淺談檔案信息資源開發利用的方式和措施

摘要：檔案信息作為一種重要的資源，對其開發利用不僅是社會發展的需要，也是檔案工作服務社會的必然選擇。本文從檔案信息資源開發利用的必要性和迫切性、檔案信息資源開發利用的方式以及檔案信息資源開發利用的措施三個方面進行了論述。要不斷創新檔案資源的利用方式，采取更加有效的措施，挖掘檔案資源的潛在價值，持續提高檔案信息資源的利用率，以滿足全民共享檔案資源的需求。

關鍵詞：檔案信息資源;開發利用;方式措施

檔案是重要的信息資源，檔案的開發、整理、積累、利用是檔案工作的重要組成部分，具有廣泛而重要的作用和價值。實踐證明，重視檔案資料的收集、整理和保管，不斷拓展新思路、不斷應用新技術、把檔案信息資源開發出來，提高利用率，使檔案信息在各項工作中發揮其作用，實現其價值，是檔案管理工作的根本目的所在。

一、檔案信息資源開發利用的必要性和迫切性

1、開發利用檔案信息資源是充分發揮其作用和價值的重要手段。檔案存在的價值最終在于利用，檔案信息資源自身潛在的價值只有通過開發利用才能顯示出來，才能體現其效益，否則，檔案信息就不成為其真正意義上的信息。檔案工作的根本目的是實現檔案信息資源的價值，也就是完成檔案信息資料的開發與利用，這也是檔案信息資源的收集、整理和保管的目在所在。檔案通過利用和服務實現其價值，這種外在的價值表現，反映了檔案的利用行為所達成的檔案價值本身。

2、檔案信息是最真實、最原始、最有說服力的歷史記錄。只有科學、合理地開發利用其內在信息，才能發揮出巨大的潛力，為我們的各項工作服好務。在當今信息時代，要注重檔案信息傳遞和信息開發，要將信息資源傳遞快速、準確、完整地提供給用戶參考利用，提高檔案利用率，信息資源的開發顯得尤為重要。

二、檔案信息資源開發利用的方式

1、借閱型開發利用

就是指通過查閱借閱服務開發利用檔案信息。它是最基本、最普遍的一種開發利用的方式。檔案借閱是檔案館室通過提供檔案為直接利用者服務的一種檔案信息資源開發利用的方法。

2、證明型開發利用

就是指通過制發證明開發利用檔案信息。檔案證明是應有關國家機構、社會組織或個人的要求和申請，為證明某一事實，根據檔案的內容摘錄的書面證明材料。依法出具證明，是開發利用檔案信息的一種常見方式。

3、報道型開發利用

就是指通過印發檔案目錄，開發利用檔案信息。有針對性地將有關部門的工作任務、性質相關的檔案信息目錄印發給各部門，可以有效克服有檔不用的弊病，有助于引起各部門對檔案信息的重視，促進檔案信息利用范圍的擴大。

4、咨詢型開發利用

就是指通過開展檔案咨詢服務，開發利用檔案信息。檔案咨詢服務就是在提供利用、接待利用者的工作過程中，答復利用者提出的有關檔案內容、檔案專業知識、檔案工作規章制度和檔案檢索途徑與方法等方面的詢問，乃至按利用者的要求直接提供利用結果。其工作的實質在于提供來自檔案文件的情報而不是提供檔案文件本身，是一種智能型服務。

5、宣傳型開發利用

就是指通過各種形式的檔案宣傳活動，如舉辦檔案展覽、通過大眾傳播媒介傳播檔案信息等多種形式，開發利用檔案信息。這是一種最直觀的開發利用形式。

三、檔案信息資源開發利用的措施

1、加強對檔案的宣傳，提高全社會開發利用檔案信息資源的意識。

加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》的宣傳力度，開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳。可以通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作等各種形式，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內容和基本任務。通過宣傳教育，使人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內容、利用檔案的方法等，有針對性地利用檔案，擴大檔案工作的影響，提高和強化全社會檔案利用的意識，向社會傳遞檔案信息，使檔案走向社會，吸引人們更好地利用檔案。

2、加強檔案基礎業務建設。

這是開發利用檔案信息資源的必要前提。有了收集齊全、整理科學、保管有序的檔案，加上較完善的檢索工具，才能高效地開發利用檔案信息資源。

3、拓寬途徑

采取多種方式與途徑，全面開發利用檔案信息資源，以最大限度地滿足利用者的需求。檔案信息資源開發利用的方式與途徑很多，應當充分利用，以便準確、及時地把檔案信息提供給利用者，實現有效利用。

4、保證安全

掌握政策界限，安全開發利用檔案信息資源，以維護國家、單位的利益和個人的合法權益。有些檔案，記載著黨和國家及單位自身的機密以及其他一些目前尚不宜全部公開的事項。對于這些檔案，必須加以控制使用。因而在開發利用檔案信息資源時，要注意掌握好政策界限，以保證檔案信息資源在不失密的情況下得到安全的開發利用。

5、強化檔案資料的收集和管理

檔案資料是檔案信息資源開發利用的基礎，檔案資料的齊全完整則是檔案資源開發利用的基本條件。因此，必須加強檔案的收集工作，堅持經常收集，把各類檔案資料收集齊全，增加門類。逐步建立起門類齊全、結構合理、內容充實、數量充分的檔案信息庫。對收集來的大量檔案，要采用科學的方法，及時、系統地加工整理，使之規范化和標準化。

6、優化知識結構，抓好隊伍建設

重視抓好檔案人員的繼續教育，特別是要把檔案信息化建設相關的數字化技術知識、網絡技術知識、現化化技術管理知識等作為新時期檔案人員必備課給予培訓，提高檔案業務人員掌握和運作現化化技術手段的技能，使其盡快適應信息化時代的發展需求。

7、建立和完善反饋系統

檔案信息資源在開發利用中，有一系列的信息可以反饋回來。把這些信息系統地收集起來，建立完整的利用信息反饋系統，可以為今后進一步科學地開發利用檔案信息資源提供充分的依據。因此，應注重對所有的檔案利用情況進行登記、統計、收集、分析、研究，建立和完善檔案利用的反饋系統。

總之，要以科學的方式和措施，做好檔案信息資源的開發利用工作，讓檔案資源更好地服務于社會、服務于民生，使其發揮更大的作用。

參考文獻

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作者簡介：任憲珍，1969.04，女，漢，山東濱州，檔案館員，大學本科，研究方向：檔案管理。

（濱州市濱城區委黨校?256600）