創(chuàng)新檔案管理理念 實現檔案管理信息化

張迪

摘要：在科學技術快速發(fā)展下，傳統的檔案管理已經不能滿足社會發(fā)展的需要，檔案管理工作還需按照實際的發(fā)展需要，堅持與時俱進，不斷的創(chuàng)新管理的理念，提升檔案管理信息化的水平，做好檔案管理信息化的管理工作，促使檔案管理工作可以更好的服務社會和經濟的發(fā)展。本文主要從作者的實際工作經驗入手，分析檔案管理理念的創(chuàng)新方法，盡可能的實現檔案管理的信息化。

關鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新理念;信息化管理

分類號：G270.7

前言：檔案是重要信息資源，是信息載體，是了解某件事物的工具，在新時代背景下，檔案管理的工作正在不斷發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理理念，實現檔案信息化的管理十分重要。創(chuàng)新檔案管理的理念、實現檔案管理信息化可以有效的幫助資源利用，進而便于人們對其檔案的查詢和管理。

1 檔案管理工作開展的信息化優(yōu)勢

1.1提升辦公的效率

在傳統的檔案管理階段，還需依據人工操作方式對其記錄工作進行完成，信息化則是引入計算機軟件，為文件資料的儲存和收集等提供出便利條件，進而有效的提高檔案管理工作的辦公效率。

1.2實現資源的共享

檔案傳統人工手動進行操作管理是不能實現資源共享的，在這樣的情況下，勢必會對其檔案資料的利益效率進行降低，降低檔案資源的利用價值所在。檔案資源因為不能實現共享，也會給信息和文件查找?guī)磔^大障礙。因此，在開展計算機軟件信息化管理應用的時候，能夠實現對每個獨立信息檔案的目錄、內容進行分類和匯總，使得其可以形成一個體系，有效的提升檔案管理效率。經過利用網絡平臺，實現把檔案數字化、信息化、智能化，實現對檔案資源的共享和利用。

1.3提高信息化的傳遞速度和安全性

在日常工作過程中，時常會出現信息的傳遞過程中文件丟失、損壞等，給檔案管理工作開展帶來不便。檔案管理信息化能夠保證文件傳輸的安全性，傳遞速度的快速。

2 當前電子檔案管理的問題分析

2.1 管理體制的不完善

規(guī)章制度是任何單位企業(yè)都不可或缺的，特別是對于電子檔案保存要求嚴格的單位來講，檔案管理體制可以說是核心體制。當前我國一些企業(yè)和單位對于檔案管理制度的不協調性，管理制度的不健全等，企業(yè)、單位科室與部門之間的分工、交接工作的不協調，使得加深檔案管理工作混亂。

2.2 缺乏專業(yè)化的管理人員

在當前電子檔案的管理因為沒有達到信息化、人工智能化的管理，依舊需要專業(yè)人員實施管理。電子檔案在開展專業(yè)管理的時候，一些人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，并且當前絕大部分的檔案管理工作是老員工進行兼職檔案管理的，對其檔案管理工作效率、創(chuàng)新都有著嚴重的阻礙。

2.3 缺乏投入電子檔案的管理

在當前檔案管理系統容易忽略其電子檔案管理的理念和方法更新，忽視其檔案管理重視，造成電子檔案管理軟件設備不能與時俱進，不能適應信息化時代下的檔案管理新發(fā)展趨勢。

2.4 電子檔案的安全機制缺乏

信息化高速的發(fā)展下，一些單位和機構都是應用電子化的檔案管理模式，黑客、病毒等入侵，使得電子檔案信息損壞、丟失，主要是因為電子檔案的安全機制沒有建立和健全，管理人員的安全意識缺乏，造成檔案管理工作有著較大挑戰(zhàn)。

3 加強實施電子檔案的信息化管理措施

3.1 對檔案信息資源的管理制度進行建立健全

在現階段檔案信息化現狀和未來的發(fā)展方向定位，制定出合適地標準，建立一個有著發(fā)展空間的檔案信息化標準。在進行檔案管理信息化實施的階段，構建檔案管理的信息化標準體系還需嚴格遵守下面的原則：第一是兼容性、第二是開放性的原則、第三是系統性的原則。兼容性、開放性主要是指檔案信息化標準、信息技術行業(yè)和檔案管理行業(yè)的互配階段，控制各開放性的標準，進而避免重復性的工作。系統性原則是指在充分發(fā)揮出各標準規(guī)范作用條件下，加強各標準的聯系、補充，使得整個制度成為一個完整體系。注意在完成檔案信息化標準體系的時候，也要對其檔案數據標準體系、檔案信息資源的體系、檔案信息化管理應用體系的完善。在對其檔案信息資源管理制度的構建過程中，對其電子檔案功能不斷的拓展，進而優(yōu)化資源庫、軟件系統。對于一個企業(yè)來講，檔案是否可以充分的利用和管理是比較關鍵的。企業(yè)若是沒有一個完善的管理機制，那么也就不能有效開展檔案管理工作。檔案工作在整個企業(yè)的運營階段，承擔著后勤角色，雖然沒有在前面沖鋒陷陣，但是有著固有的特點，在企業(yè)發(fā)展階段有著重要角色，可以說會支持企業(yè)發(fā)展。所以，企業(yè)還需盡可能的建立健全管理機制，建立清晰的管理體系，促使有效利用管理和管理檔案，充分發(fā)揮出檔案作用，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。

3.2 提供信息支撐在構建

硬件和軟件之間的相互支持，是做好檔案信息化管理的先決條件，使用性能的優(yōu)良和質量可靠的配套設施、硬件設施，自行開發(fā)或者是引進設計通用的信息化管理軟件，將辦公自動化的系統與檔案信息化的管理進行結合在一起，增強信息儲存量、檔案儲存量，全面的提升綜合開發(fā)的能力，實現一體化，進而形成信息管理網絡，有效的確保信息完整。

3.3 對檔案網絡信息化的安全進行保障

在檔案信息化管理的時候，因為電子技術廣泛應用，雖給工作效率和速度都有著很大程度的提升，但是還存在著安全風險問題。所以還需注重檔案安全性。企業(yè)需要加強安全措施，檔案管理的人員應該提高警惕感，采取數據備份、身份認證的方式，以避免黑客對信息系統造成的危害，落實檔案信息化的安全管理工作，以防止病毒、黑客惡性的攻擊，有效的提升檔案信息化建設質量、效率。

結束語：

總的來說，檔案管理信息化對于企業(yè)和國家都是很重要的。傳統的檔案管理主要是以紙質的方式，當前則是以電子化檔案的方式，在快速發(fā)展的時候，企業(yè)檔案管理若想實現與時俱進，還需與先進信息化技術進行結合，使得得到快速、合理、有效和科學的管理，對其信息化資源科學性、完整性和有效進行保護，確保企業(yè)的檔案管理工作可以向著數字化的方向健康發(fā)展。

參考文獻：

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