縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理分類模式探討

吳慧華

在縣級婦幼保健機構(gòu)當中，有很多重要的工作關(guān)乎到整個醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)，其中機構(gòu)檔案的管理工作就是其中非常重要的一項工作。隨著新醫(yī)改的不斷推進，婦幼醫(yī)院也隨之發(fā)生變化，不僅其規(guī)模開始不斷擴大，新加入了諸多婦幼醫(yī)療項目和相關(guān)設(shè)備，同時還會進一步豐富醫(yī)院中檔案的主要內(nèi)容以及類別，這對于縣級婦幼保健醫(yī)院檔案的管理分類提出了更高的工作要求。基于此，本文針對縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理分類模式進行以下相關(guān)的分析和研究。

縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理較為混亂

作為婦幼保健機構(gòu)保障體系建設(shè)中的關(guān)鍵組成部分，縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理可以說是推動婦幼保健機構(gòu)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵，科學(xué)、高效地縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理是促使我國婦幼保健機構(gòu)快速前進的保障。在縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的引導(dǎo)下，相關(guān)管理人員能夠?qū)ξ覈鴭D幼保健機構(gòu)的整體體系構(gòu)建有一個充分了解，進而為我國婦幼保健機構(gòu)提供更為充分的決策依據(jù)。

但是，通過對縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀進行研究分析發(fā)現(xiàn)，很多縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作開展的比較混亂，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一管理，這不僅影響了檔案管理及使用效果，同時也阻礙了我國婦幼保健機構(gòu)的發(fā)展。

檔案管理缺乏專業(yè)性

由于縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的開展情況與其運行有密切關(guān)系，所以在進行縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的過程中，需要相關(guān)工作人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)及能力，以此確保縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的科學(xué)高效。

但是，通過對縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀進行研究分析發(fā)現(xiàn)，有很多縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理人員不具檔案管理意識，甚至存在臨時檔案管理人員。另外，檔案管理工作在實際開展的過程中，也沒有完善的管理工作開展體系給予支撐，導(dǎo)致檔案管理工作的開展較為隨意，這就不利于我國婦幼保健機構(gòu)的穩(wěn)定發(fā)展。

開展縣級婦幼保健機構(gòu)檔案分類管理應(yīng)注意的問題

進一步明確檔案分類的目的

通過進一步明確縣級婦幼保健機構(gòu)進行檔案分類的目的，理清全員中各個門類的檔案管理之間存在的關(guān)系，盡最大可能將所有的檔案收集齊全，保證檔案類型的完整性；其次，要對檔案進行科學(xué)、合理的分類，確保在查找時能夠準確、及時的被查找到。

在該種方式下，縣級婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作會更加規(guī)范，并且能夠使其利用率得到有效提升，促使其在推動縣級婦幼保健機構(gòu)進一步發(fā)展中充分發(fā)揮自身價值，為婦幼保健機構(gòu)其他工作的開展提供及時、有效的服務(wù)。

檔案分類整體的思路

進行縣級婦幼保健機構(gòu)檔案整體分類的工作時，其工作思路主要為：在將醫(yī)院中的病歷檔案進行單獨分類后，要將其他剩余檔案全部劃分到綜合檔案管理室中，并要創(chuàng)建綜合性檔案管理庫房，相關(guān)工作人員及設(shè)施要齊全，以此確保綜合性檔案管理工作順利進行；其次，對于被單獨劃分出來的病歷檔案而言，也應(yīng)該設(shè)立專屬病歷檔案管理的庫房，并且要為其設(shè)置專業(yè)的工作人員進行管理。

明確檔案分類管理的模式

關(guān)于縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理室所進行管理的檔案，主要是指機構(gòu)在日常工作中所形成的各類檔案，比如保健材料、各類報表、各類文件以及相關(guān)視頻、音頻等，都屬于縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理室所管理的檔案范疇。另外，對于這些檔案，任何科室及人員都不可以將其占為已有，應(yīng)該及時上交。

縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理室在對檔案進行分類管理時，會根據(jù)檔案的性質(zhì)對其進行分類，一般會劃分為以下幾類：

1.文書檔案

關(guān)于文書類檔案，主要是由以下四種組成：

（1）各級發(fā)來的一些相關(guān)文件材料。比如，我國針對婦幼保健機構(gòu)發(fā)展情況，所下發(fā)的各類工作指令、通知等；省級及以上政府針對婦幼保健機構(gòu)發(fā)展情況，所下發(fā)的各類工作指令、通知等；上級衛(wèi)生直觀部門針對婦幼保健機構(gòu)發(fā)展情況，所提供的一些與其工作需求相關(guān)的文件材料等。

（2）縣級婦幼保健機構(gòu)在開展日常工作的過程中，所形成的各類文件檔案。比如，有本機構(gòu)所簽發(fā)的文件；機構(gòu)各部分工作過程中所產(chǎn)生的各類工作總結(jié)、報告等；再如，機構(gòu)為推動自身發(fā)展所制定的規(guī)章制度等。

（3）會議文件材料。比如，縣級婦幼保健機構(gòu)在參加或開展各類會議時所產(chǎn)生的文件等。

（4）機構(gòu)、人事材料。比如，縣級婦幼保健機構(gòu)人員調(diào)動資料；機構(gòu)自身更名等相關(guān)材料等。

2.基建檔案

該類檔案主要是指縣級婦幼保健機構(gòu)在進行擴建、采購、租賃等工作時，所形成的各類檔案。這些檔案的形式較為多樣，可能是圖紙、圖標等，也可能是數(shù)據(jù)、音頻及視頻等。

主要歸檔的范圍包括：項目的立項、審批、和一些可行性的研究文件；機構(gòu)施工以及竣工過程中所形成的文件；機構(gòu)各類設(shè)備的管理文件；進行基礎(chǔ)建設(shè)過程中形成的財務(wù)相關(guān)文件；機構(gòu)進行購置或租賃時所形成的相關(guān)文件。

3.會計檔案

該類檔案主要是指，縣級婦幼保健機構(gòu)在運行的過程中，所產(chǎn)生的各類會計類文件和資料，比如會計憑證等。

主要歸檔的范圍包括：會計的基本憑證；會計的賬簿；移交清冊等一切與財會相關(guān)的文件、資料。

4.機構(gòu)中已故的工作干部、職工的檔案

在縣級婦幼保健機構(gòu)正常運行過程中，有一些工作人員在沒退休室離世，這些工作人員的人事檔案也需要交由縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理室進行保管。

5.聲像檔案

縣級婦幼保健機構(gòu)在正常運行的過程中，除了會生成各類數(shù)據(jù)檔案外，還可能形成一些就有利用價值的聲像檔案，這些聲像檔案也需要交由縣級婦幼保健機構(gòu)檔案管理室進行管理。

主要歸檔的范圍包括：機構(gòu)所參加會召開各類會議的聲像資料；上級黨政到機構(gòu)視察時所形成的聲像資料；醫(yī)院中領(lǐng)導(dǎo)在本院中所舉辦的一些重要工程的項目的口供、驗收等聲像資料；機構(gòu)組織員工進行培訓(xùn)所形成的聲像資料等。

6.專業(yè)檔案

縣級婦幼保健機構(gòu)在正常運行的過程中，所形成的具有較高使用價值的檔案，并且這些檔案被整體保存管理，具有一定的專業(yè)性。具體如下：

（1）醫(yī)療教學(xué)檔案。比如那些新技術(shù)的培訓(xùn)資料，根據(jù)資料內(nèi)容能夠制定出相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容等。

（2）業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案。縣級婦幼保健機構(gòu)為了進一步提升自身的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)水平，以此確保自身的競爭力有所提升，會組織內(nèi)部工作人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或外出學(xué)習(xí)，這個過程中所產(chǎn)生的資料就被劃分為業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案。

（3）科研檔案。對于縣級婦幼保健機構(gòu)而言，其也會進行各項科研活動，在這個過程中所形成的各類檔案都被劃分為科研檔案。

7.病歷檔案

主要是病案科針對病歷檔案進行全員的信息收集、整理、裝訂、編目，并且還要進行統(tǒng)計和分析出臨床中的醫(yī)療數(shù)據(jù)，為醫(yī)療的一線工作提供查病歷、草考資料以及社會利用的相關(guān)服務(wù)工作。

縣級婦幼保健機構(gòu)日常工作中應(yīng)注意的要點

注重對于特殊檔案的開發(fā)

縣級婦幼保健機構(gòu)的主要工作內(nèi)容為：解決全縣婦幼的健康問題，并對其開展有效地保健指導(dǎo)工作，確保全縣婦幼的生活質(zhì)量有所提升。在實際工作的過程中，在處于特殊階段時會有一些特殊檔案形成，這些特殊檔案會有專門的研究和使用的價值。比如為進一步將中共中央國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革落實到位提供材料依據(jù)，以此有效地提升我國婦女及兒童的健康水平；或者是在縣級婦幼保健機構(gòu)進行女性宮頸癌、乳腺癌檢查的試點安排時，檢查的對象確定是35-59歲之間的女性，之后分時間段進行檢查，之后通過這樣的試點工作進行經(jīng)驗總結(jié)，并一步步形成更具規(guī)范性、制度性以及長效性的檢查工作機制，使得農(nóng)村婦女的健康問題得到更加有效的保證。

除了上述所提及的問題以外，在對特殊檔案的價值進行開發(fā)的過程中，還應(yīng)該注重計劃生育檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)相關(guān)檔案，以及資料行業(yè)的商業(yè)賄賂專項治理檔案等，以此確保我國婦幼保健機構(gòu)能夠更好發(fā)展。

注重檔案的收集工作

在對檔案進行收集的過程中，會有一些收集起來較為困難的檔案，針對這些檔案，相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合檔案的形成特性，制定相應(yīng)的收集方案，并要定期對其進行收集，避免因未及時收集而出現(xiàn)檔案丟失等問題。比如，一些工作周報，其收集就比較雜亂、困難，一旦沒有對其進行及時收集，就可能在下周工作周報生成時丟失。

通過定期對檔案進行有效收集，不僅可以及時的將有價值的資料進行收集歸檔，還可以有效的避免出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，為醫(yī)院檔案的完整性做出了貢獻。

結(jié) 語

綜上所述，在縣級婦幼保健機構(gòu)進行日常的工作中，檔案管理的分類管理模式占據(jù)著重要的工作地位，科學(xué)運作的檔案管理工作對于機構(gòu)整體的工作具有很大的幫助。保障檔案分類類別齊全，而且劃分的界限十分清楚，歸檔科學(xué)合理，確保在工作人員使用的時候也十分方便，可以有效提升婦幼保健機構(gòu)檔案整體的使用效率，這些就能夠充分的體現(xiàn)出檔案分類管理模式的價值，且利用效果也會十分顯著，希望相關(guān)的工作人員可以更加科學(xué)的為醫(yī)院進行檔案管理，為縣級婦幼保健機構(gòu)提供更好的服務(wù)。

（福建省南平市光澤縣婦幼保健院）