淺析林業科研事業單位存貨管理之策略

桂雪萍

一、林業科研事業單位存貨的特殊性及管理的重要性

1.林業科研事業單位存貨的特殊性。存貨是指為開展生產經營活動及其輔助活動而儲存各類原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、半成品、產成品、以及輔助材料、花卉苗木、外購商品等。由于林業科研培育所需育苗物資比較特殊，其物資主要有：苗木、樹皮、樹渣、農藥、專用配方肥料等等，在林業科學研究工作中，需要大量的培育幼苗來開展引種栽培試驗，以“2019年自治區林木良種補助：油茶大苗培育項目”為例，該項目通過油茶大苗的培育、造林成活率、保存率，樹高及地徑等指標的觀測來分析科研項目的最終表明結果。而這些試驗物資又是季節性、時效性非常強的活物，特別是大宗物資的采購必須按照財政部門管理的有關要求需進行政府采購，不能隨用隨買，這就要求各使用部門要有計劃的做好下一個年度的采購計劃，否則就會耽誤科研項目的進展，從而無法順利的完成科研任務。

2.林業科研事業單位存貨管理的重要性。由于林業科研事業單位所需的存貨是科技人員完成科研工作任務的重要試驗材料，更是科研項目順利推進的基本前提。但是很多科研單位在存貨管理方面缺乏完善的內控管理機制，再加上領導和科研人員對存貨的管理意識不強，還有一些科研經費使用不規范，導致科技項目無法通過驗收的情況時有發生。久而久之，就會對整個科研單位的事業發展產生一些不利影響，尤其是存貨管理制度的不健全、不完善而無法發揮內部控制、內部牽制的作用，從而很容易導致以權謀私，徇私舞弊的風險出現，更容易造成國有資產的流失。因此，通過加強內部控制來進一步消除隱患，降低風險，從而提高資金使用效率，為林業科研事業的穩健發展提供有利保障。

二、林業科研事業單位存貨管理的主要問題

1.重采購輕管理的現象較為普遍。由于部分科研事業單位的領導和科研人員對存貨管理意識不強，甚至認為只要把科研項目做好，項目經費如期用完就行了。特別是一些不急需的物資采購回來后隨意堆放，無人監管，等到需要的時候才發現由于管理不善而導致物資短缺再重復購買的現象較為普遍，從而也加大了科研成本的支出，造成資金浪費。

2.缺乏完善的存貨管理制度。林業科研事業單位為了規避政府采購行為，就以林業生產用物資的時效性、特殊性作為借口，既沒有采購計劃申請，也沒有嚴格的審批制度，更沒有物資臺賬登記。還有一些大宗的苗木、肥料等生產物資，也不通過政府采購招標，隨用隨買等現象十分嚴重。

3.缺乏完善的存貨內部控制。林業科研事業單位內部控制制度執行不力，圖省事，互相幫忙代辦的情況普遍，難以形成有效的互相牽制、互相監督的機制，最終導致財務部門和存貨實物管理部門對接困難，失去了會計監督的有效性。

4.缺乏規范的核算監督機制，容易導致舞弊行為。由于林業科研事業單位不設置“存貨”科目進行核算，直接以報列支，相當于會計人員放棄了對存貨的領用、保管、盤點等環節的監督和牽制，缺失了賬實核對的必要條件，如此財務管理漏洞，使存貨的舞弊有了可乘之機，舞弊行為一旦實施也很難被及時發現?，F實中，因為監管不力，導致一些科研人員為加快科研經費的使用進度而重復采購科研生產物資，以便從中謀取利益。

5.信息化程度低。筆者在通過調查研究發現，存貨管理過程中，存在信息化程度不夠高的問題。例如：對存貨管理仍然依靠傳統的經驗管理，使用手工方式處理單據，登記出入庫臺賬等相關工作，由于存貨的數量、金額、品目、規格繁雜，因此就會造成一些數據的錯誤和偏差，從而無法保證物資管理的科學性和準確性。這對科研事業單位的發展存在著很大的阻礙，同時也給盤查庫存物資帶來極大的困難。基于存貨管理沒有統一的信息化系統，故無法提供高質量的存貨信息，更無法達到存貨實時動態管理的要求，這樣對存貨管理的內部控制建設極為不利，嚴重影響了存貨管理的效率。

6.存貨管理隊伍建設欠缺。由于一些存貨管理人員沒有接受過專業系統的培訓，從而導致專業知識水平貧乏、業務能力不足，另外在職業道德修養方面也有待提升。

三、解決林業科研事業單位存貨管理的對策及建議

1.加強宣傳力度，提高科研人員對存貨的管理意識。第一，要加強宣傳存貨管理工作的重要性，改變科研人員重采購輕管理的陳舊觀念。讓我們廣大科研人員充分的意識到完成科研任務固然重要，但是存貨的管理工作也是成為支撐科研工作順利完成中不可缺少的一部分。第二，要提高科研人員對存貨的管理意識，降低風險。物資采購及管理工作必須嚴格執行國家有關法律、法規和政策，以降低成本，防范廉政風險為中心，強化管理，以便更好的為林業科研事業單位科研項目的順利推進提供有利支撐。第三，要加強對采購回來的科研生產物資進行妥善管理，杜絕由于保管不善而導致存貨短缺的現象發生，對保管不善的物資缺失必須追責問責。

2.建立健全存貨管理制度。根據林業科研事業單位所需的科研物資的特殊性，為了避免出現重復采購、物資短缺、規避政府采購等行為的發生，從而造成資金和資源浪費的現象。因此，科研單位應當盡快完善有關物資管理的各項機制。第一，建立物資采購制度，首先物資使用部門需把控好以存量定增量的原則，再會同財務，督察，審計等相關部門進行物資盤點，以現有的存量物資來核定需要購買科研用的生產物資，并根據年度預算做好采購計劃清單，提出采購申請，經主管部門領導審批，再交給物資采購部門按規范的流程進行采購。第二，建立物資驗收入庫制度，這就要求保管人員對采購回來的物資做好臺賬登記，并逐筆準確填寫入庫單（包括物資的數量、金額、規格、品名等相關信息），以確保賬物相符，會同監督部門根據實際情況進行適時抽查，針對質量、規格等不符合要求的物資不予驗收入庫，并查找具體原因。第三，建立物資出庫領用制度，實行物資保管責任制，指定專人負責物資的保管和出庫工作。嚴格物資領用審批程序，物資使用部門根據工作需要并提出申請，再準確填寫出庫領用單（包括物資的數量、金額、規格、品名等相關信息），保管員對手續辦理齊全的領用憑證應一次辦結，不能存放庫內，以免造成混亂。

3.完善內部控制。第一，根據科研事業單位存貨的耗用情況，協同相關的業務部門每個季度進行全面清查一次，采用實地盤點方法，找出存貨重復、損耗、丟失等原因，再根據盤查結果責成書面材料進一步明確責任。第二，根據不相容職務相互分離控制原則，林業科研事業單位應該建立健全物資采購部門、資產管理部門、倉儲部門等不同的職責部門，各部門應各司其責，以免出現問題時相互推諉責任。從而降低存貨隱性成本，提高存貨利用率及存貨管理水平。第三，建立單位預算制度，采購制度，審批制度，稽核制度等相關機制。在存貨的采購、核算、管理，監督過程中應當按照相關的規章制度執行，而不是由某一個部門大包大攬，特別是大宗物資的采購，更應該遵照政府采購制度辦理，不能故意逃避政府采購行為。第四，建立存貨入庫、出庫臺賬稽核制度，由財務、督察等部門定期和不定期的抽查物資臺賬，以確保物資登記的完整性、真實性。

4.盡快完善存貨核算的監督管理機制。林業科研事業單位應當盡快完善存貨核算管理機制，提高存貨核算水平。第一，存貨核算管理機制應涵蓋存貨驗收、入庫、領用、出庫、盤點、報廢處置等各環節，明確各崗位的核算任務和分工職責，確立各部門存貨數據與財務管理、核算的對接機制。定期進行存貨的核對盤查，對存貨的存量、分布、增減異動情況進行登記，做到帳帳、帳卡及帳物相符。

第二，存貨管理制度還應確立相應的制度執行監督機制，對于違反制度的行為要嚴厲處分，將相關部門的存貨管理工作情況作為部門年度績效考核的重要指標。由不同職能的各個部門相互制約，相互監督，每個季度采用財務檢查、審計抽查等方式對存貨進行監督，并實時提取分析庫存存貨信息及各類存貨的消耗情況，發現問題，及時找出原因，及時整改，有效地堵塞存貨管理中的漏洞，避免舞弊現象的發生，從而提高存貨的利用率。

5.加強存貨管理信息化。林業科研事業單位應加大對存貨管理的投入，建議引進一套先進的存貨管理系統可視化云平臺，利用存貨管理系統來錄入存貨的所有數據信息，讓存貨進行動態管理，通過存貨管理系統可視化云平臺的大數據信息，從而實現物資、財務、督察、審計等部門的信息共享、資源共享。

6.提升管理人員素質。要定期培訓存貨管理人員，通過互聯網等方式積極學習、不但要系統掌握存貨管理專業的理論知識和有關經濟法規和政策，還要熟練應用存貨系統管理軟件。例如，想查詢存貨結存情況時，就可以通過管理系統對庫存物資的相關信息進行查詢和統計，自動生成電子表格的形式統計物資結存數據信息，及時了解庫存情況的實時動態，從而提高物資管理效率，保證物資管理的科學性和準確性。與此同時也要培養存貨管理人員的道德修養，進一步提高他們的整體綜合素能。

四、結束語

針對林業科研事業單位存貨管理目前存在的問題出發，筆者認為應結合本單位的實際需求做出適合的管理策略，以降低成本，防范廉政風險為中心，強化管理，從而制定一套合法、合規、有效的管理途徑。這樣，不但能減少存貨的浪費，保證資金利用率實現提升，還能為林業科研事業的健康發展提供強有力的服務支撐。

（作者單位：廣西壯族自治區林業科學研究院）