事業單位檔案管理存在的問題及對策

吳軍燕

摘要：通常進行檔案管理就是收集、整理并保管企事業單位相關項目以及認識的資料，是企業進行管理的重要參考依據，對組織的運轉以及發展都有著重要的作用。不過，隨著社會的不斷發展，傳統的檔案管理也出現了越來越多的問題，以及無法滿足企業發展的需求，所以，必須要做出調整與改變。筆者對檔案管理存在的問題進行了深入的總結與分析，然后根據自身經驗以及相關的知識提出了一些對應的改進意見，希望能夠為有關人員提供一些參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;對策

引言：事業單位的檔案管理工作是非常重要的一項內容，也是國家文獻信息管理的一部分，對于社會的發展都有著重要的意義。事業單位的工作涉及的內容是很廣的，和很多社會事務的管理活動也都有著一定的關聯。而事業單位保管的檔案資料記錄了單位工作、工作的開展，對于人們了解歷史發展有著重要的作用。為促進事業單位檔案管理效率以及水平的提升，有助于提升單位對于信息資源的利用效率，為單位的發展提供更有力的幫助。

一、事業單位檔案管理中存在的問題與不足

1.事業單位檔案管理人員的管理能力不足

檔案管理工作的內容是很繁瑣的，過程也比較麻煩，所以需要工作人員有良好的耐心，同時還比較容易出錯，因此還要求人們能夠細心的對待工作。不過，這一工作的技術含量并不高，所以并不需要很強的專業性，也由此導致該工作往往不太受重視，安排的工作人員也基本都是一些基層人員，他們沒有什么管理經驗與知識，綜合素質也不強，所以導致檔案管理的質量與效率也不高。而且，事業單位的檔案管理人員在待遇方面普遍都是偏低的，缺少晉升空間，所以工作人員也沒有什么積極性，缺少工作的熱情，這些同樣也會影響到工作效率的提升。

2.缺乏完善的管理制度

如今，很多的事業單位還都沒有建立起比較完善的檔案管理工作制度，檔案管理缺少約束與規范，也不夠系統，所以工作就會顯得無序化，比較混亂，進而產生資料遺失的問題，對檔案的質量以及其數量的齊全性都會產生影響。

3.檔案管理硬件設備不夠齊全

社會在不斷的發展與進步，事業單位的管理與需求也在發生著變化，在這樣的形勢下，檔案管理急需進行轉型，進行信息化建設，提高信息化的程度，建立現代化的檔案管理體系，不過，因為對檔案管理信息化建設的不重視，很多單位在這方面投入的經費并不充足，影響了信息化建設的進度，導致單位不能及時進行硬件設備的更新，因為缺少設備，所以很多工作還是需要通過人工來完成，而人工操作又比較容易出現失誤，比如說檔案丟失、損壞以及錯誤之類的問題，為了修正這些問題就需要付出大量的工作。因此，事業單位必須要投入足夠的資金支持進行檔案的信息化管理，要通過先進設備的應用來提升工作的質量與效率 [1]。

二、改善事業單位檔案管理的措施與對策

1.制定完善的檔案管理制度

事業單位的檔案管理工作，其主要的內容就是對檔案資料進行收集與整理，并做好保存工作。為了工作能夠有序的進行就必須要有科學的管理制度，對檔案管理權限進行合理的分配，并通過統一的方式進行管理，這樣才可以有更高的工作效率，提升工作的質量。這就需要事業單位根據自身的情況與需求對檔案管理工作制度進行調整與改進，提高其科學性與合理性，對各項工作進行有效的控制，為單位的發展提供更有利的支持。特別是要有科學的用人制度以及獎懲制度，這些對于工作人員的積極性是非常重要的，這樣才能夠有效的提升檔案管理工作的質量與效率。

2.對檔案管理人員進行思想教育及業務培訓

為了能夠提升檔案管理的科學性、有效性，工作人員自身的素質能力也是很關鍵的一項因素，應該采取措施提升他們的專業素養。一是要對管理人員進行思想教育，讓他們能夠正確的認識檔案管理工作，提高他們工作的責任感。二是要對他們進行檔案管理知識與技能的培訓，提高他們的管理能力，掌握相應的管理知識、技術，從而能夠熟練的處理檔案管理方面的各項工作。[2]。

3.積極引進先進的檔案管理技術

進行現代化檔案管理體系的建設還需要有先進的檔案管理技術的支持。維修首先要積極的進行檔案管理基礎設施的建設，投入更多的資金進行硬件設備的建設，建立專門的檔案管理辦公室以及閱覽室，還要配置齊全的檔案管理工具，要有完善的防水、防火以及防盜措施。其次是要積極的進行檔案管理的信息化建設，建立信息化檔案管理的平臺，這些對于提升檔案管理的效率都是有著非常顯著的作用的。

4.確保檔案管理的安全性

檔案資料本身是受法律保護的，也有著它的法律效力。所以事業單位對于檔案管理的安全性一定要重視起來，要做好檔案資料管理的保密工作，要對檔案進行統一的管理，并對相關工作進行規范與約束，要有完善的規章制度，同時還要注意加強員工的安全意識，要對他們進行定期的培訓教學，提高檔案管理人員的防護意識，對檔案進行防火、放到、防蟲等方面意識以及技能的培養。進行信息化建設也要針對信息化的特點進行信息安全的防護，防止網絡分子通過網絡進行入侵，盜竊或者修改檔案資料，為檔案資料提供可靠的保護。此外，針對檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴格的規章制度，明確各種檔案資料的權限，對于未經批準的人員，不允許他們查閱相關的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發揮出檔案資料應有的作用，充分挖掘檔案資料的價值[3]。

三、結語

事業單位在檔案管理方面還有著很多的問題，為了適應社會的快速發展，滿足單位自身的需求，必須要對檔案管理的理念與方式進行轉變，通過有效的措施來提升檔案管理的質量與效率，這樣才可以為企業的發展提供更有力的支持，帶來更多的效益，也能夠為社會的發展作出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]宋昆.事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2020，（27）：52-53.

[2]周穎.事業單位檔案管理存在的問題及對策研究[J].現代營銷（信息版），2019，（04）：131.

[3]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011，（20）：198.

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