成品油直分銷業務內部控制問題及對策

戴惠敏

關鍵詞：成品油;直分銷業務;內部控制;問題;對策

對成品油直分銷業務開展內部控制，就是將該項業務具體完成經營目標作為主攻方向，確保各項經營方針政策得到高質量的貫徹落實，確保經營活動的效果、經濟性及效率，在單位內部采取自我控制、約束、評價等方式方法。從當前成品油直分銷業務內部控制來看，相對于以前取得了一定的成績，但是在很多方面依然存在不足之處，影響了內部控制的整體效果。因此，對成品油直分銷業務內部控制問題及對策進行分析有重要意義。

1 成品油直分銷業務內部控制存在的主要問題

首先，從當前成品油直分銷業務內部控制的情況來看，領導重視程度不足的問題明顯，特別是很多管理者對油品的利潤、銷售額等較為關注，但是對具體業務流程的控制不夠關注，很多內部管理工作往往處于聽之任之的狀態，管理者的態度對具體執行人員開展內部控制工作的重視程度往往有著直接的影響。

其次，從內部控制制度建設的情況來看，制度不完善的問題明顯。隨著成品油直分銷業務的不斷更新，需要更完善的制度來推動內部控制工作提質增效。但是，相關制度并沒有得到及時有效的跟進完善，影響了內部控制工作的開展效果[1]。

最后，在成品油直分銷業務中并沒有形成“大內部控制”工作格局，往往由財務部門完成整個內部控制工作，相關的業務人員，特別是基層職工并沒有參與具體的內部控制工作，影響了控制效果。

2 提升成品油直分銷業務內部控制效果的相關措施

2.1 全面優化成品油直分銷業務內部控制環境

一方面，嚴格落實崗位責任制度。在開展成品油直分銷業務過程中，應確立具體業務、相關決策的責任人，框定各個崗位人員的具體工作范圍，劃分具體的權利和義務。通過構建完善的責任制度，推動各項制度落實到位，在科學分工成品油直分銷業務相關人員的基礎上，對崗位要求、任務等作出全面細致的規定，實現人員責任和任務的有效銜接。同時，還應建立部門責任制與崗位責任制。部門責任制主要是成品油直分銷業務的責任制，崗位責任制主要是領導干部崗位責任制、基層崗位的具體責任制、管理崗位的具體責任制。例如，在成品油直分銷業務中的商客部，負責開票的員工明確崗位責任后，對自己應承擔的任務和風險的關注程度必然明顯提升，對開票流程的管控必然更加關注，隨著風險意識的增強，在履行崗位責任方面的認知程度必然得到提升[2]。

另一方面，重點強化內控人員的培訓和選用工作。在強化成品油直分銷業務內部控制的過程中，所有人員都可以參與其中，最大限度地發揮所有崗位、所有員工在內控中的作用，因此，提升員工的整體素質水平非常關鍵。直分銷業務屬于高風險類型，涉及銷售、開票、出庫等所有銷售業務，隨著單筆銷售油品數量的增加，資金在流轉過程中涉及的金額也在提升，但是市場環境整體變化較大，對全面強化隊伍建設較為關鍵。為了留住人才，企業應尊重人才，做好現場管理與崗位練兵工作，特別是基層員工對業務的鉆研程度，可以通過挖掘典型案例、開展高質量的現場管理、進行崗位評價等方式，強化成品油直分銷業務相關人員的創先爭優意識和動力[3]。此外，還應注重對具體業務人員的培訓工作，及時更新成品油直分銷業務人員的知識結構，確保這類人員能及時了解市場信息，充分關注可能存在的風險。強化培訓不僅可以強化成品油直分銷業務人員對內部控制工作重要性的認識，還可以借助評選業務能手、開展業務技術比武等方式，強化成品油直分銷業務人員對內部控制的學習，使其更深入地掌握成品油直分銷業務的相關要點，推動內部控制工作高質量開展。為適應新形勢下的直分銷業務市場開拓需求，充分調動員工擴銷創效的積極性，提升客戶經理的業務能力，可在日常工作中組織客戶經理開展業務培訓，例如合同管理、信用管理、客戶提油流程、銷售技巧。

2.2 全面優化內部控制機制

一方面，完善成品油直分銷業務內部控制管理制度。從當前成品油直分銷業務具體管理情況來看，在很多方面存在不足。因此，對各項制度進行完善非常關鍵。（1）應注重規章制度的靈活性，業務人員可在內部控制范圍內，靈活采取措施應對不同的情況。（2）在完善制度的過程中，不僅要征求財務部門的意見，還要征求業務部門的意見，通過全面優化各部門提出的具體問題，強化制度的生命力。（3）重點健全與完善票據管理細則、提油管理細則、發貨管理細則、售后客戶服務管理等。（4）在制度流程設計過程中，應結合公司組織結構變動及部門職責調整情況，組織制度流程的維護和更新，加強風險防控。（5）在授權管理上，根據公司管理體制調整情況，及時修訂《權限指引》，合理分配公司的各項權限，各單位在日常工作中嚴格按照權限規定辦理審批手續。（6）在制度執行過程中，注重對各項制度執行情況的全面監控和分析，及時完善制度執行過程中存在的短板[4]。

另一方面，建立完善的組織構架。在內部控制過程中，完善的相互監督職責構架非常關鍵。在具體實施過程中，直分銷業務流程可以分解為出庫崗位、驗票崗位、開票崗位、銷售崗位及資金崗位等，各個崗位的設置不僅要相互獨立，還應具有較強的關聯性，關鍵崗位至少安排兩人，在成品油直分銷業務中形成相互制約的效果，不僅有助于規避可能存在的風險，還可以有效防止機械化。此外，實行不相容崗位輪崗辦公，不僅可以滿足成品油直分銷業務內部控制工作中使不相容崗位相互分離的要求，還可以讓員工在不同的崗位上得到有效的培訓與學習，最大限度地規避由于在同一崗位上長期工作而產生的風險。

2.3 全面優化內部監督

一方面，應注重增強事前、事中的監督，特別是在事前，應全面強化監督，將各類內部控制風險抹殺在萌芽狀態，將風險評估作為主要依據，采取有針對性的措施，最大限度地規避風險。在全面強化事中監督時，跟進成品油直分銷業務預估風險防控措施是否落實到位，在部分情況下，存在因設備因素、人為因素而導致內部控制措施不能高質量落實的問題。因此，在成品油直分銷業務中，應將監督制度全面前置，引導成品油直分銷業務相關人員積極參與具體的監督工作，最大限度地規避銷售過程中可能對企業造成的各種損失[5]。

另一方面，應督促員工積極主動地報告內部控制過程中存在的各類缺陷，暢通員工報告的渠道，特別是基層員工，他們身處一線，對各類風險的感受最直接，在很多情況下可以根據經驗預判相關的問題，及時采取內部控制措施，有效提升成品油直分銷業務的整體經營效率。此外，可建立完善的獎勵和鼓勵制度，根據報告缺陷的大小情況、規避風險的大小情況等，給予員工一定的物質獎勵或者精神獎勵，提升員工參與內部控制工作的積極性和主動性。

3 結語

全面提升成品油直分銷業務內部控制效果對業務的整體發展非常關鍵，從當前該項業務的具體開展情況來看，在很多方面還有較多的不足之處，影響了內部控制的整體成效。因此，在成品油直分銷業務開展過程中，應充分認識提高內部控制效果的重要性，切實采取有針對性的措施，全面提升成品油直分銷業務內部控制效果，推動成品油直分銷業務實現健康可持續發展。