡偏大，對新知識與新技能的接受與應用能力不高，這就極大地限制了整個檔案信息化管理工作的進行。醫院人事檔案信息化建設過程中急需聘用一些高素質的復合型專業化人才，才能充分發揮人事檔案信息化管理的實際應用價值。

（三）人事檔案信息化管理設施滯后

完善的軟硬件設施可以有效保障醫院人事檔案管理工作的高效開展。但是目前由于醫院管理層對人事檔案信息化管理工作重視不足，所以其在人事檔案信息化管理方面的資金投入也較少，這就使得醫院開展人事檔案信息化管理所需的軟硬件設施明顯缺乏與滯后，檔案資料的收集、存儲、歸類等相關工作受到很大限制[2]。

三、加強醫院人事檔案信息化管理的具體策略

（一）健全人事檔案管理體制

健全完善的人事檔案管理體制是醫院開展人事檔案信息化管理工作的制度基礎與參照規范，能夠顯著提高醫院人事檔案信息化管理的效率與質量。基于目前許多醫院管理層不重視人事檔案管理工作，也沒有制定系統的人事檔案管理制度的現狀，醫院十分有必要盡早開展以下三方面的工作。第一，在增強全員人事檔案信息化管理意識的同時，深入調查與研究本院在人事檔案管理中存在的具體問題，而后結合自身人事檔案管理的實際狀況，依據信息時代的檔案管理發展趨勢，制定針對性強的人事檔案管理制度，并在實踐工作中不斷健全與完善此制度。充分運用現代信息技術高效完成檔案的級別劃分、資料收集、整理、統計，歸檔與存儲工作。通過科學的管理制度與先進的信息技術進一步規范醫院人事檔案信息化管理標準、流程與內容，切實確保醫院人事檔案信息化管理的規范性、科學性與高效性。第二，制定有效的人事檔案安全防護制度。通過創建科學的檔案信息化管理安全防護系統，嚴格規范與監管不同權限工作人員對人事檔案的調閱查看狀況，從源頭上防止醫院人事檔案被泄漏與隨意篡改的不良現象的發生，有效確保醫院人事檔案的完整性、安全性與真實性。第三，構建科學的激勵機制。通過優化人事檔案管理部門的組織架構，實施相應考核制度與獎懲措施，進一步規范人事檔案管理人員的工作行為，充分激發全體人事檔案管理人員的工作熱情。促使他們在恪守基本職業道德的基礎上，能夠主動提升自身的業務能力，積極發掘自身的工作潛力，充分滿足人事檔案信息化管理工作的實際需要[3]。

（二）加大對檔案信息化管理方面的資金投入

醫院的人事檔案信息化管理工作的順利開展可以顯著促進醫院整體工作效率的提升。所以為了更好地推進人事檔案信息化建設，醫院應該依據我國最新的《全國檔案系統信息化建設害施綱要》中的相關規定與內容，進一步加大對檔案信息化管理工作的資金投入，進而為醫院人事檔案管理工作的有序進行提供強大的物資保障。這樣醫院人事檔案管理部門才有充足的資金構建相應的信息化管理平臺，同時及時更新那些已經明顯滯后的軟硬件設施，購置先進的人事檔案信息化管理軟件與相關殺毒軟件。

（三）強化人事檔案管理人員的職業素養

人事檔案管理人員是醫院人事檔案信息化管理工作的直接實施者，他們的職業能力高低直接關系著醫院人事檔案管理的質量與效率。所以要想提升醫院人事檔案信息化管理水平，就必須重視與強化相關人事檔案管理人員的職業素養，進一步加強其檔案處理能力與信息化軟件應用能力。一方面，醫院應該定期對在崗位人員進行系統的檔案信息化管理培訓，確保全體人事檔案管理人員都能熟練掌專業的檔案管理知識，熟練應用相關信息化操作軟件。另一方面，醫院要重視高學歷、高素質專業、復合型檔案管理人才的引進。這類人才既受過系統的檔案管理專業教育，又具有較高信息技術開發與應用水平，能夠顯著促進人事檔案資源水平的提升[4]。

結語

總之，科學技術的發展帶動了醫院人事檔案管理的變革，促使其從傳統的人工管理模式轉化為現代、科學、高效的信息化管理模式。同時隨著醫院人事檔案信息化管理工作的推進，其各種問題也日益突出。這就需要醫院通過健全人事檔案管理體制、加大對人事檔案信息化管理工作的資金投入等方法，進一步提升本院的人事檔案信息化管理水平，由此促進醫院各項事業順利開展與醫院的長久穩定發展。

參考文獻：

[1]牛靜麗.醫院人事檔案實施信息化管理的策略探討[J].現代經濟信息，2020，（6）：40，42.

[2]額爾登其木格.淺談醫院人事檔案信息化管理建設途徑[J].魅力中國，2020，（16）：329-330.

[3]楊玲.現代醫院人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2020，（5）：71，73.