信息化時代高校財務電子檔案管理思考

郭浩新

2020年新年伊始，突如其來的新冠肺炎疫情爆發，隨即在不斷蔓延，危害極大。為支持疫情防控工作，各行各業人們的生產生活方式都發生了巨大變化，非接觸式網上辦公在當時急迫地情勢下得以迅速大范圍普及，或將成為后疫情時代的常態。電子化已經從生活場景全方位進入人們的工作場景。同時，“大智移云物區”等新技術的不斷成熟和廣泛應用，越來越多的平臺和系統數據共享與融合將是未來發展的必然趨勢，隨之產生的巨大體量的電子數據檔案管理已經提上發展規劃日程。本文結合高校信息化發展與財務業務電子化現狀，借鑒國內先進電子檔案管理經驗，提出高校財務電子檔案管理建議。

高校信息化發展突飛猛進

國家持續重點支持高校信息化建設

自2013年我國信息化逐步發展，2019年教育信息化整體市場規模突破4300億元，2021年將突破5000億元。全國各級各類高校的信息化基礎設施建設和應用能力也在飛速發展，2012年國家投入了1779億元，2020年已直逼4000億元。

除教育部已經制定并印發的《教育信息化“十三五”規劃》，《教育信息化2.0行動計劃》，教育信息化“十四五”規劃已經啟動編制工作。

12月2日在深圳舉行的2020中國高校信息化主任論壇作為“中國高校CIO論壇”的分論壇探討了“校園信息化實踐2020“信息化十四五規劃”的重要話題。

信息技術的日趨成熟助力高校信息化發展

隨著網絡信息技術的高速發展，大數據、物聯網、AI人工智能、云計算、區塊鏈、算法管理等新技術開始嶄露頭角，提升了高校信息化的科技含量，除了稅票電子化，截止到2020年12月，全國29個省（直轄市、自治區）財政電子票據改革已全面鋪開，覆蓋了非稅票據、醫療票據、捐贈票據等所有財政票據種類。技術的日趨成熟極大地推動了高校的信息化發展。

疫情時代的現實催生新興信息化需求

疫情時代，很多工作因防控要求無法正常開展，各行各業紛紛轉戰線上，高校教師也被迫開啟了直播，當起了“網紅”，線上教育如火如荼。全國有600多家互聯網醫療上線，各級政府領導都開啟了直播帶貨模式。當人群聚集網絡，對信息互通、軟件使用、管理服務效果、線上線下融合等都帶來了新的挑戰。

高校財務數據信息化現狀

教育部《2020年全國普通高等學校名單》顯示，截至2020年6月30日，全國共3005所高校，其中74%為公辦高校，共2231所。《2019年全國教育事業發展統計公報》顯示，截至2019年底，全國各類高等教育在學生總規模4002萬人，教職工256.67萬人。平均每所本科院校學生有上萬人，教職工上千人，專科院校也有近萬名學生，教職工上百人。高校的財務業務貫穿日常運行的始終，業務規模絲毫不遜色上市公司或國企。

高校主要財務業務及管理平臺

高校核心財務業務主要概況為：

1.全面預算績效管理業務，主要分為校內業務和項目庫管理，綜合預算主要實現全校所有二級單位預算申報、審批、調整、撥款、執行、分析等業務，項目庫管理則實現專項資金項目的上述全部環節的全過程預算管理。

2.圍繞全面預算展開的外圍業務，主要有：招標采購、資產管理、收費業務、報銷業務、薪資核算、稅務申報、財務共享、科研管理、合同管理、報表報送、開票業務、各類審計等大類業務。

為實現財務與人事、教務、學生、國資、科研、黨辦等各管理系統的融合與數據共享，根據學校的規模大小和特色，也不斷涌現出針對大體量業務的管理平臺，例如：網上審批、智能移動報銷、支付平臺、自助投遞、公務卡管理、智能憑證、財務信息通知、數據監控稽核、RPA財務智能機器人。

2016年新的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案內容、效率等做出了明確及詳盡的規定。在實踐中，上述各種平臺的數據都是相關信息，也會產生查詢需求及數據價值，一般都會進行儲存管理，應當在財務電子檔案的廣義范圍內。

高校財務電子數據規模激增

2019年政府會計制度改革完成，執行新的行政事業單位會計制度，對高校、醫院等事業單位的會計核算提出了財政預算與財務管理雙重目標要求，過去游離在核算之外的全面資產管理與成本核算將徹底成為歷史，高標準管理比企業會計核算更嚴格規范，計算統計數據更廣泛精細化。

據了解截止到2020年，財務信息化的頂尖高校清華大學的數據基本概況：50臺服務器，200臺以上計算機，80個應用程序，21個跨部門數據實現同步任務，78個財務系統間完成數據轉換任務，擁有2套防護墻，2個數據中心，1個微信平臺，1個辦公內網，4家銀行專線記錄年56萬條網銀支付，2套自動檢測程序，對接10個部門的13個業務系統，核算財務平臺對接54家單位，每年共產生79萬張憑證，716萬條會計分錄，18.9萬個項目，數據備份約8.4T/年。參考這些數據呈現的電子檔案體量，高校隨著各種系統融合、數據共享、業務持續不斷增加，數據體量只會幾何倍數級與日俱增，甚至需要開發或購買云端儲存服務。

高校財務電子檔案管理普遍落后

在高校普遍存在的情況是，電子檔案管理普遍不被重視，現有從業人員、設備老化，思維陳舊，知識結構更新程度低。管理層對信息化建設多是被動支持，使用評價不高，不能有效深挖信息化管理效能，使得發展落后。

1.從整體宏觀來看，管理運行機制不暢。內部各機構仍存在各自為政、協調溝通難，信息融合共享度低等情況。一方面機構人員冗余，管理效率低，長期缺乏溝通交流導致整體規劃布局耗時長，全面推動溝通成本高，阻力大，時效性差。另一方面，信息化管理方式方法創新多呈現個體性，較多出現在基層一線，然而不同部門間孤島化使得這些創新僅僅是局部開花，碎片化。其他部門漠不關心，置身事外，甚至在領導層那里，極有可能是外行領導內行，容易被止步于萌芽狀態，難以形成推廣規模效應。管理的垂直化與信息的扁平化之間呈現出日益突出的矛盾。

2.在高校日常工作中，缺乏符合實踐管理要求的相關人才。精通信息化的專業人員多數不具備會計與檔案管理專業知識。而財務會計與檔案管理專業技術人員又不具備專業計算機信息技術知識與技能。同時，受專業、以及事業單位制度管理的要求限制，高校多重視招錄學術理論知識型教師人才，對于財務、信息化、檔案管理等行政服務技能型人才限制招錄，就連一線城市的原985、211類雙一流高校都難以招到及留住這種管理實踐性強的高層次人才，這就導致業務及實踐管理各方面水平不高。

3.缺乏專業人員的系統維護，高校財務電子數據安全事故易發。2017年被大眾熟知的勒索病毒成為近年來發展最快的網絡安全威脅之一，當年國內清北深大哈工大等眾多高校紛紛中招，一時間成為網絡熱搜。在后疫情時代，勒索病毒日趨成熟，已經具備了愈發隱蔽、復雜的“進化”能力，“重裝上陣”瘋狂發展。然而甚至到了2020年，財政電子票改革全國推廣期間，仍然有高校的服務器居然沒有防火墻，裸露在外網，嚴重缺乏網絡安全管理能力。

高校財務電子檔案管理實施策略

針對高校財務電子數據信息的高速增長，而檔案管理仍停留在紙質會計檔案為主，電子檔案為輔，且各項審計檢查必須現場調閱資料，耗費大量人力物力，缺乏系統化，精細化等問題，應立足未來發展，借鑒國內外先進的管理實踐經驗，著手規劃科學合理、實用強大的財務電子檔案管理。主要有以下幾個方面：

規劃先行，完善制度，促進管理

高校財務電子檔案的盛行因疫情的突發和蔓延從可預見的后天逼近為近在咫尺的明天，也是對現有高校財務及檔案管理模式的挑戰。應及早預判，造作布局謀劃，以免屆時捉襟見肘。

應提前規劃，明確高校財務電子檔案的范圍，管理標準，運行體制。針對紙質、電子檔案不同類型的特點，設計合適的業務運行流程，管理制度，以此來保障財務電子檔案管理的規范性、科學性。

應加大投入各項資源，從電子檔案管理人員的培養，新技術新技能的管理理念到實操環節都是應補足的短板；到基礎設施建設，例如高速掃描儀，紙質資料的影像化，虛擬化技術，存儲空間等，提高電子檔案管理的可行性。

以先進技術實現管理精細化

1.自動化檔案數據采集與加工

升級改造現有財務系統，對接統一的電子檔案系統，集成一體式管理，在財務電子數據，包括憑證、電子發票、會計賬簿、報表等生成時已完成事前事中事后數據風險稽核，生成電子影像庫中，而紙質資料的數據采集則采用多臺高速掃描儀器，可實現每日萬余份的資料的數據采集工作，經過加工生成版式文件，即電子簽章后可歸檔，生成具有完備索引的財務電子檔案庫。

2.先進技術提升電子數據存儲與應用

依托云計算的大數據應有，具有可擴展云存儲空間、虛擬化等技術，保障了電子檔案同紙質檔案一致的10年、30年或永久保存的保管要求，并可實現分級管理，超過一定年限則采用離線方式保存等。同時分布式處理、數據庫具備海量的數據規模、快速流轉、多樣數據類型的處理能力能很好地實現電子檔案的類別權限管理、借閱、銷毀、重建、分析等應用。

結 語

信息化時代，高校在加速擁抱新技術以適應變化，財務電子檔案管理是應有環節，應從規劃、制度、技術等各方面共同努力實現。

（河南推拿職業學院）