基于信息化時代下高職院校學生檔案管理工作研究

龔李靜

摘 要：高職院校學生檔案管理是高職學生管理工作的重要一環。本文旨在結合高職院校的發展特點，通過分析信息時代背景下各項因素對學生檔案管理工作所產生影響，著力構建完善的學生檔案信息管理機制，助推高職院校檔案管理工作的規范化、系統化、信息化。

關鍵詞：學生檔案;信息化管理;高職

在新時代背景下，高職院校為了提高自身的管理能力，突出信息技術優勢，通過開展有效的創新檔案工作，完善制度，保證各項工作的穩步落實，規范信息化下高職院校學生檔案管理的方法。在學生檔案管理中，受到以往管理理念、管理方法滯后等問題的限制，學生檔案管理工作仍然采用紙質化的檔案管理方法，這種檔案管理模式的工作量大，而且信息錄入不及時，降低學生檔案管理及信息資源的獲取效率。結合上述問題，在信息時代下的高職院校學生的檔案管理過程中，從業工作者需要充分意識采用信息化對檔案進行管理是有優勢的，落實有效的管理方案，實現資源共享的目的，節約成本，實現創新管理工作，為高校學生檔案管理工作創新提供充分支持。

一、學生檔案管理及信息化管理的價值

1.學生檔案管理

對于學生檔案管理而言，主要是指學生在學校生活中，對學生在校經歷、學習狀況以及德育能力等信息的真實記錄。結合高職院校學生檔案的特點，在實際管理中存在著周期性、廣泛性以及綜合性、分散性的特點。

2.信息化的管理價值

高校學生檔案的管理過程中，對管理系統進行細致的設計，其核心價值體現在以下方面：

第一，在網絡信息技術發展的背景下，信息資源作為各個行業中的主要戰略資源，可以充分提高各項工作的管理效率。在檔案信息化構建時需要與學校檔案工作特點相結合，收集資源、整理資料，通過信息技術和計算機的網絡技術，提升數據的傳輸率，做好科學、合理的配置使用，突出數字化的優點。

第二，分析高職院校的學生檔案管理工作，在實際資源整合及內容查詢中，通過網絡信息技術的融合，可以改變以往單一性的檔案管理方法，提升檔案信息管理價值。和網絡信息技術特點相結合，在工作中使用信息技術，對檔案管理工作做好全新的定位，展現學生檔案資源管理的有效率，提升檔案管理的實施價值，為學生檔案信息化管理打下扎實的基礎。

二、學生檔案信息化管理中的機遇及挑戰

1.機遇

一是對信息技術開展有效分析，為學生提供更好的檔案管理服務，需要注意以下幾點：

（1）以學生檔案管理特點為基礎，使用創新管理法，把信息化融入檔案資源管理，有效提升數據獲取率，滿足學校對學生檔案管理的要求。

（2）針對工作者，在實際工作過程中，通過信息化的運用，充分有效采集技術，做好數據檢驗等，可以有效減少工作人員的檔案工作量，節約時間成本，確保檔案資源在處理時是規范、合理的。

二是對學生的檔案進行信息化的管理工作分析，通過各項管理方案的創新，可以將資源共享作為重點，節約學生信息的查詢及獲取時間，實現高職院校管理工作的創新目的。比如，在高職院校學生檔案的信息化管理中，通過網絡信息數據系統的構建，管理者按照系統指導，會提高電子檔案數據的管理效率，有效降低學生檔案管理的成本支出，展現檔案管理工作的高效性。

2.挑戰

高職院校學生檔案中，信息技術對檔案管理帶來一定挑戰。第一，在信息技術使用中，為了保證學生檔案管理的規范性，通常需要將以往的紙質檔案轉化為虛擬的電子檔案，這種背景下，檔案管理者需要具備專業的信息技術，為檔案管理者的職能轉化增加難度;第二，由于網絡信息技術與紙質檔案管理呈現出分離的狀態，高職院校在學生檔案管理中，為了提高不同檔案資源的管理效率，應該落實雙重管理制度，這種現象在一定程度上增加了檔案管理難度;第三，結合網絡信息技術的特點，檔案管理工作主要由學生工作辦公室執行，并在輔導員協助的同時落實各項工作，在這種檔案資源管理中，雖然可以保證檔案資源的科學保存，但是受到不同工作者工作職能的限制，讓歸檔難度不斷增加。故在信息技術不斷發展的時代下，創新管理方式一定要融入學生檔案的特點，實現信息技術的融入價值。因此，在高職院校發展中，需要將學生檔案管理作為重點，針對學生檔案的特點、檔案管理的需求等，完善管理制度，突出工作的科學與規范。

三、分析高職院校在信息化時代下學生檔案管理遇到的問題

1.薄弱的信息意識

高職學生的檔案管理過程中，有的管理人員未能意識到檔案管理是十分重要的，同時受到信息檔案資源投入不足以及資金匱乏的限制，造成檔案管理過于形式化，減少檔案管理效果。對于一些管理人員而言，在具體的工作實踐中，由于受到管理制度的約束，導致信息化檔案方法流于形式，認為學生檔案管理工作相對簡單，只需要對學生檔案進行妥善保管即可，只提供相關的查詢服務，導致檔案管理工作缺少信息化，降低學生檔案信息的使用價值。因此，在網絡信息技術發展中，為實現信息化技術與學生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創新中，院校管理者需要認識到檔案管理的重要性，細化信息化的學生檔案管理工作，實現學生檔案信息化管理的目的。

2.學生檔案管理模式缺少科學性

首先，在以往的高職院校學生檔案管理中，主要采用紙質化的檔案管理模式，這種管理模式無法實現對檔案的快速調閱，影響信息資源的共享性，而且，在這種因素的影響下，減少檔案獲得率，未能滿足高職院校的管理創新。其次，在學生檔案管理工作時，數據庫不專業，導致各項數據的查詢及獲取相對有限，無法發揮檔案管理工作的價值。

3.管理隊伍專業能力不足

高職院校信息化檔案管理過程中，把信息技術和學生的檔案管理工作相結合，可以有效提升學生信息收錄的效率，通過信息查詢、調閱等等，提升檔案使用率，滿足高職院校對于人員的管理。但是在具體的工作實踐中，受到專業隊伍素質不足的影響，雖然部分檔案管理者認識到信息化技術融入的重要性，但是受到工作內容以及工作職能的限制，部分檔案管理者沒有及時提高自身的專業水平，人員配置不充分，管理者在工作時遇到較大的阻礙。在管理工作過程中，造成檔案管理團隊以及專業的素養不充分，對于檔案管理信息化發展有一定影響。

四、信息化時代下高職院校學生檔案管理工作的創新策略

1.增強檔案管理者的信息化意識

高職院校的管理過程中，需要重視學生檔案的管理工作。在學生的檔案管理過程中，其質量關系著院校發展，因為檔案需要記錄學生的信息，同時把學生的情況、能力向社會展示。因此，在信息化時代背景下，為了創新檔案管理內容應該做到：第一，院校管理者需要結合時代的發展，積極加快檔案信息化建設，并在最大限度上發揮高職院校檔案管理的優勢，提高學生檔案信息的管理效率。在網絡信息技術發展中，為實現信息化技術與學生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創新中，院校管理者需要認識到檔案管理的重要性，結合以往學生檔案管理中存在的問題，細化信息化的學生檔案管理工作。第二，創新檔案的信息化服務觀念。在信息時代發展背景下，高職院校為了滿足自身的發展需求，會通過擴大招生、擴大規模等方法，提高院校的核心競爭力，這種理念下為實現院校的規范發展，應該將學生檔案管理作為重點，并及時避免檔案管理中存在的限制因素，展現學生檔案管理的資源共享優勢，并實現高職院校學生檔案管理的優勢。第三，保證信息檔案管理的安全性。根據高職院校學生檔案管理的特點，為了更好的實現信息化技術的使用目的，在檔案管理中，需要落實安全監督機制，避免網絡病毒對學生檔案管理造成的影響，提高信息化學生檔案管理的效率。

2.構建科學化的檔案管理模式

與高職院校管理工作特點有機結合，提升學生的檔案管理規范性，通過科學化檔案管理要做到以下幾點：

第一，明確學生檔案管理人員的職責制度。在學校發展過程中需要實現學生檔案管理的規范性、科學化，提升管理者對于工作的認知，同時把檔案工作劃至到學校管理工作中，突出管理工作的規范性。在具體工作過程中要根據檔案內容、特點，構建合理化檔案以及層次化的管理規范，實現學生的檔案工作的全面發展。在檔案管理創新過程中，信息技術是管理者的重點，通過完善并執行規范的管理制度，確保各工作的穩定開展。第二，學生檔案管理需要不斷完善、落實。通過高職院校學生的管理工作，在制度落實中需要遵循以下內容：首先，通過信息化技術的運用，規范檔案管理工作的基本內容，并按照紙質檔案、音頻檔案以及文檔檔案的類型，細化檔案信息的歸檔方案，保證各個資源的科學分類，提高學生檔案資源的處理效率;其次，針對學生信息的不同特點，需要結合計算機技術，建立學生檔案目錄數據庫，通過各項信息資源以及檔案資源的科學管理，保證學生檔案信息有效歸類，實現學生檔案信息化的管理目的;再次，相關管理部門需要根據檔案工作的特點，細化資源的共享及查詢機制，加強對文檔的歸類處理，有效提高學生檔案資源的使用效率。最后，電子檔案及文檔資源一體化整合。與電子檔案管理有機結合在一起，在資源管理過程中，把信息技術及文檔的一體化管理作為中心，將計算機作為基礎，并通過學生檔案信息資源的網絡化處理，充分滿足學生檔案資源的一體化管理需求。如在學生檔案一體化建設中，需要結合網絡信息技術的優勢，對學生的檔案進行歸檔處理，整個過程中，應該有專業的人員進行監督，實現檔案管理的規范性。

3.強化檔案人員的綜合素養

在檔案管理工作的創新過程中，檔案管理人員需要根據時代變化不斷發展，把學生檔案管理工作服務創新作為重點，明確工作的規范、標準、信息化。

第一，提升學生檔案管理人員的素養。在學生檔案管理中，其內容關系到學生的隱私，也就是說檔案內容存在著保密性的特點，檔案管理者應該認識到這一方面，在日常的工作中學習相關的政治知識，以增強自身的政治素養，實現自身職能的展現，從而為學生檔案管理新的規范進行奠定基礎。第二，增強檔案人員的業務素養。結合高職院校學生檔案管理工作的特點，在檔案管理人員業務素養提升中，需要認真學習檔案文化、檔案管理理論以及檔案科技知識等，通過各類檔案的合理分類、科學管理，逐漸形成系統化的檔案管理理論，以便全面提高檔案管理的專業性。第三，學習信息化的檔案管理知識。信息技術快速發展，高職學生在檔案管理中，工作人員需要意識到信息技術的優勢，與工作需求相結合，優化單一的檔案管理方法。比如，在檔案管理人員專業素養提升中，院校需要定期構建專業人才的培訓方案，通過檔案管理內容、計算機技術以及專家講座等活動的構建，加強管理者對檔案信息化的管理重視，并逐漸提高自身的專業性。第四，強調檔案管理人員的服務素養。在學校檔案管理人員中提高素養，強化服務意識是極為重要的。檔案管理者可以通過學生信息的收集及匯總，確保存檔是規范的，同時優化查詢手續，提高學生檔案資源的管理效率。

五、結束語

總而言之，在網絡信息技術發展中，為實現信息化技術與學生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創新中，院校管理者需要認識到檔案管理的重要性，并結合以往學生檔案管理中存在的問題，細化信息化的學生檔案管理工作，展現信息化學生檔案管理的優勢。對于專業的檔案管理人員，需要在信息時代背景下發揮自身的職能，通過學習信息化檔案管理內容、方法，提升對各數據信息管理效率，推進檔案管理工作的有效發展。

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（作者單位：山西藥科職業學院）