大數據時代檔案管理模式變化分析

朱海紅

在網絡技術快速發展的今天，檔案管理模式出現了較大變化，相比于傳統管理方法，無論在內容還是形式都出現較大改變，在信息量增加的情況下，管理人員應主動學習檔案管理技術，提升數據信息的儲存效果，優化檔案業務管理流程。

本文將詳細介紹在大數據時代中檔案管理的主要特征，通過專業的研究與分析，找出大數據時代下檔案管理模式的變化態勢，如思維模式的轉換、管理方法的轉變等，通過多種形態了解檔案管理的變化方向與發展趨勢，繼而為相關用戶提供更為合適的檔案文獻的查詢服務。

在大數據時代中檔案管理的主要特征

一方面，新時期檔案管理的特征為共享性，網絡系統中的數據資源帶有極強的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個數據間的有效連接。各企業在開展檔案管理的過程中要改變信息收集方式，利用網絡系統間的有序聯系擴展數據范圍。基于檔案管理中的信息共享，工作人員可借助數據挖掘、語義分析與云計算等技術滿足多類信息檢索服務，將檔案資源內部的共享價值展現出來。當前的檔案資料檢索僅需通過類型名稱、時間或關鍵詞就能搜索出檔案結果，打破了傳統搜索方式的限制。

另一方面，檔案管理出現了相對的適應性，新時期的檔案管理手段與大數據特點相符，企業內部的檔案資料包含多重信息資源，且涵蓋了內部的多個部門，而電子檔案內部數據的增長態勢為幾何級別。檔案管理人員在整合內部數據信息期間，無論是形式還是種類都出現較大變化，受互聯網技術影響，當前的檔案信息存有交叉聯系的關系，其呈現出的數據信息更像記錄著企業的發展歷程，因而此類檔案管理已變得更為具體、全面。

大數據時代下檔案管理模式的變化態勢

思維模式的轉變

1.加強了服務思維

隨著大數據時代的快速變化，檔案管理的模式也發生了相應改變，由于互聯網帶有極強的共享性，其服務性思維將與共享性相適應，網絡化的檔案管理可有效打破地域、時間的限制，檔案查詢服務的方法發生相應變化，由原來的點對點變為如今的點對面，為達到各類用戶需求只要一個查詢系統或客戶端即可。

借助新時期的檔案管理方式，管理人員應創建全新的服務性思維，借助全新的科技設備與技術手段，有效增強信息查詢的專業性、針對性，保障檔案內部數據的精準度，使當前的工作服務方式變得更具個性化、網絡化。在新技術的快速發展下，檔案服務方式也出現了多種變化，其服務模式在不斷升級中，與傳統檔案的管理方法相比，新型管理模式有效縮減物理風險與管理成本。當前檔案管理人員的工作內容已得到不同程度的增加，其在整理分類檔案內部數據信息的基礎上，還要設置專業性較強的數據信息分析庫，將所有的數據信息放置到該數據庫內，在加強管理效率的同時，確保用戶服務的個性化、多樣化。

2.改進了信息思維

在大數據時代中，信息技術已滲透到多個行業中，檔案管理人員在歸置各類檔案時要適時改變自身的信息思維，運用信息視角來處理檔案管理中的各項問題。信息類思維包含處理數據庫內的多重信息、壓縮與掃描各類文件等，將原有的紙質資料轉化為當前的電子檔案。

具體來說，在進行信息化建設期間，檔案管理者應建立適宜的檔案目錄，將所有紙質文件借助多種技術手段轉化為電子文件，增強檔案數據庫的信息化水平。同時，管理人員還應將檔案資金進行數字化管理，其處理過程要與當前的信息技術發展趨勢相符，通過大數據技術二次挖掘檔案資料內有價值的數據信息，全面提升檔案管理的效率與效果。

3.優化檔案管理中的專業性思維

為保障檔案管理的各項措施皆為專業性思維，管理人員在使用各項技術時要保證自身的專業水準、在處理檔案中的數據時保證專業化、對于檔案管理的方法也要運用專業化。

檔案管理者可成立與檔案管理有關的工作組，利用先進的信息技術高效開展檔案管理工作，要擁有處理檔案內部數據信息的能力與水平，快速處理電子檔案。在開展日常工作中，管理人員應不斷提升檔案服務意識，運用專業化的信息手段來處理檔案數據，加強各類以信息技術為依托的設備的使用水平，通過大數據技術科學監控數據信息的收集與分析，找出多種數據的關聯性。為保障數據信息的安全性，檔案管理者還可采用網絡加密技術，只有檔案工作組內的工作人員才能查詢數據信息。檔案管理人員要將新型檔案管理手段放置到檔案管理的各項環節中，確認適宜的檔案管理流程，通過跨部門間的合作與交流，完善或健全與檔案管理有關的技術平臺，順利實現綜合管理，給相關用戶提供一套更為完整的服務。

管理方法的轉變

1.轉換了信息收集方式

傳統檔案管理方式由于信息技術的手段較落后，部分歷史數據難以被有效保存，其不得不限定保管期限或劃定歸檔范圍，保存部分代表性或重要性較強的數據資料，在檔案類型與數量逐漸增加的情況下，該方式難以適應當前檔案管理。

隨著數據信息的增加，信息收集的方式也要適應時代發展，若采用傳統管理模式，不但會降低檔案管理的效率，還會進一步影響檔案資料內數據信息的完整度。借助大數據技術檔案管理者進一步改進了檔案管理的數據范圍，在覆蓋原始數據的基礎上，信息采集模式也發生了相應改變。隨著電子數據與信息資源的增加，檔案管理系統中的功能與運用方法已發生較大變化，大數據技術可依照檔案發出的時間或種類為其依次排列，在保證檔案資料完整度的同時，防止出現重復歸檔等浪費資源的現象。

2.轉變檔案保管方式

在傳統檔案管理中其多數資料為紙質材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時間不長。在大數據技術的快速發展后，檔案資料中的數據信息出現較大變化，出現了數據庫系統、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態，其呈現方式多為郵件、圖片、網頁等，其內部的數據信息隱藏著多種價值，因而運用大數據技術分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲存方式上，檔案管理人員應適時優化信息存儲結構，借助光盤存儲介質融合非結構化與半結構化數據，有效促進檔案資料的檢索效率。

例如，某電力有限公司在進行內部檔案管理時，為存儲更多的數據信息，管理人員轉換了管理模式，其設置了專業化的信息管控平臺，利用內部的數據挖掘技術改進了檔案管理的效率。

3.優化了運用機制

在大數據時代的影響下，檔案管理的運用機制也出現了較大改變，其手段、內容、載體與對象均出現了大幅變化，其展現形式愈加具有時效性、實時性、個性化與多元化。

首先，在用戶的呈現上，檔案管理的服務對象已隨著時代的變化而出現改變，相較于傳統的內部使用，當前的服務對象得到了擴展，無論是外來人員還是內部使用均可能成為檔案管理的潛在用戶。其次，檔案管理的載體也出現了轉變，傳統檔案保存的載體多為紙質，而在大數據系統的帶動下，網頁、音頻、圖片等形式也可存儲檔案內部的數據信息，工作人員采用新型信息技術可快速查詢檔案內部的電子數據。同時，針對檔案管理的內容來說，借助各類新興技術在保存數據信息的過程中，檔案中的內容也得到不同程度的豐富，管理人員充分挖掘出不同類別數據的關聯性，切實增強檔案管理的價值。最后，新型檔案管理模式還能改善服務功能，使管理者提供的服務更加個性化、便捷化，借助網絡來查詢檔案資料，既能突破空間與時間限制，還能增強信息檢索效率，為用戶帶去更為深刻的服務體驗。

4.加強信息保護水平

一方面，隨著大數據時代的來臨，企業內部在開展檔案管理工作時，不止要提升工作質量與工作效率，還要保護企業內部信息。相較于紙質檔案，信息化檔案的保存方式需有所區別，其對信息的傳輸與儲存模式給出了較高要求。當前威脅網絡系統安全的要素有許多，如木馬病毒、黑客、系統漏洞等，若企業內部檔案遭受攻擊，不但會出現信息篡改、信息泄露等問題，還會嚴重威脅到企業安全，因此，技術人員應設置專業化的網絡防護軟件，適時保護其內部的檔案信息，借助VPN、殺毒軟件與防火墻等互聯網軟件提升檔案內部信息的安全。

另一方面，在保護企業內部檔案信息的過程中，企業管理者應加強內部人員的技能培訓，其主要內容包含保護檔案信息的方式與先進信息技術的使用模式，無論是信息技術人員還是檔案管理人員都需提升自身的信息運用水準，保障內部信息安全。企業管理人員除了要定期檢查工作人員的信息保護技能外，還要了解當前內部檔案保護的現狀，及時發現檔案信息保護中的各類問題，通過針對性措施來改善相應問題，提升檔案管理的整體水平。

結 語

綜上所述，檔案管理工作帶有極強的社會性質，隨著大數據技術的高速發展，檔案管理人員應依照時代潮流，全面改善自身的信息技術水平與檔案管理手段，借助良好的信息處理能力，完成相應的檔案管理任務。

（國網浙江省電力有限公司嵊泗縣供電公司）