以數字化促進檔案管理優化工作初探

王茜

摘要：隨著科學技術的不斷發展，大數據時代帶給人們的不僅僅有便利性，隨之而來的還有激烈的行業競爭和對以往傳統理念的不斷變革。檔案數字化的管理打破了傳統的檔案管理方式和方法，在當前這個大數據時代之下，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利性，但是也為檔案工作人員的管理帶來了不小的考驗，鑒于此，本文將對以數字化促進檔案管理優化工作進行深入探討，以供參考。

關鍵詞：數字化;檔案管理;優化

引言

現如今，社會信息化進程速度越來越快，檔案數字化管理也成為大勢所趨。與傳統的檔案管理相比，檔案數字化管理具有顯著的優勢，可以打破傳統檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補，讓企業檔案管理部門不再是封閉的狀態，能夠對檔案信息進行采集和管理并具有信息服務的職能，達到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。

一、數字化檔案的基本特點

數字化檔案是按照檔案管理規范，有目的地加工、保存起來的具有參考憑證價值的電子文件，通過計算機磁盤等設備將紙質文檔使用掃描形式錄入電腦，進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合，應具備相應的軟件支持、參數和其他相關數據。就目前全球數字化的概念而言，紙質檔案已經很難滿足用戶需求，因此，原本的紙質檔案，現在都逐漸開始往數字化檔案的方向走。數字化檔案是以先進的計算機技術為依托的，在檔案存儲和歸檔工作上，數字化檔案極大地提高了統計、分析、歸檔等的速度，避免了人工抄錄錯誤的幾率，有很大的優勢，數字化檔案管理由于使用電腦作為處理器，進而時效性較強，周期較短，以數字化方式對檔案進行整理和查閱等，對于信息的處理上更加方便，簡化檔案管理環節，縮短了檔案管理的周期，實現了信息的高效利用。由于數字化檔案形式具有實時性和網絡化特征，通過網絡技術和數字技術的有效利用，促進檔案資源的有效共享，有效地提高了數字化檔案傳輸和通訊的便捷性。

二、檔案管理工作發展面臨的困境

（一）檔案整理不夠系統化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企業的檔案管理部門都更像是一間倉庫，堆滿了很多資料，長久不見天日，檔案分類混亂，想要查找自己所需要的文字或者影像資料十分困難。而管理工作人員大多由很多年紀較大的人擔任，他們缺乏對現代化檔案管理的認識，堅持沿用傳統的老一套方法，導致檔案管理的效率非常低。到了需要進行盤點總結工作的時候，往往是部門所有人齊上陣，也仍舊費時費力，難以快速整合分析。

（二）檔案管理設備老舊，無法應對時代需求

在幾乎人均一部手機的大數據時代，越年輕的群體越習慣在線上處理問題。網絡世界四通八達，讓距離不再是距離，人與人之間的溝通也更加有效和及時。然而在檔案管理部門，企業卻很少有配備先進的設備，用于管理工作使用。管理工作人員始終采用紙質記錄的方式，這種方式很容易出現漏洞，導致檔案丟失后找不到源頭和線索。很多高等學校的圖書館也是在近兩年才取消了讀書卡，轉而采用線上預約借還的新方式。

三、應用數字化優化檔案管理工作的具體方法

（一）強化信息技術的應用

關于檔案資源智慧收集平臺，其主要構成部分為：數據采集管理平臺、一體化電子文件接收與管理平臺，前者的主要作用是對企業內部業務信息數據進行智能收集并能夠自動整理和存儲企業的檔案信息，后者的主要作用在于對數字檔案進行智能管理;在檔案資源智慧收集平臺的建立中，企業必須高度重視規范化管理的實施，通過強化檔案制度建設，來確保檔案元數據收集的規范性，確保錄入數據的正確性;同時，需借助相一致的題名與分類號來確保檔案信息檢索的查全率、查準率，通過強化相關技術規范來統一管理一系列企業文件，進而實現企業檔案管理的有效性。

（二）制度化建設保證信息管理規范

數字化檔案管理工作依靠應用計算機技術，需要極高的保密性，建立全面、規范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。首先需要對數字化檔案工作的模式進行更好地規劃，各檔案管理單位應根據數字化檔案管理規范，并根據實際需求逐步構建相對完善的規章制度，加強監管力度對數字化檔案管理工作形成規范，規范電子文件的形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循，保證數字化檔案信息的全面性、完整性和安全性。

（三）推陳出新完善設備

為優化提供堅實保障好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準備好專業的最新的設備。企業需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設備的采買。我們要把這份工作從線下轉移到線上，就要用專業的數字化設備來完成。每一份檔案都要經過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實現雙重保障，避免紙質版本丟失。掃描機器，電腦組建，高功能攝像機，這些必不可少。只有數字化設備到位，環境適宜，我們才有討論后續管理工作的基礎。

（四）提升數字化檔案管理人員業務能力

目前很多單位對檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度，這就需要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓，數字化檔案屬于系統技術工作，負責數字化檔案工作人員不但要學會一般檔案管理的基本要求和常識，同時，還要具備計算機應用及網絡安全等方面知識。這就需要逐步提升檔案管理人員業務能力，以集中培訓、日常學習、引進人才等方式提升管理人員綜合素質和技術水平。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代數字化檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

結束語：

總而言之，在信息時代，企業要想具備較強的市場競爭能力，必須重視檔案數字化工作。在檔案數字化工作中，企業必須進一步強化信息技術的應用，確定檔案數字化管理的標準，做好前期工作，健全檔案數字化管理制度，提高相關人員的綜合素質，并積極建設檔案數字化的保密性及數字化檔案信息數據庫，以此來確保企業檔案數字化工作高效高質地開展。

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中國石化集團江漢石油管理局有限公司職工培訓中心王 茜