城市化建設環境下城建檔案管理分析

楊莉

摘 要：城建檔案是開展城市化建設工作的關鍵，不僅是對過往工作情況的記錄，還有助于為未來工作提供參考依據，提高建設效率與質量。隨著城市化進程的加快，城建檔案的數量也在增多，給管理工作帶來了新的挑戰。傳統檔案管理模式已經無法適應當前工作需求，必須加快創新與改革，適應城市化建設的特點。掌握管理工作的各個要點，提高整體管理水平。本文將對城建檔案的特點進行分析，提出城市化建設環境下城建檔案管理的意義及問題，探索城市化建設環境下城建檔案管理的策略，為實踐工作提供參考。

關鍵詞：城市化建設;城建檔案;管理

我國人口數量不斷增多，加強城市規劃與建設，是改善居民生活質量的關鍵，因此受到全社會的高度重視。在此過程中會形成較多的資料與文件，應該對其進行收集與整理構建城建檔案，以實現對城市化建設工作的有效記錄與評估。當前檔案形式呈現出多樣化的特征，包括了圖表、文字、圖紙和聲像等，在管理中的難度上升。如果依舊沿用傳統的檔案管理模式，將會加大工作人員的負擔，難以保障檔案信息的精確性與可靠性，降低了城建檔案的利用價值。為此，應該順應時代發展的潮流，加快城建檔案管理理念與方法的創新，提升管理工作實效性。這就需要結合當前城市化建設的現狀及未來發展需求，制定切實可行的管理方案，科學指導日常實踐工作。

一、城建檔案的特點

首先，城建檔案具有綜合性的特點。城建檔案涉及內容會隨著城市化建設的發展而不斷增多，包括城市綠化、基礎設施等內容，還包含政治領域、經濟領域和文化領域等各項內容，其綜合性特征鮮明。城建檔案管理工作在信息搜集中，需要協調多個部門工作，其涉及范圍廣泛，對于管理工作的實效性要求較高。其次，城建檔案具有地域性的特點。城市規劃與管理的全過程，都反映在城建檔案當中，由于不同城市在文化理念和歷史風貌等方面的差異性，也會導致其具有明顯的地域性特征。在實踐工作當中，只有明確城市化建設的實際情況，才能確保檔案資源的完整性。再次，城建檔案具有動態性的特點。城建檔案會隨著城市化的發展而不斷完善，動態化反映了城市的基本情況。在實踐工作當中，也需要根據當前實際情況對檔案進行更新，保證其良好的應用價值，為建設工作提供可靠的支撐。最后，城建檔案具有整體性的特點。及時歸檔各個處室的城建檔案，增強管理的整體性，為社會組織與個人的使用提供便捷，與城市化發展相協調。

二、城市化建設環境下城建檔案管理的意義

1.憑證作用

在城市化建設當中，需要以大量的城建檔案作為憑證，滿足城市整體規劃的需求，因此城建檔案的憑證作用顯著。在檔案當中能夠客觀反映當前城市化建設情況，對于規劃和管理中的問題進行記錄。因此，應該確保城建檔案的完整性、真實性和精確性，從而滿足未來發展的實際需求，提高城市化建設及管理水平。城建項目情況也會全面記錄在城建檔案當中，有助于對其中的糾紛進行處理，加快城市化建設的進程。

2.服務功能

城建檔案除了具備憑證作用，對于城市化建設歷史情況進行記錄外，還具有很強的服務功能，可以為各個使用主體提供便捷的服務，創造良好的經濟效益和社會效益。通過及時搜集與整理檔案資源，滿足社會、個人與單位的查詢、使用需求，為其提供個性化的檔案服務，提高城建檔案的利用價值。尤其是運用相關檔案能夠防止在建設中發生重大事故，保障人們的生命財產安全。

3.文化載體功能

城市文化是一個城市的靈魂，在城市化建設中需要以文化建設作為重點，凸顯本地區的特色，保持強大的競爭力。城市化建設中各個時期的變化情況，都可以記錄在城建檔案當中，是文化的載體。城市建設中的文化形式和城市風貌等，都可以通過城建檔案來體現，反映城市的文化特點。在城市的可持續發展當中，應該重視城建檔案的文化載體功能，明確城市的文化脈絡，為更好的實施建設工作奠定基礎。

三、城市化建設環境下城建檔案管理的問題

1.重視程度較低

進入到大數據時代后，城建檔案的綜合性特點愈發顯著，對于管理工作的規范性與專業性要求提高。然而，由于缺乏對該項工作的重視，導致在實際工作中面臨較多的挑戰。人們未能深刻認識到檔案管理在城市化建設當中的重要性，導致在檔案資料的收集與歸檔中出現不規范操作的現象，檔案的真實性、可靠性與安全性都難以得到有效保障。在實踐工作當中的投入力度不足，也會對管理工作的實效性造成直接影響。尤其是缺乏充足的資金支持，人員配備數量不足，也會限制工作的高效化開展。

2.信息化建設力度小

在智慧城市建設背景下，城建檔案管理也應該朝著數字化和自動化方向發展，這是實現資源整合與利用的關鍵。然而，在當前信息化建設當中仍舊存在形式化問題，導致先進技術與設備的應用效果不佳。部分工作人員往往受到傳統理念的影響，對于大數據技術、云計算技術等先進科學技術的應用率較低，在工作中效率低下，檔案資源的價值無法得到最大限度的開發及利用。尤其是當前城建檔案資源豐富，運用傳統手段會增大工作人員的壓力，尤其是紙質檔案難以保存，導致其安全性受到影響。在信息化建設中的投入較少，無法對軟硬件設施進行及時更新與優化，在實踐中的應用存在隱患。

3.制度體系不完善

未能針對當前工作要求制定相應的管理制度，也會導致其統一性與規范性缺失，容易在城建檔案管理中出現混亂局面，限制了檔案管理服務功能的發揮。制度的滯后性弊端逐漸顯現，傳統制度模式已經無法適應新時期城市化發展的要求，制度僵化問題十分嚴重，直接影響了制度的執行效果。尤其是在信息化建設中，需要一套全新的制度體系作為保障。但是，制度制定缺乏實效性，未能對當前城市化建設的實際情況進行調研與分析，在實踐中無法起到良好的指導與約束作用。

4.專業人才缺失

部分工作人員的操作技能與專業能力不足，是限制城建檔案管理模式創新的關鍵因素。隨著當前城市化建設水平的提高，需要更多專業素質過硬的人才參與到檔案管理中。然而在實踐當中卻存在諸多問題，工作人員的積極性不高，未能明確自身的崗位工作職責，導致檔案信息出現丟失或者錯誤等，無法保障其良好的應用效果。在教育培訓當中缺乏支持，工作方法較為落后，在信息化建設中對于先進技術與設備的操作存在問題。

四、城市化建設環境下城建檔案管理的策略

1.轉變管理理念

理念是行動的指引，只有加快管理理念的創新與改革，才能適應當前工作需求，促進工作效率的提高。進入到新時期以來，我國城市化建設的步伐逐漸加快，而且規模也在不斷擴增，管理人員應該意識到城建檔案管理中的挑戰和機遇，積極轉變思想，提高自身的創新意識。加強對城建檔案管理工作的領導，明確該工作在城市化進程當中的現實意義，增強工作人員的使命感。在單位內部應該形成良好的工作風氣，通過多種形式的宣傳工作，營造積極、活躍的工作氛圍，在潛移默化當中產生正面影響，使先進理念落實在每一個工作崗位及細節當中。鼓勵工作人員的創新發展，使其能夠在日常管理工作當中嘗試不同的方法及手段，從而為提高城建檔案管理的實效性出謀劃策，增強其參與管理創新的熱情。明確各個部門在城建檔案管理中的職責和義務，實現不同部門與人員的有效組織協調，在信息共享當中提高資源利用率。加大在城建檔案管理當中的資金與人員投入力度，確保各項活動開展具備充足的資源保障。定期針對管理工作中出現的問題進行研討，借鑒先進經驗，從而在不斷改進管理方法的過程中提高工作水平。

2.優化制度體系

制度建設也是當前城建檔案管理中不可或缺的重要環節，能夠以完善的制度體系為保障，增強管理工作的規范性及專業性，為檔案的保存、管理和調用等提供依據。以當前城市化建設的現狀為基礎，明確整體發展動態，對制度細則予以優化，增強各項管理制度的可行性，提高制度的執行效果。明確崗位管理制度的基本要求，確保各個崗位之間能夠實現有效協同，從而防止出現權責混亂的問題。構建完善的檔案搜集制度，在城市化進程當中對各類資料和文件進行及時搜集和整理，防止其全面性與真實性受到影響。完善檔案歸檔制度與檔案借閱制度，確保各項資料能夠及時歸檔，同時明確檔案借閱的條件及要求，增強城建檔案的保密性與安全性。將檔案管理的責任落實到每一個工作崗位當中，增強職工在崗位當中的使命感，使其能夠在工作當中恪盡職守，防止職責不清導致檔案完整性受到影響。構建完善的績效考核制度，增強制度約束力的同時，能夠提高工作人員的積極性和主動性，為城建檔案管理注入強勁的動力。以當前智慧城市建設的目標為指引創新制度體系，使各項規章制度能夠符合未來城市發展需求。城建檔案管理部門也應該積極與其他部門進行交流，以在檔案資料的搜集、歸檔等過程中獲得可靠的支持，在無縫銜接當中提高工作效率。

3.加強信息化建設

傳統城建檔案管理方式不僅效率低下，而且容易導致檔案的破壞或者丟失問題，導致檔案價值受到影響。為此，應該以信息化建設為基本目標，轉變城建檔案管理模式，將紙質檔案轉換為電子檔案，這也是智慧城市發展的必然趨勢。加大在信息化建設當中的投入力度，引進先進的軟硬件設施，從而使管理工作朝著數字化與智能化方向發展。對當前基礎設施進行更新，及時更換老舊設備，提高信息化建設的實效性。引進大數據技術、云計算技術等，實現對相關資料及文件的有效整合，深入發掘其中的價值，為城建檔案的應用奠定基礎。配備高性能的計算機系統，以滿足技術的應用需求，加強服務器與配套硬件設施的建設，使檔案管理更具現代化。5G時代正在悄然來臨，信息化建設是加快城市化建設的重要舉措，應該構建完善的數據庫系統，結合大數據技術完成各類數據的分類保存與管理，實時更新，增強管理工作的動態性。構建云計算平臺，在信息資料的收集和整理當中融合大數據分析與云計算存儲等，有助于整體效率的提高，減輕工作人員的負擔。加強對檔案數據的深入挖掘，完成數據的交聯與互通，防止由于信息孤島效應而對工作實效性造成影響，以加快城市化發展戰略的落實。

4.提高服務水平

應該明確城建檔案管理的服務性特征，促進整體服務水平的提升，為檔案的高效利用奠定基礎，持續推進城市化建設進程。以服務模式的創新為基礎，協調好城市化建設和檔案管理工作，構建長效協同機制。明確城建檔案服務的重要地位，在單位內部形成共識，督促工作人員能夠從城市化發展的高度出發開展工作。對城市化建設的動態與社會需求進行全面分析，確保在服務工作當中能夠滿足不同主體的個性化使用需求。尤其是信息化服務渠道的拓展與延伸，更能夠為不同部門及人員提供便捷的服務，應該結合智慧城市的建設要求及目標，實現信息技術的有效融合。應該對移動客戶端進行開發，借助于5G技術的優勢，通過APP滿足人們的個性化使用需求，使網上服務模式得到革新，增強人們的使用體驗。對網絡平臺加以優化，促進其功能的不斷完善，增強城建檔案管理規范性與專業性。尤其是在新媒體環境當中，城建檔案服務工作也應該與新媒體有效銜接，運用微信和微博等加大宣傳力度，實現相關信息的精準化推送。同時，結合用戶的基本需求對服務管理工作進行調整。

5.建設人才隊伍

隨著城建檔案管理工作復雜程度的提高，對人員綜合素養也提出了更高的要求，因此應該以人才隊伍的建設為重點，提高各項工作的實效性，增強整體創新意識與能力。除了應該對城市化建設的現狀和趨勢進行把握外，還要掌握更多的信息化技術及設備操作方法。部分工作人員的思想落后，在新技術與新設備的學習中態度不積極，導致資源浪費的問題。為此，應該針對當前城建檔案管理崗位特點和人員需求，制定科學合理的專業培訓方案，使工作人員在知識技能與專業能力方面得到有效提升。保障教育培訓模式的多元化特征，分析不同工作人員在實踐中面臨的難題，使教育培訓更具個性化，防止出現盲目性的問題。除了應該涉及檔案管理的專業知識外，還要融合信息化設備操作等技術知識。通過案例的形式深入講解當前城市化發展的基本情況，提高各崗位人員的職業精神與綜合素養。在培訓中針對互聯網、大數據和信息化等基本概念加以講解，從而使工作人員能夠有更多的選擇，構建符合崗位實際需求的管理模式。對于人才的特長及工作特點進行總結與分析，確保人盡其職，防止出現人力資源浪費的問題。加快人才招聘機制的構建，根據崗位需求引進高水平的管理人才，實現對當前人才隊伍的有效補充，從而提高整體工作活力。改善人才的薪資待遇，從而提高工作積極性與主動性，保障晉升的公平性與透明性，防止管理人員出現不平衡心理。

6.優化評價體系

對于城建檔案管理工作的合理評價，能夠及時發現其中存在的問題及原因，并從城市化建設的實際情況出發加以改進，從而對接下來的工作形成有效指導作用。以指標評價體系的建設為重點，明確評價方式及標準，積極引進大數據技術對各類數據進行分析，使城建檔案管理的評價更具針對性。尤其是在信息化建設的過程中，由于網絡的開放性特征，會導致檔案安全性受到威脅。指標評價體系的構建，能夠對數字化進程中的風險加以控制，明確風險類型及等級，切實提高城建檔案的可靠性與真實性。明確安全管理的特點，預防各類安全問題，實現對黑客攻擊和網絡病毒的有效防控。快速識別當前管理工作中的風險并開展全面評價，定量與定性分析城建檔案的風險情況。

五、結語

城建檔案管理工作具有較強的綜合性和動態性等特征，隨著城市化建設的逐步推進，其面臨的困境也在增多，只有加強管理創新，才能為城市的可持續發展奠定基礎。應該充分發揮城建檔案的服務功能和文化載體作用，體現檔案的應用價值。然而，由于重視程度低、信息化建設力度小和人員素養不高等問題的限制，也會導致管理工作的持續推進遇到阻力。為此，應該通過轉變管理理念、優化制度體系、加強信息化建設、提高服務水平、建設人才隊伍和優化評價體系等途徑，使城建檔案管理工作進入到新的階段，與時代發展相適應。

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（作者單位：昭通市城建檔案館）